Płatnik składek za każdy miesiąc jest zobowiązany przekazać do ZUS-u komplet dokumentów rozliczeniowych za swoich ubezpieczonych, a więc deklarację rozliczeniową wraz z dokumentami rozliczeniowymi.

Za osobę, która podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, należne składki są wykazywane w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA. Za osobę, która podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, składki są wykazywane w raporcie ZUS RZA. Płatnik przekazuje do ZUS-u również informację o wypłaconych świadczeniach (np. zasiłek chorobowy, wynagrodzenie za czas choroby) i przerwach w opłacaniu składek, w tym celu przekazuje raport ZUS RSA.

Wynagrodzenie za czas choroby

Każdy pracodawca jest zobowiązany do wypłaty swoim pracownikom wynagrodzenia za czas choroby, niezależnie od tego, ilu zatrudnia pracowników. Zgodnie art. 92 kodeksu pracy za czas niezdolności do pracy, trwającą łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownik zachowuje prawo do tzw. wynagrodzenia chorobowego, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy przewidują wyższe wynagrodzenie. Za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.

Na raporcie ZUS RSA pracodawca wykazuje okres przerwy w opłacaniu składek z powodu niezdolności do pracy pracownika, spowodowany chorobą, oraz kwotę wypłaconego wynagrodzenia chorobowego, które jest finansowane ze środków pracodawcy.

Natomiast zasiłki oraz inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego, oraz wypadkowego wypłaca pracodawca, jeżeli jest uprawniony do wypłaty tych świadczeń. Płatnik wypłaca zasiłki, gdy zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (liczbę ubezpieczonych ustala się na dzień 30 listopada poprzedniego roku), gdy ubezpiecza mniejszą liczbę osób, zasiłki wypłaca ZUS.

Pracodawca, który nie wypłaca zasiłku dla chorego pracownika, który ma do niego prawo, składa do ZUS-u raport ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia przerwy, podając okres niezdolności do pracy, natomiast nie wypełnia pola liczba dni zasiłkowych/ liczba wypłat. Płatnik uprawniony do wypłaty zasiłków na składanym raporcie wykazuje kod świadczenia przerwy okres liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat oraz wypłaconą kwotę.

RAPORT RSA

Przerwy w raporcie RSA spowodowane chorobą pracownika są wykazywane z następującym kodem świadczenia/przerwy:

331 - wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy

335 - wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy

Świadczenia wypłacane z ubezpieczenia chorobowego

313 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego

317 - wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego

321 - świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego

323 - wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego

212 - zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia chorobowego

215 - wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego

Świadczenia wypłacane z ubezpieczenia wypadkowego

314 - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego

318 - wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego

322 - świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego

324 - wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego

214 - zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia wypadkowego

216 - wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego

Świadczenia chorobowe

Przy wypełnianiu dokumentów należy pamiętać, iż zarówno wynagrodzenie za czas choroby, jak i pozostałe świadczenia chorobowe powinny być wykazywane w raporcie ZUS RSA, składanym za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata. Okres, za który zostały wypłacone świadczenia lub wynagrodzenie chorobowe, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca, za który jest składany raport RSA. Oznacza to, że daty wykazane w raporcie mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień miesiąca, za który raport jest składany, nie mogą być natomiast późniejsze. Wobec tego składając raport RSA za wrzesień, pracodawca może wykazać w nim wynagrodzenie wypłacone pracownikowi we wrześniu za okres przed 1 września (np. za sierpień), nie może natomiast wykazać okresu po 30 września (a więc okresu od 1 października).

Wykazany w raporcie RSA okres - od do - nie może również wykraczać poza rok kalendarzowy. Jeżeli w styczniu pracodawca będzie wypłacał pracownikowi wynagrodzenie chorobowe za okres np. od 29 grudnia 2007 r. do 6 stycznia 2008 r., to powinien wypełnić za pracownika dwie pozycje w raporcie ZUS RSA - w jednej pozycji wykaże okres od 29 do 31 grudnia i kwotę należną za ten okres, w drugiej wykaże okres od 1 do 6 stycznia i kwotę wynagrodzenia przypadającą na ten okres. W taki sam sposób należy postąpić przy wypłacie na przełomie miesiąca zasiłków i innych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego.

Pracodawca, który wypłaca wynagrodzenie, zasiłki, wyrównanie zasiłków w pole liczba dni zasiłkowych liczba wypłat wpisuje liczbę dni za które świadczenie jest wypłacane. Przy wypłacie świadczenia rehabilitacyjnego wpisuje liczbę wypłat (czyli miesięcy za które następuje wypłata tego świadczenia).

PRZYKŁAD

PODWYŻKA WYNAGRODZENIA

We wrześniu pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia z wyrównaniem od 1 kwietnia, w związku z podwyżką wynagrodzenia pracownik we wrześniu otrzymał wyrównanie wynagrodzenia chorobowego za okres od 5 do 10 lipca w wysokości 100 zł. W raporcie ZUS RSA sporządzanym za wrzesień pracodawca wpisuje w pole kod tytułu ubezpieczenia 01 10 00 w pole 02 kod świadczenia/przerwy 335, w pole 03 okres „od do” 05.07-10.07, w pole 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat - 06, w pole 06 kod choroby z L4, w pole 07 kwotę 100 zł.

PRZYKŁAD

ZASIŁEK CHOROBOWY

Pracownik zachorował w dniu 26 sierpnia i do 5 września był niezdolny do pracy. Pracodawca we wrześniu za okres choroby wypłacił mu zasiłek chorobowy w wysokości 400 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za sierpień, pracodawca w dokumentach składanych za ten miesiąc nie składa raportu RSA z kodem świadczenia przerwy 313, gdyż w sierpniu nie wypłacił zasiłku. Zasiłek chorobowy powinien być wykazany w raporcie RSA składanym za wrzesień, gdyż w tym miesiącu zasiłek ten został wypłacony. W raporcie ZUS RSA sporządzanym za wrzesień pracodawca wpisuje w pole kod tytułu ubezpieczenia 01 10 00, w pole 02 kod świadczenia/przerwy 313, w pole 03 okres „od do” 26.08 - 05.09, w pole 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat wpisze 11, w pole 06 kod choroby z L4, w pole 07 kwotę 400 zł.

PRZYKŁAD

RAPORT ZUS RCA

Pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby w okresie od 1 do 31 sierpnia. Natomiast w okresie od 1 do 30 września był zdrowy i pracował, jednak w tym miesiącu nie zostało mu wypłacone wynagrodzenie. We wrześniu pracodawca wypłacił pracownikowi zasiłek chorobowy w wysokości 1500 zł. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za wrzesień, pracodawca powinien złożyć za pracownika raport RSA, gdzie w pole kod tytułu ubezpieczenia wpisze 01 10 00 w pole 02 kod świadczenia/przerwy 313, w pole 03 okres „od do” 01.08-31.08, w pole 05 liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat wpisze 31, w pole 06 kod choroby z L4, w pole 07 kwotę 1500 zł. Za tego pracownika pracodawca za wrzesień powinien również złożyć raport ZUS RCA z kodem tytułu do ubezpieczeń 01 10 00, gdzie w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisze 0,00.

MICHAŁ JAROSIK

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz.74 z późn. zm.).

■  Art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2005r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).