Małgorzata Cieloch z Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów zwraca uwagę na to, że najlepiej jest zrobić to jeszcze podczas trwania pobytu u rezydenta lub pilota wycieczki. W takiej reklamacji powinno się uwzględnić datę i miejsce jej złożenia oraz dokładny opis nieprawidłowości.

Niezależnie od tego, czy reklamację składa się podczas wyjazdu czy po powrocie, biuro turystyczne ma ma obowiązek ustosunkować się do niej w ciągu 30 dni po zakończeniu pobytu - jeśli reklamację była składana na miejscu - lub od chwili jej złożenia po powrocie.

Ważne jest też, aby dowiedzieć się, ile czasu po zakończeniu pobytu ma się na złożenie reklamacji. Choć takie sytuacji nie powinny mieć miejsca, zdarza się, że na złożenie skargi są dzień lub dwa. Wszelkie istotne zapisy znajdują się w warunkach ogólnych umowy.

Eksperci radzą też, aby jeszcze w trakcie pobytu udokumentować - na przykład zdjęciem - wszelkie nieprawidłowości, które zamierzamy reklamować.