Gdy pracodawca wynajmuje dla pracownika mieszkanie, musi od wysokości czynszu opłaconego np. do spółdzielni opłacić składki. Jeśli najemcą mieszkania jest pracownik, a pracodawca zwraca mu koszty z tym związane, cała ta kwota jest oskładkowana.

Oprócz wynagrodzenia wypłacanego w gotówce pracownik może otrzymywać od swojego pracodawcy również świadczenia rzeczowe. Pracodawca może na przykład udostępnić pracownikowi mieszkanie. Musi on jednak pamiętać, że będzie się to wiązało z koniecznością opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagrodzeniu. Gdy ich nie ma, a przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego, ustala się je:
  •  dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
  •  dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
  •  dla lokali własnościowych z wyłączeniem wymienionych wyżej - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,
  •  dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.
Jeżeli pracodawca udostępnia mieszkanie, np. spółdzielcze własnościowe, w którym ma mieszkać równocześnie dwóch jego pracowników, wartość czynszu za to mieszkanie jest doliczana po połowie do podstawy wymiaru składek każdego z nich.
Pracownik najemcą lokalu
Podany powyżej sposób ustalania wartości świadczenia polegającego na korzystaniu z mieszkania obowiązuje, gdy pracodawca udostępnia pracownikowi mieszkanie, którego jest właścicielem lub najemcą. Gdy pracownik sam wynajmuje mieszkanie, a pracodawca zwraca mu koszty z tym związane, kwota otrzymywana przez pracownika jako zwrot kosztów wynajmu w całości stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne.
PRZYKŁAD
SKUTKI WYNAJĘCIA MIESZKANIA PRZEZ PRACOWNIKA
Pracownik wynajął mieszkanie, za które co miesiąc płaci 1200 zł. Kwota ta jest mu co miesiąc zwracana przez pracodawcę. W listopadzie pracownik otrzymuje od pracodawcy wynagrodzenie w wysokości 1800 zł oraz dodatkowo 1200 zł jako zwrot kosztów wynajmu mieszkania. Składki na ubezpieczenia społeczne za listopad powinny być naliczone od kwoty 3000 zł.
Nocleg w czasie podróży służbowej
Z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynika, że z podstawy wymiaru składek wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
W rozporządzeniach wymienionych w podstawie prawnej dotyczących przyznawania pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej należności z tytułu odbywania podróży służbowej postanowiono, że pracownikowi, który odbywa podróż służbową (zarówno w kraju, jak i poza jego granicami), w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę przysługuje m.in. zwrot kosztów noclegów.
Zasady wypłacania pracownikom spoza sfery budżetowej i samorządowej należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Powyższe regulacje nie mogą przewidywać postanowień mniej korzystnych niż przepisy dotyczące pracowników sfery budżetowej i samorządowej. Jeżeli w danym zakładzie pracy przepisy układu zbiorowego pracy, regulamin wynagrodzeń, jak i umowy o pracę nie zawierają postanowień dotyczących należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej, pracownikowi wysłanemu w podróż przysługują świadczenia na podstawie i w wysokości określonej w przywołanych w podstawie prawnej rozporządzeniach.
Zwolnienie od opłacania składek
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (w przypadku podróży poza granice kraju obowiązują limity, choć w uzasadnionych przypadkach można odstąpić od ich stosowania). Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje określony wymienionymi rozporządzeniami ryczałt.
Z uwagi na powyższe, gdy w czasie podróży służbowej pracownik nocuje w hotelu i pracodawca zwraca mu poniesione z tego tytułu koszty, wartość takiego przychodu jest wyłączona od składek. Jeśli przepisy dotyczące podróży służbowej obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej lub samorządowej przewidują świadczenia wyższe niż określone w rozporządzeniach, wówczas od nadwyżki istnieje obowiązek opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
PRZYKŁAD
OSKŁADKOWANIE ZWROTU OPŁAT ZA NOCLEGI W HOTELU
Tomasz K. jest przedstawicielem handlowym, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Jako miejsce pracy w umowie wskazano teren województwa mazowieckiego. W listopadzie podczas wykonywania pracy Tomasz K. dwa razy nocował w hotelu w Płocku (a więc na terenie woj. mazowieckiego). Należności za hotel, jakie poniósł (300 zł), zostały mu zwrócone przez pracodawcę na podstawie przedstawionego rachunku. Z uwagi jednak na to, iż Tomasz K. nie odbywał podróży służbowej, kwota zwrócona mu przez pracodawcę stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji na ubezpieczenie zdrowotne.
PRZYKŁAD
SKŁADKI OD WYNAGRODZENIA PRACOWNIKA I CZYNSZU
Pracodawca wynajął w Warszawie kawalerkę. Płaci za nią właścicielowi 1200 zł miesięcznie. Czynsz do spółdzielni za to mieszkanie wynosi 300 zł. Od 1 listopada pracodawca udostępnił to mieszkanie pracownikowi. Pracownik ten w listopadzie otrzyma wynagrodzenie w wysokości 2000 zł. Z uwagi jednak na korzystanie z mieszkania składki na ubezpieczenia społeczne za listopad powinny być opłacone od kwoty 2300 zł.
MARCIN LIPIŃSKI
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 18 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).
■ Art. 81 ust. 1, 5, 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. nr 210, poz. 2135 z późn. zm.).
■ Art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).