Regulamin wydatkowania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustala pracodawca z działającymi u niego organizacjami związkowymi, a jeżeli takich organizacji nie ma, to z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Na jakie cele można przeznaczać środki funduszu i jakimi kryteriami należy się posługiwać przy przyznawaniu świadczeń?
Zgodnie z ustawą fundusz przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej pracodawcy. Ze środków funduszu można dofinansowywać zakładowe obiekty socjalne, tworzyć żłobki, przedszkola i inne formy wychowania przedszkolnego. Ponadto w ramach działalności socjalnej pracodawcy można finansować usługi na rzecz wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, opiekę nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego. Pracodawca może również udzielać pomocy materialnej.
W praktyce najczęściej spotykaną formą wydatkowania środków funduszu jest udzielanie pracownikom zapomóg (rzeczowych lub finansowych) oraz bezzwrotnych lub niskooprocentowanych pożyczek na cele mieszkaniowe. Pracodawca, udzielając takiego wsparcia, zobowiązany jest kierować się tzw. kryterium socjalnym, na które składa się sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. W praktyce nie powinno się zatem tych świadczeń przyznawać po równo, ale każdorazowo uwzględniać indywidualną sytuację danej osoby.
Zdarza się często, że pracodawcy, organizując imprezy zbiorowe dla pracowników (np. wyjazdy integracyjne, imprezy okolicznościowe), chcą je dofinansować ze środków funduszu. Zazwyczaj z usług takich korzystają wszyscy pracownicy w równym stopniu bez względu na ich sytuację materialną. Nie jest jednak do końca jasne, czy w takiej sytuacji pominięcie kryterium socjalnego jest dozwolone. W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00) Sąd Najwyższy uznał, że dofinansowanie tego rodzaju imprez z pominięciem kryterium socjalnego stanowi naruszenie ustawowych zasad wydatkowania środków funduszu. Stanowisko to jednak uległo zmianie w niedawnym wyroku z 23 października 2008 (II PK 74/08). Tym razem sąd uznał, że przy dofinansowaniu imprez zbiorowych przeznaczonych dla wszystkich pracowników kryterium socjalne nie musi być stosowane. Pracodawca jest bowiem zobowiązany używać go jedynie przy przyznawaniu ulgowych usług i świadczeń (tj. zapomóg i pożyczek), a nie jeżeli realizuje inne dozwolone ustawą świadczenia i usługi w ramach działalności socjalnej. Powyższe stanowisko Sądu Najwyższego w pełni zasługuje na aprobatę.