Czy kierowca, który w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy ma teren całego kraju, powinien otrzymać zwrot kosztów podróży służbowej? Czy za nocleg spędzony w samochodzie przysługuje kierowcy ryczałt?
Do niedawna Główny Inspektor Pracy nie podważał prawidłowości wskazania obszaru całego kraju jako miejsca pracy kierowcy, jednak obecnie kwestionuje tego typu sformułowania jako określenia zbyt ogólnikowe, pozbawiające pracowników możliwości skorzystania ze świadczeń należnych im z tytułu podróży służbowej.
GIP argumentuje, że w umowie o pracę należy określić konkretny region, który jednak nie może obejmować obszaru całego kraju. Zbyt szerokie określenie miejsca pracy może zostać uznane za próbę obejścia przepisów o czasie pracy, godzinach nadliczbowych i obracać się będzie przeciwko pracodawcom: wówczas, zdaniem GIP, za miejsce świadczenia pracy przyjąć trzeba będzie siedzibę pracodawcy, a każde wykonywanie zadań przez pracownika poza nią za podróż służbową.
Wyjściem z powyższej sytuacji jest precyzyjne określenie miejsca świadczenia pracy. W przypadku kierowcy należy więc wskazać najczęściej uczęszczane przez niego trasy lub obszar geograficzny, miejsce wykonywania pracy może bowiem obejmować pewną zamkniętą przestrzeń poza granicami administracyjnymi jednej miejscowości, jeśli jest to uzasadnione jej rodzajem. Oznaczone trasy lub region muszą jednak umożliwiać zachowanie norm czasu pracy. Powyższe będzie miało bezpośrednie przełożenie na zwrot kosztów podróży służbowej. W wypadku świadczenia przez pracownika pracy na obszarze wskazanym jako miejsce pracy nie będzie można uzać, że odbywa on podróż służbową, w konsekwencji więc nie powstanie po stronie pracodawcy obowiązek zwrotu kosztów podróży. Ten zaaktywizuje się dopiero wówczas, gdy pracownik otrzyma polecenie wyjazdu poza stałe miejsce wykonywania pracy.
Z takim radykalnym stanowiskiem GIP trudno się zgodzić. Przeciwko tej interpretacji przemawia sam charakter zawodu kierowcy, który polega na stałym przemieszczaniu się, podczas gdy o występowaniu podróży służbowej decyduje jej incydentalność. Argument ten podnoszony jest także przez organy podatkowe, które odrzucają możliwość odbywania podróży służbowych przez kierowców i odmawiają pracodawcom możliwości zaliczenia diet do kosztów uzyskania przychodu.
Odpowiedź na drugie pytanie wymaga z kolei ustalenia, czy kierowca należy do pracowników sfery budżetowej czy też nie. Zgodnie z par. 7 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu lub w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.
Rozporządzenie nie precyzuje, co należy rozumieć przez pojęcie zapewnienia noclegu. Przyjmuje się jednak, że nocleg w kabinie samochodu, nawet specjalnie do tego przystosowanej, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu, jeżeli kierowca nie miał dostępu do węzła sanitarnego. Możliwość spędzenia przez kierowcę nocy w takiej kabinie (niezależnie od jej przygotowania do tego celu) nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu. Obowiązek ten może być uchylony w odniesieniu do pracowników niebudżetowych, jeśli należności z tytułu podróży służbowych pracowników, warunki ich ustalania i wypłacania zostaną odmiennie uregulowane w aktach prawa zakładowego lub w umowie o pracę. Postanowienie, że kierowcy nie przysługuje ryczałt za nocleg, gdy miał możliwość odbycia go w przystosowanej do tego kabinie samochodu, wyłączy więc stosowanie powołanego rozporządzenia i obowiązek zapłaty ryczałtu.
AGNIESZKA JESIOTR
radca prawny, partner Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy
PODSTAWA PRAWNA
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. nr 236, poz. 1990 późn.zm.).