Pracodawca może przesunąć termin urlopu pracownika z powodu szczególnych potrzeb firmy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie toku jej pracy. Oba warunki, tj. szczególne potrzeby pracodawcy i zagrożenie zakłócenia toku pracy spowodowane nieobecnością pracownika, muszą być spełnione jednocześnie. Dodatkowo szczególne potrzeby pracodawcy muszą powstać dopiero po ustaleniu terminu urlopu w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W przeciwnym przypadku powinien zostać ustalony inny termin urlopu uwzględniający te potrzeby.

Kodeks pracy nie precyzuje, czy możliwość przesunięcia urlopu dotyczy całości czy jego części. Moim zdaniem, możliwość jednostronnego przesunięcia terminu urlopu dotyczy całego urlopu, a nie tylko jego części i może nastąpić wyłącznie po spełnieniu powyższych warunków. Firma nie może jednostronnie zmniejszyć ustalonego wymiaru urlopu np. z dwóch tygodni do jednego tygodnia, a pozostałą część przesunąć na inny termin, gdyż urlop powinien być co do zasady udzielony pracownikowi w całości. Kodeks pracy przyznaje pracownikowi prawo do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, a ponadto stanowi, że urlop może być podzielony na części jedynie na wniosek pracownika.

Inna sytuacja będzie miała miejsce, gdy pracodawca w planie urlopów albo indywidualnie z pracownikiem ustalił terminy poszczególnych części urlopu. Wówczas każdą część urlopu traktuje się jako odrębny urlop. W takim przypadku pracodawca będzie mógł dokonać jednostronnie przesunięcia danej części urlopu wtedy, gdy zostaną spełnione wyżej powołane przesłanki. W każdym czasie pracodawca może przesunąć części zaplanowanego już urlopu za zgodą pracownika.

W przypadku przesunięcia urlopu lub jego części termin jego wykorzystania pracodawca ustala w taki sam sposób jak inne urlopy, a więc w postaci planu urlopów. Musi przy tym wziąć pod uwagę wnioski pracowników lub indywidualnie ustalenia z poszczególnymi podwładnymi.

Pracodawca, który przesuwa termin wykorzystania urlopu, będzie zobowiązany zwrócić pracownikowi poniesione przez niego koszty, o ile te będą bezpośrednio wiązały się z przesunięciem całości bądź części urlopu (np. wykupionej już wycieczki). Co prawda k.p. stanowi o obowiązku zwrotu przez pracodawcę kosztów w przypadku odwołania z urlopu, przesunięcie jednak podobnie jak odwołanie z urlopu ma na celu dobro pracodawcy i odbywa się kosztem pracownika.