Blisko 10 tys. prawników ZUS otrzymało drogą elektroniczną imienne upoważnienia do podpisywania dokumentów w imieniu prezesa Zakładu. Według Piotra Stanisławczyka, product managera z firmy Unizeto Technologies, udzielającej takich certyfikatów, prezes ZUS Paweł Wypych po raz pierwszy w Polsce na taką skalę wykorzystał drogę elektroniczną do udzielenia upoważnienia pracownikom.

- W przeszłości wykorzystywano pieczątki i papier oraz własnoręczny podpis prezesa np. ZUS do delegowania uprawnień wskazanym pracownikom. Natomiast w czasie przeprowadzonej operacji szef ZUS wydał drogą elektroniczną upoważnienia umożliwiające pracownikom wykonywanie obowiązków służbowych. W praktyce oznacza to, że pracownicy będą mogli wydawać opinie w imieniu prezesa ZUS. Gdyby upoważnienia nie zostały wydane w formie elektronicznej, to szef ZUS musiałby podpisać w formie papierowej owe 10 tys. dokumentów - dodaje Piotr Stanisławczyk.

Pracownicy ZUS korzystają z bezpiecznego podpisu elektronicznego od 25 maja 2007 r., kiedy został uruchomiony Elektroniczny Urząd Podawczy ZUS. Obecnie rozszerzeniu ulega zakres stosowania bezpiecznych podpisów elektronicznych na procesy zarządzania, czego najlepszym przykładem jest podpisanie upoważnień przez prezesa ZUS.

- Równocześnie nie zostały wprowadzone żadne ograniczenia określające, w kontaktach z jakimi podmiotami mogą być używane certyfikaty kwalifikowane bezpiecznych podpisów elektronicznych - mówi Aleksandra Bełkowska z Biura Prasowego ZUS.

Według niej, certyfikatami bezpiecznych podpisów elektronicznych będą dysponować członkowie zarządu ZUS. Będą mogli ich używać do podpisywania niektórych dokumentów elektronicznych tworzonych w procesach zarządzania Zakładem oraz w korespondencji elektronicznej. Dodatkowo około 90 pracowników ZUS dysponuje certyfikatami kwalifikowanymi bezpiecznego podpisu elektronicznego, których używa w procesach obsługi klientów korzystających z systemu Elektroniczny Urząd Podawczy ZUS.

Dokument opatrzony certyfikatem kwalifikowanym jest łatwiejszy w archiwizacji i dystrybucji niż dokument podpisany własnoręcznie. Bezpieczny podpis elektroniczny pozwala też na podpisanie ogromnej liczby dokumentów w bardzo krótkim czasie.

- Nietrudno sobie wyobrazić jak czasochłonne byłoby własnoręczne podpisanie kilku milionów papierowych dokumentów, nie mówiąc już o kosztach ich archiwizacji - mówi Robert Podpłoński z Krajowej Izby Rozliczeniowej.

BOŻENA WIKTOROWSKA

bozena.wiktorowska@infor.pl