Sam przepis art. 32 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 1991 r. nr 55, poz. 234 z późn. zm.), będący podstawą dla objęcia szczególną ochroną trwałości stosunku pracy działaczy związkowych, nie reguluje powyższej kwestii. Źródeł uregulowania problematyki reprezentacji zakładowej organizacji związkowej należy natomiast poszukiwać w art. 9 ustawy.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy, przepis ten wyraża zasadę samorządności związkowej w sferze organizacyjnej, co przejawia się m.in. w swobodzie decydowania przez związek zawodowy o sposobie reprezentacji wobec innych podmiotów. Kwestie takie, jak wskazuje ustawodawca, powinny być regulowane w statucie oraz uchwałach statutowych organów związkowych. Przepis nie ogranicza źródeł upoważnienia do reprezentowania organizacji związkowej wobec innych podmiotów jedynie do statutu, co znajduje uzasadnienie w tym, iż statuty, w przeciwieństwie do uchwał organów związkowych, zawierają zwykle postanowienia o charakterze ogólnym.

Upoważnienie do reprezentowania zakładowej organizacji związkowej może mieć zatem podstawę nie tylko w statucie związku zawodowego, lecz także w uchwałach jego statutowych organów, podjętych w ramach przysługujących tym organom kompetencji i w statutowo określonym trybie. Takim organem zakładowej organizacji związkowej, kierującym jej bieżącą działalnością i występującym w jej imieniu wobec innych podmiotów, w tym pracodawcy, jest właśnie zarząd.

W związku z powyższym również uchwała zarządu upoważniająca danego członka zakładowej organizacji związkowej do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy sprawia, że osoba taka zaliczana jest do grona pracowników podlegających wskazaniu do objęcia ich ochroną przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy albo jednostronną zmianą warunków pracy i płacy (zob. wyrok SN z 12 września 2008 r., I PK 47/08, Monitor Prawa Pracy 3/2009).