Obowiązek wydania regulaminu wynagradzania mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Chodzi tu o zbiorowy układ pracy określający warunki wynagradzania w sposób, który umożliwia określenie indywidualnych warunków umów o pracę (art. 772 k.p.).

Ustalając liczbę pracowników, od której zależy konieczność wprowadzenia regulaminu wynagradzania, należy uwzględnić wszystkich pracowników – niezależnie od tego, czy pracują na cały czy na część etatu, oraz niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, mianowanie itd.). W przypadku gdy pracodawca wprowadził już regulamin wynagradzania, a poziom zatrudnienia spadnie poniżej 20 pracowników, regulamin nie traci mocy obowiązującej.

Sposób opracowania regulaminu wynagradzania zależy od tego, czy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli nie, treść regulaminu wynagradzania ustala wyłącznie pracodawca. W przeciwnym wypadku pracodawca powinien uzgodnić treść regulaminu z zakładową organizacją związkową. Jeśli u pracodawcy działa kilka zakładowych organizacji związkowych, powinny one przedstawić mu wspólne stanowisko w sprawie projektu regulaminu wynagradzania.

Aby regulamin wynagradzania zaczął obowiązać, należy podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń). Po dwóch tygodniach od ogłoszenia regulamin wchodzi w życie. Nie można jednak zapomnieć, iż w przypadku, gdy wprowadza on mniej korzystne dla pracowników niż obowiązujące do tej pory warunki wynagradzania, niezbędne jest zawarcie z pracownikami porozumień o zmianie warunków wynagradzania albo wypowiedzenie pracownikowi warunków pracy i płacy (art. 24113 k.p. w zw. z art. 772 par. 5 k.p. oraz art. 42 k.p.). Jeśli pracodawca tego nie uczyni, pracownik będzie miał prawo domagać się wypłaty wynagrodzenia na zasadach sprzed wprowadzenia regulaminu. Natomiast korzystne dla pracowników zmiany warunków wynagradzania nie wymagają dla swej skuteczności żadnych dodatkowych czynności ze strony pracodawcy. Obowiązują one automatycznie, z chwilą wejścia w życie regulaminu.