Kwestia prawa pracodawcy do monitorowania korespondencji prowadzonej przez pracowników przy użyciu służbowych skrzynek e-mailowych nie jest uregulowana w prawie polskim. Uważa się, że pracodawca ma prawo monitorowania zawartości tych skrzynek w celu sprawdzenia, czy pracownik należycie wykonuje swoje obowiązki, w szczególności efektywnie wykorzystuje czas pracy. Problem pojawia się, gdy pracownik wykorzystuje skrzynkę służbową do prywatnej korespondencji.

Monitorując prywatne wiadomości pracownika, pracodawca powinien mieć na uwadze obowiązek poszanowania jego dóbr osobistych. Do takich dóbr (art. 23 k.c.) zalicza się tajemnicę korespondencji. Jeśli pracodawca dopuści się naruszenia tajemnicy korespondencji, pracownik może np. zażądać od niego odpowiedniego zadośćuczynienia. W pewnych okolicznościach możliwa jest także odpowiedzialność karna (art. 267 k.k.)

Nawet jeśli u pracodawcy obowiązuje zakaz korzystania ze służbowych skrzynek e-mailowych w celach prywatnych, pracodawca, który stwierdzi naruszenie tego zakazu, może wyciągnąć w stosunku do pracownika określone konsekwencje (np. nałożyć karę dyscyplinarną), ale co do zasady nie powinien czytać prywatnej korespondencji pracownika.

Z drugiej strony zdarza się, że służbowa poczta wykorzystywana jest przez pracowników w celach sprzecznych z prawem (np. pracownik przy użyciu służbowej skrzynki dopuszcza się czynu nieuczciwej korespondencji, przekazując osobie trzeciej informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa lub dopuszcza się mobbingu w stosunku do innych pracowników). Bez możliwości wglądu do korespondencji pracownika pracodawca nie miałby możliwości odpowiedniej kontroli działań pracownika.

Pracodawca powinien zatem wprowadzić przejrzyste reguły korzystania ze służbowych skrzynek e-mailowych oraz poinformować pracowników o monitorowaniu korespondencji. Przy monitorowaniu natomiast powinien kierować się określonymi zasadami, w tym zasadą usprawiedliwionego celu monitorowania oraz zasadą adekwatności stosowanych środków monitoringu.