Kodeks pracy zawiera listę danych osobowych, których pracodawca może domagać się od kandydata do pracy. Są to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Przepis pozwala pracodawcy na uzyskanie takich danych, jednak go do tego nie zobowiązuje. Inaczej kształtują się zasady pobierania i przetwarzania danych pracowników, gdzie określone informacje muszą być na stałe ujęte w aktach osobowych pracownika.

Zasadniczym pytaniem jest, czy pracodawca może domagać się innych niż określone powyżej danych od kandydata do pracy? Tutaj istnieją rozbieżności w interpretacjach, a w szczególności w praktyce rynkowej. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stoi na bardzo rygorystycznym stanowisku, zgodnie z którym lista danych wskazanych w kodeksie pracy jest wyczerpująca. Według GIODO nie ma więc możliwości uzyskiwania jakichkolwiek innych danych od kandydata do pracy, chyba że wynika to z przepisów szczególnych. W mojej ocenie, istnieje możliwość przetwarzania również innych danych, jeżeli kandydat do pracy wyrazi na to wyraźnie zgodę. Taka zgoda powinna być udzielona na piśmie. Co prawda przepis art. 221 par. 4 k.p. stanowi, iż pracodawca może żądać podania innych danych, tylko jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Jednak moim zdaniem literalne brzmienie przepisu wskazuje, że chodzi tu tylko o informacje, których pracodawca ma prawo bezwzględnie zażądać, a nie o te, których może zażądać.

Na co należy uważać przy rekrutacji pracowników? Przede wszystkim na zasadę równego traktowania, która ma zastosowanie nie tylko w stosunkach z pracownikami, ale też do kandydatów do pracy. Jakakolwiek dyskryminacja ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność i pozostałe kategorie wymienione w kodeksie pracy jest niedopuszczalna. Jeżeli okazałoby się, że kandydat do pracy nie został przyjęty wyłącznie ze względu na płeć (np. kobieta planująca macierzyństwo) wówczas taka osoba mogłaby się domagać od pracodawcy odszkodowania.

W związku z powyższym, należy z rozwagą przygotowywać formularze rekrutacyjne (również umieszczane on-line) i zawarte w nich pytania, tak aby nie sugerowały, iż pracodawca podejmuje decyzje między innymi na podstawie kryteriów dyskryminujących.