Należy rozważyć, jakie przepisy narusza pracownik dopuszczając się takiego czynu. Pracownikowi, który dekompletuje akta osobowe, na pewno można zarzucić brak dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 par. 2 ust. 4 kodeksu pracy). Potencjalnie narusza on interesy pracodawcy, któremu za nieprowadzenie akt pracowniczych lub narażenie ich na zniszczenie lub uszkodzenie grozi kara grzywny do 30 tys. zł. Powstaje pytanie, czy z takim pracownikiem pracodawca może rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym?

W wyroku z 6 grudnia 2001 r. (I PKN 720/00, OSNP 2003/22/546) Sąd Najwyższy dopuścił taką możliwość. Taka kwalifikacja będzie dopuszczalna, jeśli zostaną spełnione wszystkie przesłanki wymagane przez art. 52 k.p. Musi więc mieć miejsce ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. W cytowanym orzeczeniu Sąd Najwyższy uznał zabór umowy o pracę z akt pracowniczych za wystarczającą podstawę do rozwiązania natychmiastowego stosunku pracy, ale w sytuacji gdy pracownik odmówił zwrotu tych dokumentów na polecenie przełożonego. W związku z tym w przedmiotowej sprawie pracownik naruszył swój podstawowy obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych (art. 100 par. 1 k.p.), nie zaś dbałości o dobro zakładu pracy.

Ponadto, aby pracodawca mógł zwolnić pracownika w trybie dyscyplinarnym, zachowanie pracownika powinna cechować wina umyślna lub rażące niedbalstwo. O istnieniu winy wnioskuje się na podstawie całokształtu okoliczności sprawy. Jednym z elementów, mającym wpływ na ocenę winy, jest stopień zagrożenia interesów pracodawcy (tak wyrok Sądu Najwyższego z 19 sierpnia 1999 r., I PKN 188/99,OSNP 2000/22/818). W przypadku zaboru dokumentów z akt osobowych, bez polecenia innej upoważnionej osoby, oraz odmowy ich zwrotu taką winę nietrudno będzie przypisać. Należy jednak zbadać intencje pracownika i to czy działając mógł przypuszczać, że narazi pracodawcę na szkodę.