W związku z tym, że przyznawanie świadczeń z funduszu uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, pracodawca powinien mieć możliwość zażądania od pracownika takich informacji i dokumentów, które są niezbędne do dokonania właściwej oceny. Z reguły stosowane jest kryterium dochodu na członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem, choć podkreślić należy, że w określonych sytuacjach (np. w razie zdarzeń losowych) kryterium to może okazać się niewystarczające. Możliwość żądania od pracownika informacji na temat dochodów osiąganych przez członków jego rodziny pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01. W wyroku tym SN stwierdził m.in., że ulgowe usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu są przyznawane według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym (...) i dlatego nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny. W konsekwencji, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może nałożyć na pracownika ubiegającego się o świadczenie obowiązek przedstawienia informacji niezbędnych do ustalenia, czy spełnia on kryteria o charakterze socjalnym, np. informacji o poziomie dochodu przypadającego na członka jego rodziny, a także okazania odpowiednich dokumentów na uwiarygodnienie jego oświadczenia, np. rocznego zeznania podatkowego pracownika i jego małżonka.

Pracodawca, który uzyska dane osobowe pracownika ubiegającego się świadczenie z funduszu, ma prawo przetwarzać te dane. Zdaniem głównego inspektora ochrony danych osobowych przy przetwarzaniu przez pracodawcę informacji o wynagrodzeniach członków rodziny pracownika w związku z podziałem ZFŚS jest istotne, aby zakres gromadzonych danych był adekwatny do celu, dla którego dane są gromadzone.