Z elektronicznej formy przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS mają obowiązek korzystać wszyscy przedsiębiorcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia powyżej pięciu osób. Od 21 lipca 2009 r. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego zastąpi dotychczas występujące jeszcze w użyciu certyfikaty wystawiane za pośrednictwem punktów rejestracji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz związane z nimi klucze publiczne i prywatne.

Wygaśnie wówczas ważność wszystkich niekwalifikowanych certyfikatów, którymi teraz przedsiębiorcy opatrują dokumentację rozliczeniową. Po 21 lipca 2009 r. ZUS nie będzie prowadził dystrybucji bezpłatnych certyfikatów niekwalifikowanych.

Podpis elektroniczny stanowi odpowiednik własnoręcznego podpisu, jaki jest składany pod dokumentem papierowym. Nie można go podrobić i daje możliwość pełnej weryfikacji osoby, która go złożyła. Dlatego przedsiębiorca może opatrywać nim dowolne dokumenty, składać dokumenty drogą elektroniczną, wystawiać faktury elektroniczne. Może służyć też do elektronicznej informacji z administracją publiczną oraz udziału w aukcjach elektronicznych. Przedsiębiorca, który posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym, może korzystając niego złożyć elektroniczny wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek w Elektronicznym Urzędzie Podawczym oraz przesyłać do ZUS inne dokumenty. Po przekazywaniu dokumentów do ZUS drogą elektroniczną przedsiębiorca otrzyma elektroniczne potwierdzenie ich przyjęcia w ciągu godziny.

Aby złożyć bezpieczny podpis elektroniczny, potrzebne są: bezpieczny podpis kwalifikowany, czytnik kart kryptograficznych, oprogramowanie do obsługi czytnika i karty oraz oprogramowanie do składania weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego.

900 tys. polskich firm posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym