Przepis art. 775 kodeksu pracy stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przywołany przepis określa cechy charakteryzujące podróż służbową. Po pierwsze, jest ona odbywana poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Po drugie, obowiązek odbycia podróży służbowej wynika z polecenia pracodawcy, któremu pracownik zobowiązany jest się podporządkować, jeśli polecenie to nie pozostaje w sprzeczności z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 k.p.). Obowiązek ten nie jest uzależniony od zgody pracownika. Ponadto podróż służbowa przedsiębrana jest w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania służbowego, co oznacza, iż praca wykonywana w ramach podróży służbowej ma charakter incydentalny. Aby mówić o odbywaniu przez pracownika podróży służbowej, wszystkie trzy cechy muszą wystąpić łącznie, a brak jednej z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy wykonywanej przez pracownika jako podróży służbowej (wyrok SN z 22 lutego 2008 r., I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134). Analizując cechy typowe dla podróży służbowej, Sąd Najwyższy stwierdził, że wykonywanie obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę nie oznacza automatycznie podróży służbowej, jeśli z istoty zwykłych obowiązków pracownika nie wynika konieczność odbywania wielokrotnych podróży służbowych. Może to natomiast świadczyć o ustnym bądź dorozumianym porozumieniu stron stosunku pracy co do zmiany miejsca świadczenia pracy.

W ocenie SN o istnieniu podróży służbowej nie może również przesądzać fakt wypłacania przez pracodawcę określonych należności, albowiem w indywidualnej umowie o pracę pracodawca może zobowiązać się do zwrotu pracownikowi kosztów podróży z miejsca wykonywania pracy do miejsca zamieszkania oraz do ponoszenia kosztów zakwaterowania i utrzymania.