Już od lipca prawie milion firm będzie musiało korzystać w kontaktach z ZUS z bezpiecznego podpisu. Rząd nie planuje na razie odłożenia wejścia w życie nowej formy podpisywania dokumentów. Eksperci i pracodawcy krytykują nowe przepisy jako zbyt rygorystyczne dla małych firm.
NOWOŚĆ
Od 21 lipca 2008 r. wszystkie dokumenty elektroniczne przekazywane do ZUS przez firmy zatrudniające więcej niż pięć osób będą musiały być opatrzone bezpiecznym e-podpisem. Według Pawła Wypycha, byłego prezesa ZUS, wejście w życie tych przepisów spowoduje niepotrzebny bałagan i koszty dla firm. Jego zdaniem program Płatnik gwarantuje bezpieczeństwo danych i prawidłowo rozpoznaje firmy. Eksperci przestrzegają, że jeśli pracodawcy już teraz nie rozpoczną ubiegania się o e-podpis, mogą z tym nie zdążyć przed ustawowym terminem.

Podpis z karty

- Rząd nie planuje odłożenia wejścia w życie przepisów nakładających na płatników obowiązek korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego - mówi Agnieszka Chłoń-Domińczak, wiceminister pracy i polityki społecznej.
Taki obowiązek nałożyła na nich ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn. zm.). Przedsiębiorcy, którzy będą musieli przekazywać dokumenty do ZUS korzystając wyłącznie z bezpiecznego podpisu, będą więc musieli zwrócić się do jednej z trzech firm mających prawo do ich wydania, czyli do Polskiej Wytwórnii Papierów Wartościowych, Krajowej Izby Rozliczeniowej lub Unizeto Technologies. Mogą to zrobić osobiście lub za pośrednictwem poczty.
- Przygotowaliśmy elektroniczny formularz, który trzeba wypełnić. Następnie w obecności notariusza musi być złożony podpis i tak przygotowane dokumenty trzeba przesłać do naszej firmy - mówi Adam Dąbrowski z Unizeto Technologies.
Wskazuje, że od momentu otrzymania takiej przesyłki certyfikat jest przygotowany w ciągu siedmiu dni. Jednak według Elżbiety Włodarczyk z KIR dotychczas wszystkie podpisy były generowane w Warszawie i czas oczekiwania na zestaw wynosił dwa tygodnie.
- Obecnie podpis elektroniczny można wyrobić od ręki we wszystkich placówkach - mówi Elżbieta Włodarczyk.
Tomasz Kulisiewicz, ekspert Stowarzyszenia Komputer w Firmie zwraca uwagę, że ze względu na fakt, iż certyfikat jest przypisany do konkretnej osoby, pracodawcy będą musieli posiadać kilka takich stanowisk. To dlatego, że jeśli jeden z pracowników będzie chory lub na urlopie, wymiana dokumentów z ZUS będzie sparaliżowana.

Kosztowny przymus

Obowiązek podpisywania bezpiecznym podpisem elektronicznym wszystkich dokumentów przekazywanych do ZUS spowoduje wzrost kosztów prowadzenia firm. Według informacji przekazanych przez Adams Dąbrowskiego z Unizeto Technologies najtańszy zestaw można kupić za około 300 zł. Według Elżbiety Włodarczyk za pełny zestaw, w skład którego wchodzi certyfikat kwalifikowany, karta kryptograficzna, czytnik kart i licencja, trzeba zapłacić od 296 zł do 348 zł.
- W najgorszej sytuacji znajdą się firmy rzemieślnicze zatrudniające do dziesięciu pracowników. Dla nich jednorazowy wydatek rzędu 300 zł może spowodować problemy finansowe. Dodatkowo każdego roku będzie trzeba płacić za odnowienie licencji - mówi Tadeusz Kliś, wiceprezes Związku Rzemiosła Polskiego i członek Rady Nadzorczej ZUS.
Według niego nakładanie na przedsiębiorców dodatkowych obowiązków nie ma uzasadnienia merytorycznego. Większość z nich będzie korzystać z takiego certyfikatu wyłącznie w kontaktach ZUS.
- Sam ZUS też nic nie zyska na wprowadzeniu e-podpisu, bo obowiązujący program przekazywania dokumentów Płatnik jest bezpieczny i nie ma potrzeby go zmieniać - dodaje Tadeusz Kliś.

Długie kolejki

Według informacji przekazanych przez Annę Bartoń z Centrali ZUS wynika, że obowiązek przekazywania dokumentacji drogą elektroniczną obejmie 922 tys. przedsiębiorców.
- Firmy mogą nie zdążyć z jego otrzymaniem. A jeśli tacy płatnicy będą próbować przekazać do ZUS dokumenty nieopatrzone kwalifikowanym podpisem, to zostaną odrzucone przez system informatyczny. W efekcie może powstać zator w przekazywaniu dokumentów podobny do tego, jaki miał miejsce w 2000 roku - mówi Paweł Wypych.
Tomasz Kulisiewicz wskazuje, że może się powtórzyć bałagan, jaki powstał w czasie wymiany dowodów osobistych.
- Zarówno firmy, jak i biura rachunkowe będą czekać do ostatniej chwili, licząc na zmianę przepisów - zauważa.

Pieniądze w próżni

Eksperci przestrzegają, że płatnicy, którzy nie otrzymają certyfikatu, nie będą mogli przekazać do ZUS dokumentów w formie papierowej. Pojawią się wtedy zaległości w przesyłaniu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i korekty tych dokumentów. A firmy, nawet nie mając e-podpisu, będą przekazywać składki na ubezpieczenie społeczne do ZUS. Środki te nie będą jednak księgowane na kontach emerytalnych ubezpieczonych i przekazywane do OFE.
- Budżet będzie więc musiał zapłacić karne odsetki OFE za opóźnienia - wskazuje Paweł Wypych.
Część osób może też na przykład stracić prawo do zasiłku chorobowego z powodu niezłożenia w terminie wymaganych dokumentów.
300 zł trzeba zapłacić za najtańszy zestaw do bezpiecznego podpisu elektronicznego