Przed rozpoczęciem sezonu urlopowego pracodawca zażądał od wszystkich zatrudnionych podania informacji, dokąd wybierają się na wypoczynek i pod jakim numerem telefonu można ich zastać podczas urlopu. Tłumaczył, że te informacje są mu potrzebne do tego, by w każdej chwili – jeśli zajdzie taka potrzeba – mógł wezwać podwładnych do pracy. Czy takie postępowanie jest zgodne z prawem?

GIODO wyjaśnia: Nie, pracodawca nie może żądać podania przez pracowników wybierających się na urlop wypoczynkowy danych teleadresowych umożliwiających wezwanie ich do pracy, ponieważ działanie takie nie znajduje podstaw w obowiązujących przepisach prawa. Pozyskiwanie takich danych wydaje się dopuszczalne jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach i w odniesieniu do pracowników pełniących strategiczne funkcje.

Co prawda w art. 167 k.p. ustawodawca przewidział możliwość odwołania pracownika z urlopu, ale nie określił, w jaki sposób takiego odwołania dokonać.

Dlatego GIODO, biorąc pod uwagę zawartą w ustawie o ochronie danych osobowych zasadę adekwatności, stoi na stanowisku, że żądanie od wszystkich pracowników, aby podali informacje o miejscu pobytu i numerze telefonu, pod którym można ich zastać w czasie urlopu wypoczynkowego, jest nieuzasadnione. Zgodnie bowiem z powołaną wyżej zasadą adekwatności, każdy administrator danych powinien przetwarzać tylko te dane, które są adekwatne do celu, w jakim są przetwarzane.

Na poparcie tej tezy należy przytoczyć wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 1 grudnia 2005 r. (II SA/WA 917/2005, niepublikowany), w którym sąd orzekł, iż adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga między uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są one przetwarzane.