Pracodawca, który utworzył fundusz szkoleniowy, musi złożyć wniosek do dyrektora powiatowego urzędu pracy, żeby otrzymać z Funduszu Pracy zwrot kosztów szkolenia swoich pracowników i wynagrodzeń bezrobotnych pracujących w ich zastępstwie. Procedura ubiegania się o pomoc jest określona w projekcie rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie refundacji ze środków Funduszu Pracy kosztów szkoleń oraz wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń.

– Pracodawca będzie musiał przedstawić w urzędzie pracy program szkolenia, preliminarz wydatków, które zostaną potwierdzone fakturami, i listę uczestników – mówi Elżbieta Dutkiewicz, zastępca kierownika działu poradnictwa zawodowego i szkoleń w PUP w Białymstoku.

We wniosku musi też podać kwotę refundacji i informację o uzyskanej pomocy na szkolenia i o pomocy de minimis otrzymanej w ciągu trzech ostatnich lat.

Starosta (w praktyce dyrektor powiatowego urzędu pracy) ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku. Termin ten liczy się od dnia złożenia wniosku. Pracodawca nie może odwołać się od negatywnej decyzji.

Jeśli starosta pozytywnie rozpatrzy wniosek, to pracodawca może podpisać z nim umowę.

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 z późn. zm.), starosta może refundować z Funduszu Pracy maksymalnie połowę kosztów szkolenia jednego pracownika, ale nie więcej niż kwota przeciętnego wynagrodzenia (obecnie 3185,61 zł). W przypadku osób, które ukończyły 45 lat, refundacja jest wyższa. Maksymalnie wynosi do 80 proc. kosztów szkolenia, ale nie więcej niż kwota odpowiadająca trzem przeciętnym płacom.

Jeśli szkolenie trwa co najmniej 22 dni robocze, a w tym czasie bezrobotny zostanie zatrudniony, starosta refunduje pracodawcy z Funduszu Pracy koszty szkolenia pracownika (do 80 proc. przeciętnego wynagrodzenia) i wynagrodzenie bezrobotnego (do 40 proc. przeciętnego wynagrodzenia) wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne.