Jak napisać dobre CV i list motywacyjny

Z ankiet przeprowadzonych wśród osób zajmujących się rekrutacją wynika, że do najczęstszych błędów należą:

•  mało czytelna, mało przejrzysta forma CV (tekst ciągły, bez wyróżnień, akapitów)
•  brak aktualnego zdjęcia
•  załączenie zdjęcia z wakacji, a nawet w stroju bikini
•  zbyt duża liczba szczegółowych informacji
•  zbyt mała liczba konkretnych informacji
•  błędy ortograficzne i literówki
•  błędna nazwa firmy, do której jest wysyłane CV
•  brak stanowiska lub numeru referencyjnego

Takie CV lądują w koszu. Ponadto w przekonaniu pracowników działów personalnych kandydaci wysyłają to samo CV i list motywacyjny na wszystkie oferty. Tymczasem oba dokumenty należy dostosować do treści ogłoszenia, w tym zawartych w nim wymogów oraz profilu firmy. Osoba dokonująca selekcji wybiera te, które na pierwszy rzut oka wydają się czytelne, rzeczowe, podkreślające umiejętności potrzebne na danym stanowisku.

Firma poszukująca

Zanim zacznie się pisać CV, należy dokładnie przestudiować treść ogłoszenia, a także wejść na stronę internetową danej firmy. Pozwoli to szczegółowo określić, kogo dokładnie poszukuje firma, o jakich umiejętnościach i co w związku z tym zawrzeć w CV, a co w liście motywacyjnym. Informacje w tych dokumentach nie powinny się pokrywać. Na przykład pracownika poszukuje firma produkująca narzędzia. Po sprawdzeniu jej w internecie okazuje się, że jest to mała, rodzinna, ale prężna firma mająca sieć własnych sklepów, która zdobyła ostatnio medal na targach w Poznaniu oraz wyróżnienie Przyjazny pracodawca.

Wówczas w CV można wyróżnić pogrubioną czcionką (boldem) nasze umiejętności oraz zdobyte doświadczenie pasujące do profilu firmy, np. zatrudnienie w firmie o podobnej wielkości, mającej również różnorodny asortyment, a w liście motywacyjnym podkreślić, że interesuje nas praca w małej rodzinnej firmie, która została wyróżniona za sposób traktowania swoich pracowników, ponieważ nie chcemy być już jednym z wielu księgowych w dużej korporacji.

Układ i format

CV musi przede wszystkim pokazywać ciągłość. Bardzo duże znaczenie ma kolejność informacji. Na początku w tzw. stopce podajemy:

•  imię i nazwisko
•  adres zamieszkania (nie trzeba pełnego, wystarczy miasto, ulica)
•  telefon kontaktowy
•  adres mailowy

CV powinno zająć, zależnie od posiadanego doświadczenia, od jednej do maksymalnie czterech stron A4. Należy unikać ozdobników. Wystarczy prosta, czytelna czcionka, np. Times New Roman, Arial na białej, czystej kartce papieru.

Warto też zamieścić datę urodzenia oraz stan cywilny. Wiele osób unika podawania tych danych, w przekonaniu, że nikt nie będzie chciał zatrudnić pięćdziesięciolatka czy młodej mamy. Z drugiej strony lepiej zostać zaproszonym na rozmowę do firmy, która od razu znała te informacje.

Pod danymi osobowymi ci, którzy mogą, powinni wyraźnie zaznaczyć swój najważniejszy atut, np. autor dwudziestu kampanii marketingowych, księgowa z piętnastoletnim doświadczeniem, praktyk i autor czterech książek o podatku VAT, analityk firm x, y, z (pod warunkiem, że firmy x, y, x są znane i dobrze kojarzone).

Wykształcenie

Należy tu podać zdobyte stopnie naukowe lub zawodowe. Wymienia się je w odwróconym porządku chronologicznym. Najpierw piszemy datę zdobycia, potem wynikające z tego uprawnienia, np. inżynier, ekonomista, polonista, technik elektronik, następnie nazwę uczelni (lub szkoły) oraz informację, na jakim wydziale została obroniona praca magisterska/dyplomowa.

Warto też wymienić dodatkowe uprawnienia, np. doradcy podatkowego, biegłego rewidenta, kierownika budowy, elektryka od linii wysokiego napięcia. Można je zamieścić pod oddzielnym hasłem: uprawnienia.

Osoby studiujące lub mające już wyższe wykształcenie nie muszą pisać, jakie liceum kończyły, ale kandydaci ze średnim wykształceniem - powinni.

Doświadczenie zawodowe

W odwróconym porządku chronologicznym należy wymienić zajmowane stanowisko i zakres obowiązków. Aby informacja była czytelna, warto zastosować taką kolejność:

•  okres zatrudnienia (luty 2004 - marzec 2007),
•  zajmowane stanowisko (analityk finansowy),
•  zakres obowiązków (przygotowywanie comiesięcznych raportów ze sprzedaży, zestawień kosztów z podziałem na kategorie, poniesionych strat, opracowanie zrealizowanego planu oszczędnościowego, zysk dla firmy xx tys. zł, opracowanie nowej strategii sprzedaży). Warto też wymienić projekty, przy których pracowaliśmy, np. analiza finansowa kampanii reklamowej szamponu Łupież. Można tu też umieścić znane, dobrze kojarzące się marki, np. nazwę produktu, firmy lub nazwisko osoby o dużym autorytecie,
•  nazwa firmy (nie należy podawać adresu, NIP-u, wystarczy aktualna nazwa. Jeśli firma jest mało znana w danej branży, można też dodać jej profil, np. Arko - producent elementów do mebli).

W CV nie można zawierać wszystkich doświadczeń zawodowych, trzeba przedstawić te, które są najważniejsze przy ubieganiu się o dane stanowisko. Należy używać zrozumiałego, prostego słownictwa. Nie można stosować zdań podrzędnie złożonych. Jeśli ktoś był odpowiedzialny za duże pieniądze, np. nadzorował budżet, dokonywał przelewów albo kierował dziesięcioosobowym zespołem albo projektem, to także powinien o tym napisać. Najlepiej bezosobowo: nadzorowanie pracy pięciu osób z działu personalnego. Należy przy tym unikać ogólników. Lepiej się czyta konkretne liczby i fakty. Pracodawca bowiem wie generalnie, co należy do zadań analityka, z CV chce się dowiedzieć, jakie namacalne osiągnięcia ma osoba, którą zatrudni.

Kursy

Należy umieścić tylko te szkolenia, które naprawdę mają znaczenie przy wykonywaniu pracy i są wciąż aktualne. Mając kilkuletnie doświadczenie zawodowe, nie warto wspominać o praktykach z czasów studiów, ponieważ jest to już przeszłość. One były ważne przy ubieganiu się o pierwszą pracę. Z kolei analityk nie powinien pisać, że ukończył kurs Excela, ponieważ doskonała znajomość tego programu jest niezbędna do wykonywania jego pracy. Podobnie obowiązkiem księgowego jest śledzenie przepisów prawnych. Jednak handlowiec może dokształcać się m.in. z technik sprzedaży, komunikacji interpersonalnych, tworzenia baz danych. Przy kursach warto podać czas jego trwania i organizatora.

Dodatkowe informacje

Pod tą kategorią warto wyliczyć wszystkie nasze zalety, w tym znajomość specjalistycznych programów komputerowych, znajomość języków obcych. Umiejętności te powinny jednak wiązać się z oferowanym stanowiskiem - nie ma sensu pisać o uprawnieniach operatora wózka widłowego, jeśli celem jest praca w reklamie.

Referencje

Powinny być podawane tylko wtedy, gdy w ofercie pracy jest taki wymóg. Nie warto jednak dołączać pisma z referencjami, bo potencjalny pracodawca nie potraktuje go wiarygodnie. Jeśli będzie chciał poznać opinię innych osób, skontaktuje się telefonicznie. Dlatego w CV można podać imię i nazwisko pracodawcy czy współpracownika oraz ew. firmę, jaką reprezentują, pracodawcy czy współpracownika. Wcześniej jednak trzeba uzyskać od nich zgodę. Nie można zamieszczać numeru telefonu ani adresu e-mailowego.

JOLANTA GÓRA

jolanta.gora@infor.pl