Trudno wyobrazić sobie wykonywanie pracy bez używania komputerów. Korzystanie z komputera w pracy wiąże się jednak z określonymi obowiązkami, zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Może też powodować wiele problemów dotyczących, choćby udostępnienia hasła dostępu, korzystania z oprogramowania czy jego tworzenia.

Są różne sposoby oddawania przedmiotów do użytkowania przez pracowników. Jednym z nich jest powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się (wówczas pracownik ponosi tzw. odpowiedzialność materialną za powierzone mienie). W ten sposób pracodawca może powierzyć pracownikowi:
  •  pieniądze, papiery wartościowe, czyli dokumenty uprawniające do otrzymania określonej sumy pieniężnej, np. czeki, obligacje, weksle, akcje, polisy, bony lub kosztowności np. kamienie i metale szlachetne, cenne wyroby i przedmioty, rzadkie surowce, półfabrykaty itp. (art. 124 par. 1 pkt 1 k.p.),
  •  narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty np. samochód, komputer, środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze (art. 124 par. 1 pkt 2 k.p.),
  •  inne mienie - głównie towary w handlu, usługach i magazynach (art. 124 par. 2 k.p.), np. w sklepach, aptekach, restauracjach, barach itp.
Warunkiem odpowiedzialności jest prawidłowe powierzenie mienia i jego zabezpieczenie zapewniające możliwość zwrotu tego mienia lub wyliczenia się z niego. Z prawidłowego wykonania tych czynności wynika domniemanie faktyczne, że szkoda powstała z przyczyn, za które odpowiada pracownik.
Powierzenie mienia nie jest równoznaczne z oddaniem mienia pracownikowi do dyspozycji. Często pewne materiały, narzędzia dostarczane pracownikowi, oddawane są do jego dyspozycji bez obowiązku zwrotu. Natomiast powierzenie mienia zawsze łączy się z obowiązkiem jego zwrotu lub wyliczenia się.
Przekazanie komputera do używania
Komputer może być oddany pracownikowi do użytkowania na dwa powyżej przedstawione sposoby. Po pierwsze, może być on oddany do dyspozycji, co dotyczy zwykle komputerów stacjonarnych, używanych przez pracownika przy biurku. W takim wypadku za ewentualne wyrządzenie szkody pracownik ponosi zwykłą odpowiedzialność materialną.
Przekazanie komputera do używania
Komputer może być oddany pracownikowi do użytkowania na dwa powyżej przedstawione sposoby. Po pierwsze, może być on oddany do dyspozycji, co dotyczy zwykle komputerów stacjonarnych, używanych przez pracownika przy biurku. W takim wypadku za ewentualne wyrządzenie szkody pracownik ponosi zwykłą odpowiedzialność materialną.
Po drugie, komputer można powierzyć z obowiązkiem zwrotu, co powinno dotyczyć komputerów przenośnych (laptopów). W takiej sytuacji stosuje się zasady powierzenia mienia, a pracownik ponosi szczególny rodzaj odpowiedzialności, czy odpowiedzialność za powierzone mienie.
Warto pamiętać, że można powierzyć jedynie mienie, które pracownik jest w stanie objąć w posiadanie i sprawować nad nim rzeczywistą pieczę. Dlatego mienie, do którego dostęp ma ogół pracowników, nie może być powierzone. Dotyczy to także komputera.
Niezbędnym warunkiem pełnej odpowiedzialności pracownika za szkodę jest prawidłowe powierzenie mu mienia w sytuacji umożliwiającej mu zwrot tego mienia lub wyliczenia się z niego (wyrok SN z 3 grudnia 1981 r., IV PR 350/81, PiZS 1983/3/62).
PRZYKŁAD
ŚRODKI DO DYSPOZYCJI
Pracownica kancelarii otrzymuje materiały piśmiennicze (długopisy, ołówki, nożyczki, spinacze) jako środki do dyspozycji, telefon komórkowy - z obowiązkiem zwrotu, znaczki pocztowe - z obowiązkiem wyliczenia się.
PRZYKŁAD
NIEDBALSTWO PRACOWNIKA
Pracownik z powodu niedbalstwa (wina nieumyślna) doprowadził do awarii komputera, z którego korzystał przy swoim biurku. Pracownik odpowiada za rzeczywistą szkodę i w granicach trzymiesięcznego wynagrodzenia.
PRZYKŁAD
KOMPUTER W SEKRETARIACIE
W sekretariacie znajduje się dodatkowy komputer, z którego mogą korzystać wszyscy pracownicy. Pracodawca nie może powierzyć go konkretnemu pracownikowi.
Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza
Najczęściej powierzenie następuje na podstawie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej. W niektórych sytuacjach rodzaj (komputer) lub ilość mienia (1 szt.) powodują, że nie przeprowadza się inwentaryzacji, a powierzenie mienia następuje w inny sposób, na przykład przez potwierdzenie odbioru mienia podpisem pracownika na odrębnym dokumencie, poprzez podpis na fakturze, za pokwitowaniem, przez adnotację w książeczce czy karcie narzędziowej. Nie ma potrzeby, aby pracownik podpisywał deklarację o przyjęciu odpowiedzialności za mienie. Samo podpisanie takiej deklaracji nie wystarcza bowiem do ustalenia, że mienie zostało prawidłowo powierzone, a ma jedynie znaczenie dowodowe. Dowodem na powierzenie mienia w określonej ilości będzie natomiast potwierdzenie przez pracownika podpisem na jakimkolwiek dokumencie otrzymania towaru (wyrok SN z 25 września 1985 r., IV PR 200/85, OSNCP 1986/5/84), przy czym forma potwierdzenia jest obojętna. Potwierdzenie takie może nastąpić na dokumencie, jakim przedsiębiorstwo z reguły posługuje się w praktyce przy dostawach towarów, jak również w każdy inny sposób świadczący o tym, iż pracownik potwierdza odbiór towaru. Mienie należy wydać pracownikowi w okolicznościach, które umożliwią mu zwrot lub wyliczenie się z niego.
Powierzenie może mieć charakter stały, okresowy lub doraźny (jednorazowy). Do stałego powierzenia dochodzi, gdy pracownik niezatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie, aby wykonywać pracę, musi korzystać z przedmiotów należących do pracodawcy, np. z narzędzi pracy, komputera, odzieży roboczej. Po ustaniu stosunku pracy pracownik ma obowiązek zwrócić powierzony komputer. Pracodawca musi jednak pamiętać, że od spełnienia tego obowiązku nie może uzależnić wydania świadectwa pracy (art. 97 par. 1 k.p.).
Odpowiedzialność za sprzęt
Odpowiedzialność pracownika za oddany do jego dyspozycji komputer zależy od tego, czy nastąpiło powierzenie mienia (odpowiedzialność za mienie powierzone) czy zwykłe oddanie do dyspozycji (odpowiedzialność materialna na zasadach ogólnych).
Odpowiedzialność materialna jest to odpowiedzialność odszkodowawcza za szkody wyrządzone pracodawcy przez pracowników wskutek zawinionego naruszenia obowiązków pracowniczych. Zasady tej odpowiedzialności regulują przepisy V działu kodeksu pracy. Pomocniczo, w sprawach nie uregulowanych przepisami prawa pracy stosuje się przepisy prawa cywilnego. Odpowiedzialność materialna dotyczy tylko pracowników, czyli osób świadczących pracę na podstawie stosunku pracy, a nie osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych.
Przesłankami odpowiedzialności materialnej na zasadach ogólnych są:
  •  szkoda, czyli uszczerbek w mieniu pracodawcy,
  •  bezprawność, która oznacza niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych,
  •  związek przyczynowy między działaniem pracownika (bezprawnym i zawinionym) a szkodą,
  •  wina pracownika.
Brak którejkolwiek z przesłanek uniemożliwia pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności materialnej. Obowiązek wykazania zaistnienia wszystkich przesłanek obciąża pracodawcę.
Odpowiedzialność za mienie powierzone jest szczególnym rodzajem odpowiedzialności, który jest inaczej uregulowany niż odpowiedzialność za wyrządzenie szkody na zasadach ogólnych. Podstawowa różnica polega na tym, że kodeks pracy ustanowił w tym przypadku zasadę domniemania winy pracownika. Przyjmuje się, że w przypadku stwierdzenia szkody, jeżeli nie zostaną ujawnione jej przyczyny niezależne od pracownika, można ustalić, że pracownik ponosi winę za jej wyrządzenie. Oznacza to, że pracodawca (inaczej niż przy zasadach ogólnych) nie ma obowiązku udowodnienia przed sądem winy pracownika, lecz to pracownik powinien udowodnić swą niewinność, aby uwolnić się od odpowiedzialności. Potwierdza to wyrok SN z 9 listopada 1990 r. (I PR 199/90, OSP 1991/9/211), zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek udowodnienia przed sądem powstania szkody i jej wysokości oraz faktu prawidłowego powierzenia mienia. Pracownik może się uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia (art. 124 par. 3 k.p.). Odpowiedzialność materialną za mienie powierzone ponoszą pracownicy. Jednakże strony umowy cywilnoprawnej (np. zlecenia) mogą ukształtować zasady odpowiedzialności usługodawcy (np. kasjerka zatrudniona na podstawie umowy zlecenia) przez odesłanie do przepisów kodeksu pracy o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone (wyrok SN z 9 grudnia 1999 r., I PKN 434/99, OSNAPiUS 2001/9/311).
Wina nieumyślna
Kolejna różnica między odpowiedzialnością za mienie powierzone a odpowiedzialnością na zasadach ogólnych to ponoszenie przez pracownika pełnej odpowiedzialności niezależnie od rodzaju winy. Pracownik będzie odpowiadał za stratę rzeczywistą i utracone korzyści zarówno wówczas, gdy wyrządził szkodę z winy umyślnej, jak i nieumyślnej. Wysokość szkody powinna być obliczona według komercyjnych cen detalicznych. Zatem dla pracodawcy, właśnie ze względu na zasady odpowiedzialności, bardziej korzystne jest powierzenie pracownikowi komputera niż zwykłe przekazanie do dyspozycji.
Wątpliwości budzi odpowiedzialność za nieumyślne wyrządzenie szkody w powierzonym mieniu, w inny sposób niż przez to, że pracownik nie dokonał jego zwrotu lub wyliczenia się. W ocenie Sądu Najwyższego pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za mienie powierzone jedynie za braki ilościowe (niedobór) w powierzonym mieniu, nie zaś za jego uszkodzenie (uchwała SN z 18 grudnia 1976 r., V PZP 6/76, OSNCP 1977/5-6/84; wyrok SN z 22 stycznia 1975 r., I PR 189/74, OSNCP 1975/9/139), a zatem w omawianym przypadku poniesie odpowiedzialność na zasadach ogólnych (a nie szczególnych za mienie powierzone).
PRZYKŁAD
USZKODZONE MIENIE
Pracownik korzystał z laptopu podczas podróży służbowej. Laptop został uszkodzony w wyniku lekkomyślności pracownika. Pracownik będzie odpowiadał na zasadach ogólnych.
PRZYKŁAD
SAMODZIELNOŚĆ PRACOWNIKA
Znajomość programów komputerowych pracownicy ograniczała się do podstawowych zagadnień. Brak inicjatywy i zaangażowania w zakresie poszerzania znajomości programów komputerowych prowadził do tego, że inni pracownicy musieli zastępować ją przy niektórych czynnościach. Dwie pozostałe osoby zatrudnione na takim samym stanowisku posiadały szerszą od niej wiedzę i większe umiejętności w zakresie pracy na komputerze. W związku z koniecznością ograniczenia zatrudnienia pracodawca zwolnił pracownicę. Sąd uznał wypowiedzenie za zasadne, z uwagi na niespełnianie przez nią określonych oczekiwań pracodawcy w zakresie umiejętności posługiwania się przez nią programami komputerowymi. W sytuacji, w której pracodawca dokonywał wyboru osoby do zwolnienia, mógł przyjąć - jako obiektywne kryterium doboru - samodzielność pracownika w wykonywaniu pracy i umiejętność posługiwania się urządzeniami biurowymi, w tym komputerem (oprogramowaniem) i kserokopiarką.
PRZYKŁAD
PIRACKIE OPROGRAMOWANIE
Pracownik zatrudniony na kierowniczym stanowisku korzystał z zakupionego do jego dyspozycji notebooka. W wyniku przeprowadzonej okresowej kontroli sprzętu komputerowego i oprogramowania ujawniono brak licencji na dwa pakiety biurowe MS Office oraz wskazano, że na zestawie pracownika bez licencji używane są dwa programy. Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. W ocenie sądu, który oddalił roszczenie pracownika o przywrócenie do pracy, pracownik ten naruszył także obowiązek sprawowania skutecznego nadzoru nad podległymi mu służbami administracyjnymi, w tym także informatycznymi, a dlatego właśnie, że nie miał umiejętności rozróżniania programów legalnych i pirackich, powinien był zasięgnąć pomocy informatyka, który taką umiejętność posiada.
PRZYKŁAD
USUNIĘCIE DANYCH
Pracownik usunął z sieci komputerowej świadomie i bez jakichkolwiek uprawnień część programu komputerowego. Wszedł on w inny program celem usunięcia zbędnych w jego przekonaniu plików i poprawy pracy własnej oraz współpracowników. W skutek tego doprowadził do zawieszenia systemu przekazywania danych, zagrażając w ten sposób istotnym interesom pracodawcy poprzez narażenie go na możliwość zerwania współpracy z kontrahentem, czym naruszył swój podstawowy pracowniczy obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy, wynikający z art. 100 par. 2 pkt 4 k.p. Nie posiadał uprawnień administratora sieci ani pozwolenia na usuwanie jakichkolwiek danych z sieci komputerowej, nie informował administratora sieci o potrzebie usunięcia danych, które w jego ocenie były zbędne bądź utrudniały pracę, zaś wskazanej czynności dokonał bez wiedzy przełożonego. Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, który dopuścił się rażącego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.
Warto wspomnieć, że w piśmiennictwie prawa pracy wyrażony jest także inny pogląd. Niektórzy autorzy uważają, że art. 124 par. 1 k.p. nie daje podstaw do przyjęcia, że jedynym obowiązkiem pracownika, któremu powierzono mienie, jest jego ilościowy zwrot. Ich zdaniem przepis nie rozróżnia bowiem skutków niewykonania i nienależytego wykonania obowiązku zwrotu lub wyliczenia się z mienia powierzonego pracownikowi. Pracownik, przyjmując mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, zobowiązuje się do sprawowania szczególnej pieczy nad nim. Dlatego powinien odpowiadać na szczególnych zasadach wówczas, gdy mienia nie zwróci lub nie wyliczy się, jak również, gdy zwróci je w pogorszonym stanie.
Prawa i obowiązki pracodawcy
Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o umiejętności obsługi komputera (zazwyczaj pracownik umieszcza je w CV) i znajomości programów używanych w zakładzie pracy. Można także w ramach procedury kwalifikacyjnej sprawdzić deklarowane przez kandydata umiejętności.
Pracodawca może zorganizować lub sfinansować kurs komputerowy dla pracowników, jednakże nie ma takiego obowiązku. Obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 94 pkt 6 k.p.) nie oznacza, że pracownik może domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia, np. komputerowego (wyrok SN z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99, OSNAPiUS 2001/22/660). W uzasadnieniu tego wyroku SN stwierdził, że obowiązek pracodawcy określony w art. 94 pkt 6 k.p., polegający na ułatwianiu pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych, stanowi powtórzenie podstawowej zasady prawa pracy wyrażonej w art. 17 k.p. Zdaniem SN obowiązek ten nie oznacza, że poszczególny pracownik może (ma prawo w znaczeniu posiadania roszczenia) domagać się na tej podstawie od pracodawcy określonego udziału w podnoszeniu swoich zawodowych kwalifikacji, polegającego na przykład na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkolenia komputerowego. Pracodawca nie ma obowiązku szkolenia pracowników, ma natomiast ułatwiać im podnoszenie kwalifikacji zawodowych, jeżeli oni sami chcą te kwalifikacje podnosić. Dbałość o zawodowe kwalifikacje jest w warunkach gospodarki wolnorynkowej sprawą samych zainteresowanych, warunkującą ich funkcjonowanie na rynku pracy. Zdobycie lub podwyższenie kwalifikacji zawodowych stało się cennym dobrem o wymiernej wartości na rynku pracy, wobec czego sami pracownicy są skłonni troszczyć się o ich zdobywanie lub podwyższanie. To sam pracownik powinien być zainteresowany podwyższaniem swoich kwalifikacji, a w związku z tym przejawiać w tym kierunku inicjatywę i zaangażowanie, pracodawca zaś ma jedynie obowiązek mu to ułatwić.
W razie konieczności redukcji zatrudnienia pracodawca ma prawo wytypować do zwolnienia pracownika, który ma mniejsze umiejętności w zakresie obsługi komputera, jeżeli jest ona niezbędna przy wykonywaniu pracy.
Przestrzeganie przepisów bhp
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi minimalne wymagania dotyczące bhp i ergonomii oraz oprogramowania komputerowego, o których mowa w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe i załączniku do tego rozporządzenia. Przy projektowaniu, doborze i modernizacji oprogramowania, a także przy planowaniu wykonywania zadań z użyciem ekranu monitora, pracodawca powinien uwzględnić m.in. następujące wymagania:
  •  oprogramowanie powinno odpowiadać zadaniu przewidzianemu do wykonania,
  •  oprogramowanie powinno być łatwe w użyciu oraz dostosowane do poziomu wiedzy i (lub) doświadczenia pracownika,
  •  systemy komputerowe muszą zapewniać przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej o ich działaniu,
  •  systemu komputerowe muszą gwarantować wyświetlanie informacji w formie i tempie odpowiednich dla pracownika,
  •  bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy,
  •  przy tworzeniu oprogramowania i przetwarzaniu danych powinny być stosowane zasady ergonomii (pkt 10 zał. do rozporządzenia).
Sprawdzanie maili
Pracodawca ma prawo wymagać, aby pracownik w godzinach pracy zajmował się wyłącznie sprawami służbowymi. Pracodawca może zakazać pracownikom używania służbowych komputerów do wysyłania prywatnych e-maili, a telefonów do prywatnych rozmów. Jeżeli pracodawca wprowadzi taki zakaz, wówczas ma prawo oczekiwać, że pracownicy dostosują się do takich postanowień. Gdy pracownicy nadal będą wykorzystywać komputery czy telefony w sprawach prywatnych, pracodawca ma prawo wyciągnąć wobec nich określone konsekwencje, np. nałożyć karę porządkową, wypowiedzieć umowę o pracę (rodzaj konsekwencji zależy od okoliczności). Jeśli w wyniku takiego działania pracodawca poniesie szkodę albo zostanie naruszona tajemnica firmy, z pracownikiem może zostać rozwiązana umowa o pracę bez wypowiedzenia z jego winy (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.), poniesie on również odpowiedzialność materialną za wyrządzoną szkodę. Pracodawca ma prawo kontrolować korespondencję wysyłaną przez pracowników pod kątem ochrony własnych interesów. Europejski Trybunał Praw Człowieka wydał 3 kwietnia 2007 r. wyrok, w którym potwierdził prawo pracodawcy do sporadycznej kontroli korespondencji pracowników. Nie narusza to prawa do prywatności pracowników, gdyż czas pracy należy poświęcać na wykonywanie obowiązków służbowych. Jednakże długotrwałe monitorowanie telefonu i e-maili jest niedopuszczalne (wyrok w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii, orzeczenie z 3 kwietnia 2007 r., skarga nr 62617/00). Ponadto długotrwałe monitorowanie e-maili może być jednym z elementów mobbingu. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z pkt 10 załącznika do rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Dotyczy to m.in. kontroli e-maili wysyłanych przez pracownika.
Kontrola oprogramowania
Pracodawca ma prawo dokonywać okresowej kontroli sprzętu komputerowego i oprogramowania, obejmującej zarówno komputery stacjonarne, jak i przenośne. Pracownik, który używa nielegalnego oprogramowania, ponosi konsekwencje. Korzystanie w pracy przez pracownika zajmującego stanowisko kierownicze z nielegalnych programów komputerowych jest naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i może stanowić uzasadnioną przyczynę rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. Dla ustalenia, że pracownik naruszył podstawowe obowiązki nie ma znaczenia, że zarzucane mu zachowanie jest przez pracodawcę tolerowane u innego pracownika (wyrok SN z 16 listopada 2004 r., I PK 36/04, OSNP 2005/12/176). Korzystanie z oprogramowania komputerowego bez posiadania licencji godzi w dobro pracodawcy - nie tylko w jego dobre imię (zważywszy, że korzystanie z pirackich, nielegalnych programów komputerowych jest czynem zagrożonym karą), ale także mienie (narażenie na szkodę).
Obowiązki pracownika
Pracownik ma obowiązek wykonywać swoją pracę sumiennie i starannie. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie w czasie pracy komputera na gry, korzystanie z internetu do celów prywatnych. Jednocześnie takie sporadyczne zachowanie pracownika nie może być uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych.
Pracownik nie może udostępniać komputera nieupoważnionej osobie, nawet gdyby w pamięci komputera nie znajdowały się informacje związane z pracą.
Pracownik, który jest w stanie przewidzieć nieobecność w pracy, np. urlop, ma obowiązek przekazać informacje niezbędne do wykonywania pracy innemu pracownikowi. Dotyczy to także informacji i danych zgromadzonych na jego komputerze. Niedopełnienie tego obowiązku może wiązać się z karą porządkową, a w niektórych sytuacjach - nawet wypowiedzeniem umowy o pracę czy rozwiązaniem jej bez wypowiedzenia z winy pracownika (wyrok SN z 29 listopada 2000 r., I PKN 85/00, OSNP 2002/13/305).
Przyczyną wypowiedzenia, a nawet rozwiązania umowy bez wypowiedzenia mogą być też inne zachowania pracownika wynikające z użytkowania komputera. Przy ocenie, czy miało miejsce zawinione i bezprawne zachowanie pracownika, trzeba brać pod uwagę wszelkie okoliczności, mogące mieć wpływ na osąd o charakterze jego zawinienia (wyrok z 9 grudnia 1976 r., I PRN 111/76, nie publikowany). Należy uwzględnić m.in., w jakim stopniu dochodzi do zagrożenia interesów pracodawcy (wyrok z 19 marca 1998 r., I PKN 570/97, OSNP 1999/5/163, wyrok z 19 sierpnia 1999 r., I PKN 188/99, OSNP 2000/22/818),
Pracownik może korzystać z komputera i oprogramowania jedynie w zakresie, w jakim został do niego uprawniony. Korzystanie nieuprawnione może skutkować jego odpowiedzialnością porządkową (upomnienie, nagana), a nawet wypowiedzeniem czy rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Przykładowo cechę rażącego niedbalstwa można przypisać zachowaniu pracownika, polegającemu na wejściu bez uprawnień i upoważnienia do systemu komputerowego kontrahenta pracodawcy i usunięciu z niego plików znajdujących się na serwerze sieciowym (wyrok SN z 12 stycznia 2005 r., I PK 142/04, OSNP z 2005/16/242).
Prawa autorskie
Właścicielem praw autorskich do programu komputerowego wykonanego w ramach obowiązków pracowniczych jest pracodawca, chyba że w umowie o pracę lub umowie cywilnoprawnej strony postanowiły inaczej (wyrok SN z 9 stycznia 2001 r., I PKN 493/00, OSNP z 2002/17/407). Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile umowa nie stanowi inaczej (art. 74 par. 3 ustawy o prawie autorskim). Z powyższego przepisu wynika, po pierwsze, że od zgodnej woli pracodawcy i pracownika, tj. stron stosunku pracy, zależy, kto nabywa prawa autorskie do programu stworzonego przez pracownika w wyniku wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych: pracownik czy pracodawca. Po drugie, jeżeli strony stosunku pracy nie postanowiły w umowie, że pracownik nabywa autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego, prawa te przysługują pracodawcy.
BHP przy komputerze
Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii i organizacji pracy dla stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe. Warunki te określa rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przepisów rozporządzenia nie stosuje się do:
  •  kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów,
  •  systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
  •  systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
  •  systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy,
  •  kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
  •  maszyn do pisania z wyświetlaczem.
Natomiast przepisy rozporządzenia znajdą zastosowanie w pracy biurowej, przy użyciu komputera.
Pracodawca ma obowiązek zorganizować stanowisko pracy z monitorami ekranowymi w taki sposób, aby spełniały one minimalne warunki dotyczące monitora, klawiatury, stołu, siedziska, oprogramowania i wilgotności powietrza w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy z monitorami ekranowymi. Dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowiska pracy pracodawca powinien oceniać warunki pracy z monitorem ekranowym oraz podejmować działania mające na celu usunięcie stwierdzonych zagrożeń i uciążliwości (par. 5 rozporządzenia). Minimalne wymagania bhp oraz ergonomii zawiera załącznik do rozporządzenia. Wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku oraz być źródłem zagrożeń dla pracownika. O wszystkich aspektach ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany informować pracowników (par. 6 pkt 1 rozporządzenia). Ta tematyka powinna także znaleźć się w programie szkoleń wstępnych i okresowych w zakresie bhp (par. 6 pkt 2 rozporządzenia). Oprogramowanie komputerowe powinno odpowiadać zadaniu przewidzianemu do wykonania, być łatwe w użyciu oraz dostosowane do poziomu wiedzy lub doświadczenia pracownika. Pracodawca ma prawo kontrolować jakość i ilość pracy pracownika związanej z obsługą monitora, ale nie może się to odbywać bez wiedzy pracownika.
Przerwa w pracy
Ze względu na uciążliwość pracy z monitorem ekranowym pracodawca powinien tak zorganizować pracę, aby zapewnić pracownikowi:
  •  łączenie przemienne pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nieobciążającymi wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała - przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego lub
  •  co najmniej pięciominutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego (par. 7 rozporządzenia).
Przerwa przysługuje pracownikowi po godzinie nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora, a nie wówczas, gdy pracownik w czasie godziny zegarowej obsługuje monitor i jednocześnie wykonuje inne czynności. Przerwa powinna mieć miejsce rzeczywiście po godzinie pracy. Nie jest dopuszczalne połączenie przerw po kilku godzinach pracy ani tym bardziej zsumowanie wszystkich przerw przypadających danego dnia i przesunięcie ich na dzień następny lub na koniec dnia, co spowoduje wcześniejsze zakończenie przez pracownika dnia pracy. Przerwy po godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego nie pozostają w żadnym związku z przerwami ze względu na uciążliwe lub szczególnie szkodliwe warunki pracy.
Warto zauważyć, że prawo do przerwy oraz do innych uprawnień przysługuje pracownikowi zdefiniowanemu w rozporządzeniu jako każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (par. 2 pkt 4 rozporządzenia). Jest to szersza definicja niż znajdująca się w kodeksie pracy (art. 2 k.p.), gdyż obejmuje nie tylko osoby pozostające w stosunku pracy, ale także zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia oraz praktykantów i stażystów. Zatem także tym osobom pracodawca powinien zapewnić stanowisko pracy odpowiadające przepisom bhp i zasadom ergonomii. Wynika to także z art. 304 k.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany zapewnić bhp pracy osobom wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz studentom i uczniom niebędącym pracownikami.
Ponadto z definicji pracownika zawartej w rozporządzeniu wynika, że uprawnienia przysługują osobom użytkującym w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, czyli co najmniej 4 godziny (lub 3,5 godziny, jeżeli jest to osoba niepełnosprawna). Wymiar etatu ustalony w umowie o pracę nie ma znaczenia. Natomiast osobom pracującym krócej należy także zapewnić bhp pracy przy monitorze ekranowym, wynika to z ogólnego obowiązku przestrzegania przepisów i zasad bhp. Osoby takie nie będą miały jednak prawa do przerwy po godzinie pracy z komputerem (lub łączenia przemiennego pracy) oraz do okularów korygujących wzrok, o których jest mowa poniżej.
Należy pamiętać, że praca przy obsłudze monitorów ekranowych powyżej 4 godzin na dobę jest wzbroniona kobietom w ciąży (pkt IV załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet).
Okulary dla pracownika
Pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary:
  •  każdej zatrudnionej osobie, w tym praktykantowi i stażyście, pod warunkiem użytkowania przez nią w czasie pracy monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (par. 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Pracownikom użytkującym krócej monitor ekranowy pracodawca nie musi zapewnić okularów,
  •  zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (par. 8 ust. 2 rozporządzenia).
Badania przeprowadzane są w ramach profilaktycznej ochrony lekarskiej, czyli badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Podczas takich badań, przed wydaniem orzeczenia, lekarz medycyny pracy powinien - jeżeli ze skierowania na badania lub z informacji otrzymanej od badanego wynika, że wykonywana praca wiąże się z obsługą monitora ekranowego - skierować pracownika do okulisty. Orzeczenie lekarza okulisty, stwierdzające potrzebę stosowania okularów przy obsłudze monitora, jest podstawą dla pracodawcy do zapewnienia odpowiednich okularów. Należy zauważyć, że orzeczenie musi stwierdzać potrzebę stosowania okularów ze względu na obsługę monitora, a nie wadę wzroku, choć w wielu przypadkach obie te przyczyny wiążą się ze sobą. Osoby około 40 roku życia, z wadą wzroku, mogą potrzebować do pracy z komputerem okularów dwuogniskowych.
Może mieć miejsce sytuacja, gdy potrzeba korzystania z okularów do pracy z monitorem zostanie stwierdzona podczas badania okulistycznego poza profilaktyczną opieką zdrowotną, podczas zwykłego badania. Wydane wówczas orzeczenie lekarskie stwierdzające potrzebę stosowania okularów przy obsłudze monitora moim zdaniem również jest podstawą dla pracodawcy do zapewnienia odpowiednich okularów. Nie można bowiem pozbawić pracownika prawa do okularów korygujących z powodu wydania orzeczenia poza profilaktyczną opieką zdrowotną.
Zapewnienie pracownikowi okularów oznacza, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty:
  •  szkieł korekcyjnych odpowiadających wskazaniom orzeczenia lekarskiego (w tym także dwuogniskowych),
  •  najtańszych oprawek okularowych.
Pracodawca nie jest zobowiązany pokryć kosztów zakupu:
  •  okularów nieprzeznaczonych do pracy przy obsłudze komputera (zwykłych korygujących),
  •  tzw. okularów ochronnych przed promieniowaniem UV czy jonizującym,
  •  szkieł z powloką antyrefleksyjną.
Jeżeli pracownik chciałby, aby szkła korekcyjne miały dodatkowe walory (takie jak np. wyżej wymienione), wówczas powinien za nie dopłacić. Nie ma jednak przeszkód, aby sam pracodawca poniósł dodatkowe koszty. Nie jest to jednak obowiązek pracodawcy, lecz jego dobra wola. Na takich samych zasadach pracownik dopłaca za droższą oprawę.
Praca na odległość
Telepraca to stosunek łączący pracodawcę z oddalonym od niego pracownikiem, z którym porozumiewanie się następuje poprzez pocztę elektroniczną, fax i telefon. Są to podstawowe narzędzia pracy telepracownika. Telepraca może być wykonywana w domu u pracownika, u klienta, w przedsiębiorstwach wspólników i dostawców, a nawet w samochodzie, w pociągu, w hotelu i na lotnisku, wszędzie. Telepraca jest nie tylko zmianą miejsca wykonywania pracy, ale także zmianą sposobu organizacji i wykonywania zadań składających się na procesy pracy.
W polskim prawie brak jest odrębnych przepisów regulujących stosunki między pracodawcą a pracownikiem wykonującym swe obowiązki przy użyciu technologii informatycznych. Za podstawę telepracy można przyjąć art. 128 k.p., z którego wynika, że pracownik świadczący pracę powinien znajdować się w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pracownik może więc wykonywać pracę w innym miejscu niż zakład pracy. Konieczne jest przy tym, by zostało zachowane podporządkowanie (jako niezbędna cecha stosunku pracy) - nawet w formie kontaktu za pomocą nowych środków komunikowania się na odległość. Z art. 22 par. 1 k.p. wynika, że miejsce pracy wyznacza pracodawca. W przypadku telepracy pracodawca sprawuje nadzór nad wyborem miejsca wykonywania pracy przez pracownika, gdyż wyłącznie pracodawca ma prawo wyznaczania telepracownikowi miejsca wykonywania pracy. W zależności od ustaleń umowy o pracę, przeniesienie komputera w inne miejsce może wymagać zgody pracodawcy, a nawet zmiany umowy o pracę.
Z telepracownikiem można zawrzeć umowę o pracę każdego rodzaju (np. na czas nieokreślony, na czas wykonania określonej pracy). Istotne jest wskazanie miejsca wykonywania pracy i sposób komunikowania się z pracodawcą. Kolejnym elementem jest określenie czasu pracy. Można skorzystać z zadaniowego systemu czasu pracy albo określić odpowiednią proporcję czasu pracy wykonywanej poza siedzibą pracodawcy. Telepracownika obejmują przepisy k.p. o czasie pracy, w tym dotyczące godzin nadliczbowych, rekompensaty za pracę w niedziele i święta, prowadzenia ewidencji czasu pracy.
W umowie wskazuje się także monitoring ilości i jakości pracy (chodzi tu o sposób i formę nadzoru nad pracownikiem wykonującym pracę poza lokalami pracodawcy). Ze specyfiką telepracy wiąże się wprowadzenie odpowiedniego systemu ocen i płac. Pracownik jest rozliczany ze zrealizowanych zleceń czy zadań w określonym czasie, dlatego najłatwiej jest zastosować wynagrodzenie akordowe. Pracodawca ma obowiązek zapewnić telepracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Z art. 207 k.p. wynika, że pracodawca powinien zagwarantować przestrzeganie przepisów bhp w miejscach, w których telepraca jest świadczona. Jest to szczególnie trudne w sytuacji, gdy miejscem pracy jest dom pracownika. Ponadto w umowie warto wymienić urządzenia należące do wyposażenia telepracownika i rozstrzygnięcie kwestii odpowiedzialności za powierzone mienie.
Zmiana prawa
Obecnie na podpis prezydenta czeka uchwalona nowelizacja k.p., która przewiduje dodanie do w dziale drugim kodeksu po rozdziale IIa rozdziału IIb Warunki zatrudniania pracowników w formie telepracy. Za telepracę zostanie uznana praca wykonywana stale (systematycznie, regularnie) poza zakładem pracy, z wykorzystaniem technologii informatycznej. Pracodawca powinien uzgodnić ze związkami zawodowymi lub w razie ich braku z przedstawicielami pracowków porozumienie o ogólnych warunkach stosowania telepracy.
Telepracownikiem będzie mogła zostać osoba wykonująca pracę z wykorzystaniem technologii informatycznej, czyli w większości przypadków po prostu pracująca przy komputerze i przekazująca wyniki pracy pracodawcy za pośrednictwem np. internetu. Telepracownikiem będzie można zostać od razu przy popisywaniu umowy o pracę lub też w późniejszym terminie. W tym drugim wypadku będzie jednak wymagana zgoda pracownika. Z tego względu nie będzie można powierzyć telepracy w drodze art. 42 par. 4 k.p., czyli z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, nie dłużej niż na trzy miesiące.
Każda ze stron umowy o pracę, w okresie trzech miesięcy od rozpoczęcia telepracy, będzie mogła wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie jej wykonywania, a druga strona będzie miała obowiązek ten wniosek uwzględnić. Po tym terminie uwzględnienie wniosku pracownika będzie zależne od woli pracodawcy, natomiast on sam będzie mógł przerwać wykonywanie telepracy w drodze wypowiedzenia zmieniającego.
Jeżeli pracodawca i pracownik nie postanowią inaczej, pracodawca będzie miał obowiązek dostarczyć telepracownikowi niezbędny i ubezpieczony sprzęt, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem i konserwacją sprzętu oraz zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu. Nie będzie jednak przeszkód przy wykorzystaniu przez pracownika własnego sprzętu, jednakże w takim wypadku strony powinny uzgodnić szczegółowe zasady takiego rozwiązania. Należy zaznaczyć, że w takim wypadku pracownik powinien otrzymywać dodatkowe wynagrodzenie.
Dodatkowo nowelizacja przewiduje wiele innych szczegółowych uregulowań kwestii telepracy dotyczących m.in.:
  •  zasady ochrony danych,
  •  szkoleń pracownika,
  •  zasad kontaktowania się pomiędzy pracodawcą i pracownikiem,
  •  kontroli wykonywania pracy.
Znalazł się w niej również przepis zabraniający pracodawcy izolowania telepracownika od innych osób zatrudnionych w jego firmie. Pracodawca będzie miał obowiązek umożliwić telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy i kontaktowanie się z innymi pracownikami.
EWA DRZEWIECKA
ewa.drzewiecka@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 22, art. 42, art. 52 par. 1, art. 94 pkt 6, art. 97 par. 1, art. 100 par. 2 pkt 4, art. 124, art. 127, art. 304 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Art. 74 par. 3 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).
Wzór umowy o telepracę / DGP