Wysokość ekwiwalentu przysługującego pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustalana jest według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

Aby określić wysokość podstawy ekwiwalentowej, należy przede wszystkim zbadać, z jakich elementów składało się wynagrodzenie w dniu nabycia przez pracownika prawa do ekwiwalentu. Podstawę wymiaru oblicza się bowiem w różny sposób, w zależności od tego, czy pracownik otrzymuje pensję w stałej miesięcznej stawce, czy jest ona złożona ze zmiennych elementów. Wyróżnia się trzy grupy składników wynagrodzenia:

  •  pierwsza grupa to wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
  •  druga - wynagrodzenie przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (zmienne składniki),
  •  trzecią grupę stanowią składniki wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Stałe składniki pensji w stawce miesięcznej ustala się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. W przypadku wynagrodzenia składającego się ze zmiennych elementów, składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uzyskane w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uśrednia się dzieląc ich sumę przez 3. Gdy składniki wynagrodzenia przysługują pracownikowi za czas dłuższy niż miesiąc, to uśrednia się je przez zsumowanie gratyfikacji wypłaconych w okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu i podzielenie otrzymanej kwoty przez 12. Przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się także te składniki wynagrodzenia, które przysługiwały za okres, z jakiego ustalana jest ta podstawa, a zostały wypłacone w terminie późniejszym.

JAKICH ELEMENTÓW NIE UWZGLĘDNIA SIĘ W PODSTAWIE EKWIWALENTU

Przy ustalaniu wysokości podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy przepisy prawa pracy wymagają od nas pominięcia takich elementów wynagrodzenia, jak:

  •  jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
  •  wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  •  nagrody jubileuszowe,
  •  wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  •  ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
  •  wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,
  •  nagrody z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
  •  odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
  •  wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie ustania stosunku pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymywał miesięczne wynagrodzenie w zmiennej wysokości uzależnionej od wyników jego pracy. W ciągu ostatnich trzy miesięcy wynosiło ono odpowiednio: za kwiecień - 1500 zł, za maj - 2000 zł, za czerwiec - 1800 zł. W czerwcu pracownikowi przysługiwała także premia za najlepsze wyniki w pracy, wyniosła ona 500 zł. 16 lipca pracownik rozwiązał łączącą go z pracodawcą umowę o pracę. W przeciągu ostatniego miesiąca przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 5 dni. Jak ustalić wysokość podstawy należnego mu ekwiwalentu urlopowego? Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu za 8 dni urlopu?

1. Krok - ustalamy składniki wynagrodzenia:

(1500 zł + 2000 zł + 1800 zł) : 3 = 1766,67 zł - uśredniona wielkość miesięcznego wynagrodzenia,

500 zł - jednorazowa premia.

2. Krok - ustalamy czas pracy:

20 dni w kwietniu,

21 dni w maju,

20 dni w czerwcu - 5 dni zwolnienia lekarskiego = 15 dni,

razem: 20 dni + 21 dni + 15 dni = 56 dni - tyle czasu pracownik rzeczywiście przepracował w ciągu 3 miesięcy poprzedzających prawo do nabycia urlopu wypoczynkowego,

20 dni + 21 dni + 20 dni = 61 dni - tyle powinien przepracować zgodnie z harmonogramem pracy.

3. Krok - uzupełniamy podstawę do wyliczenia ekwiwalentu:

Sumujemy wynagrodzenia, jakie otrzymał pracownik w przeciągu 3 miesięcy poprzedzających moment rozwiązania stosunku pracy. Nie bierzemy pod uwagę premii, którą otrzymał w czerwcu, ponieważ miała ona charakter okazjonalny. Nie uwzględniamy także wynagrodzenia, jakie otrzymał on z tytułu przebywania na zwolnieniu lekarskim:

1500 zł + 2000 zł + 1800 zł = 5300 zł

Sumę wynagrodzeń z 3 miesięcy dzielimy przez liczbę dni pracy, za które zostało wypłacone to wynagrodzenie:

5300 zł : 56 dni = 94,64 zł

Otrzymany wynik mnożymy przez liczbę dni pracy, jakie pracownik w powyższym okresie powinien przepracować zgodnie z harmonogramem pracy,

94,64 zł x 61 dni = 5773,04 zł

Następnie otrzymaną kwotę dzielimy przez 3 i w ten sposób otrzymujemy wysokość podstawy potrzebnej do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

5773,04 zł : 3 = 1924,35 zł

Podstawa ekwiwalentu wynosi zatem 1924,35 zł.

4. Krok - obliczamy ekwiwalent urlopowy

Ustalone kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i oblicza ekwiwalent za jeden dzień urlopu. Otrzymaną sumę należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy.

Następnie ustalony ekwiwalent za dzień urlopu dzieli się przez 8 godzin i mnoży otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Obliczamy ekwiwalent za jeden dzień urlopu:

1924,35 : 21 (współczynnik w 2007 roku) = 91,64 zł

Współczynnik oblicza się odejmując od liczby dni w danym roku łączną liczbę niedziel i świąt oraz liczbę dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Otrzymany wynik dzieli się przez 12. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik ekwiwalentowy ulega proporcjonalnemu pomniejszeniu w stosunku do etatu.

Obliczamy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu:

91,64 zł : 8 = 11,46 zł

Obliczamy należny ekwiwalent za 8 dni niewykorzystanego urlopu:

8 dni urlopu = 64 godz.

64 godz. x 11,46 zł = 733,44 zł

Kwotę należnego ekwiwalentu należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika, opodatkować i oskładkować.

Nieprzepracowane trzy miesiące

W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy, które bierze się pod uwagę w standardowych ustaleniach dotyczących wysokości podstawy ekwiwalentu, zmuszeni jesteśmy postąpić nieco inaczej. Otóż wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez pracownika dzieli się wtedy przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie. Następnie otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik by przepracował w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy.

Urlop na godziny

Urlop ustalany jest w wymiarze godzinowym. W związku z tym, chcąc określić wysokość ekwiwalentu, należy obliczyć jego wartość przypadającą kolejno na jeden dzień i na jedną godzinę. Aby obliczyć ekwiwalent za jeden dzień urlopu, podstawę wymiaru dzieli się przez współczynnik, który pracodawca ustala odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Uzyskany wynik podzielony przez 8 godzin daje ekwiwalent za jedną godzinę urlopu. Teraz wystarczy go pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu.

ANNA STĘŻYCKA

anna.stezycka@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

 Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).