Dopiero od 21 lipca 2009 r., a nie jak wcześniej planowano od dzisiaj, wszyscy płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe przez internet będą musieli korzystać wyłącznie z bezpiecznego e-podpisu. Powodem zmiany jest ustawa z 13 czerwca 2008 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 127, poz. 817). Zgodnie z nią niekwalifikowane podpisy wydane płatnikom przez ZUS do 21 lipca tego roku będą ważne jeszcze przez 12 miesięcy. Dzięki temu firmy, które jeszcze nie kupiły bezpiecznych e-podpisów będą mogły korzystać z nich do czasu utraty ich ważności. Po upływie terminu ważności certyfikatu niekwalifikowanego przedsiębiorcy będą zmuszeni korzystać tylko z bezpiecznych e-podpisów.

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej z tego powodu przygotowało projekt rozporządzenia w sprawie wymagań, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego przez transmisję danych. Zgodnie z nim płatnicy składek będą mogli nieodpłatnie otrzymać oprogramowanie umożliwiające łączenie i wymianę danych w komunikacji między systemami teleinformatycznymi - swoim i ZUS. Przedsiębiorcy przekazujący dokumenty już podpisane bezpiecznym e-podpisem będą też ponosić odpowiedzialność za nieprawidłowości w przekazywanych dokumentach ubezpieczeniowych. Taka odpowiedzialność będzie też dotyczyć sytuacji, kiedy osoby nieupoważnione wykorzystają bezpieczny e-podpis.

Projekt rozporządzenia zakłada również, że płatnik składek będzie miał obowiązek w ciągu 30 dni pobrać potwierdzenie przekazania dokumentu ubezpieczeniowego. Po tym terminie ZUS nie będzie już przekazywał komunikatów o odbiorze przesyłki. Potwierdzenie to będzie dostarczone przedsiębiorcy także w formie elektronicznej. Odbiór potwierdzenia przekazania przesyłki jest ważny, bo dokument zawierający tzw. błędy krytyczne (tj. takie, które uniemożliwiają identyfikację dokumentów przez system informatyczny ZUS) będzie traktowany jako nieprzekazany do ZUS.