problem: Pracodawcy będą musieli założyć – poza aktami osobowymi pracowników – odrębną dokumentację dotyczącą czasu pracy. Przy czym trafi do niej część dokumentów z dotychczasowej części B akt osobowych, ale także takie, które obecnie nie są w nich przechowywane. A to nie koniec utrudnień dla pracodawców, jakie czekają na nich już od 1 stycznia. Otóż ewidencja czasu pracy będzie musiała zawierać dużo więcej danych niż dotychczas. Ponadto wydłuży się – i to wielokrotnie – czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy.

i. więcej zbierzemy, dłużej poczekamy

Sposób przechowywania dokumentacji czasu pracy to bardzo ważne zagadnienie w praktyce. Są firmy, w których na dokumentację tę w odniesieniu do każdego pracownika przypada od kilku do kilkunastu dokumentów miesięcznie, np. harmonogram czasu pracy i zmiany do niego, polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, wnioski o wyjście prywatne i odbiór czasu wolnego za nadgodziny oraz karta ewidencji czasu pracy. Zatem sposób i okres przechowywania takich dokumentów jest ważny zarówno z punktu widzenia pracochłonności procesu, jak i kosztów ich przechowywania.
Dotychczas większość dokumentów z tego obszaru była niszczona po upływie trzech lat, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, zgodnie z art. 291 kodeksu pracy (k.p.). Niestety okres ich przechowywania od 1 stycznia 2019 r. ulegnie wydłużeniu na mocy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej jako ustawa z 10 stycznia 2018 r.). Akt ten zmienia bowiem pojęcie dokumentacji pracowniczej, zdefiniowane w art. 94 pkt 9a k.p. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu – obejmie ona dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. I te wszystkie dokumenty zgodnie z nowymi regulacjami trzeba będzie przechowywać co najmniej 10 lat lub 50 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych przed reformą emerytalną, czyli przed 1 stycznia 1999 r., lub zatrudnionych później, za których pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS, które mają obejmować wszystkich pracowników zgłoszonych po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych od stycznia 1999 r. W praktyce wykonanie tego obowiązku (tj. złożenie raportów informacyjnych do ZUS) jest dla firm bardzo trudne ze względu na objęcie jego zakresem czasowym aż 20 lat – od 1999 do 2018 r.
Warto zwrócić uwagę także na samą nazwę nowego rozporządzenia wykonawczego, które ma wejść w życie od 1 stycznia 2019 r. Chodzi o rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (obecnie na etapie projektu, ostatnia wersja z 13 września 2018 r.). Jak widać, posługuje się ono tym samym pojęciem dokumentacji pracowniczej, które od nowego roku będzie zdefiniowane w kodeksie pracy. A zatem niewątpliwie wymienione w nim dokumenty zostaną objęte nowymi zasadami przechowywania. Dotyczy to również wymienionych w nim dokumentów z zakresu czasu pracy, co również potwierdza tezę, że konieczne będzie ich przechowywanie przez dłuższy okres czasu niż obecne trzy lata. Co więcej, to właśnie w treści zaproponowanej w par. 6 rozporządzenia określono zakres przechowywania dokumentacji z zakresu ewidencji czasu pracy, co jest także ewidentnie dowodem na to, że wszystkie dokumenty wymienione przez ten przepis stanowią część składową dokumentacji pracowniczej i od 2019 r. będą musiały być przechowywane na takich samych zasadach jak akta pracownicze. [ramka]

Ramka

Dwie możliwości
Na szczęście projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej nie przewiduje, że dokumentacja jednego pracownika musi być prowadzona albo elektronicznie, albo w wersji tradycyjnych papierowych teczek (takie rozwiązanie przewidywała jego poprzednia wersja, załączona do projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Możliwe jest więc prowadzenie tradycyjnych akt osobowych w niezmienionej formie, a w przypadku czasu pracy prowadzenie dokumentacji elektronicznej. Dla dużych firm wydaje się to jedynym rozsądnym rozwiązaniem. Utworzenie kolejnej obok akt osobowych teczki na dokumenty z zakresu czasu pracy oznaczałoby bowiem konieczność zatrudnienia nowych osób w kadrach ze względu na skalę zjawiska, gdyż do uporządkowania mogłoby być nawet kilka tysięcy dokumentów miesięcznie.

Cztery rodzaje

W par. 6 projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przewidziano obowiązek prowadzenia czterech rodzajów dokumentacji:
  • ewidencji czasu pracy,
  • kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, oraz
  • dokumentacji związanej z realizacją innych uprawnień lub obowiązków pracowniczych, jeżeli jej przechowywanie jest niezbędne dla celów dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy.
Przepis ten nie wskazuje jednak, że te cztery dokumentacje mają być prowadzone łącznie. Wydaje się więc, że mogą być prowadzone nie tylko oddzielnie, ale również przez różne komórki organizacyjne, gdyż dokumentacja czasu pracy oraz ta dotycząca innych uprawnień i obowiązków pracowniczych może być prowadzona przez dział kadr, karty wynagrodzeniowe przez dział płac, a przydział odzieży i obuwia roboczego przez specjalistę ds. bhp.
WAŻNE W przypadku większości pracodawców okres przechowywania harmonogramów czasu pracy i wniosków związanych z czasem pracy wydłuży się z 3 do 50 lat, co oznacza ogromny wzrost kosztów z tego tytułu.

Oddzielnie dla każdego

Niestety zgodnie z brzmieniem par. 6 projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumentacja z zakresu czasu pracy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, a więc od stycznia 2019 r. odpadnie możliwość przechowywania zbiorczych harmonogramów czasu pracy tworzonych np. dla całego sklepu czy magazynu. Harmonogram dla każdej osoby będzie musiał być indywidualny, aby móc go oddzielnie zarchiwizować w dokumentacji dotyczącej danego pracownika. Na szczęście prawodawca odszedł od wcześniejszego pomysłu, aby czas pracy stanowił część akt osobowych, niemniej jednak zaproponowana zmiana raczej nie będzie wystarczająca, gdyż oddzielne prowadzenie dokumentacji czasu pracy i tak będzie ogromnym obciążeniem dla firm. W tym zakresie niewiele pomogą również dotychczasowe rozwiązania informatyczne istniejące na rynku. Nie wystarczy bowiem, że harmonogram i karta ewidencji będą przechowywane elektronicznie w programie, jak to jest obecnie. Konieczne jest po pierwsze stworzenie czegoś na zasadzie odrębnej teczki, w której znajdą się kolejno ułożone chronologicznie dokumenty. A więc, jak się wydaje, dokumentacja z zakresu czasu pracy powinna wyglądać analogicznie jak akta osobowe czy e-akta osobowe. W tym zakresie nie ma jednak jasności, gdyż par. 4 projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej regulujący zasady układania i numerowania dokumentów dotyczy stricte akt osobowych, a więc być może ustawodawca nie miał takiego zamysłu co do dokumentacji odrębnej, tworzonej poza aktami osobowymi, zgodnie z par. 6 tegoż projektu. Nie zmienia to jednak tego, że w dokumentacji czasu pracy muszą się znaleźć także dokumenty, których w takich systemach nie było dotychczas, np. zgoda rodzica dziecka do lat czterech na pracę w godzinach nadliczbowych.

Rygorystyczne wymogi

Warto zwrócić uwagę, że elektroniczna dokumentacja z zakresu czasu pracy musiałaby spełniać bardzo rygorystyczne wymagania co do dokumentacji elektronicznej, które wynikają z rozdziałów 3 i 4 projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. W tym zakresie na pierwsze miejsce wysuwa się obowiązek stworzenia do każdego dokumentu elektronicznego dodatkowego pliku XML z metadanymi określonymi w par. 13 ust. 3 projektu rozporządzenia, do których należą:
  • identyfikator akt,
  • identyfikator dokumentu,
  • rodzaj dokumentu,
  • data jego powstania,
  • PESEL pracownika,
  • imię i nazwisko pracownika, oraz
  • nazwa pracodawcy.
Na rynku informatycznym nie ma w tej chwili narzędzia, które spełniałoby takie wymagania, więc to również oznacza konieczność inwestycji w rozbudowę dotychczasowej infrastruktury z tego obszaru. I tu oczywiście pojawia się ryzyko, czy branża IT zdąży do końca roku przygotować odpowiednie rozwiązania. Powyższe wydaje się bardzo ryzykowne, gdyż koniec prac nad rozporządzeniem zapowiada się na listopad, a więc do końca roku pozostanie niespełna dwa miesiące na dostosowanie się do zmian.

ii. poszczególne elementy

Dokumentację z zakresu czasu pracy określono mianem „ewidencji czasu pracy”, co może wprowadzać w błąd, gdyż karta ewidencji czasu pracy jest zaledwie jednym z kilkunastu dokumentów, jakie należało będzie przechowywać w nowej „ewidencji czasu pracy”. Obecnie problematyki tej dotyczą dwa przepisy: par. 8 i par. 8a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 poz. 894). Wynika z nich obowiązek przechowywania karty ewidencji czasu pracy, a wraz z nią tylko wniosków o odbiór czasu wolnego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe. Nowa dokumentacja będzie zatem bardziej złożona i będą to prawie „drugie akta”, tyle że z dokumentami z obszaru czasu pracy. Co więcej, ich rozmiar wielkością szybko przekroczy wielkość teczek osobowych ze względu na ilość dokumentów, jakie będą się pojawiały w takiej dokumentacji w skali miesiąca.

Kopia rozkładu…

Pierwszym dokumentem powinna być kopia rozkładu czasu pracy, zawierająca potwierdzenie otrzymania go przez pracownika. To nowy obowiązek, niewynikający dotychczas z przepisów kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 129 par. 3 k.p. harmonogramy czasu pracy mogą być ogłaszane w formie papierowej lub elektronicznej i powinny być podawane do wiadomości pracowników na siedem dni przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczą. W przepisach kodeksu pracy nie ma jednak wymogu potwierdzania faktu zapoznania się z harmonogramem przez pracownika. W praktyce harmonogramy są często udostępniane elektronicznie za pośrednictwem poczty służbowej czy też specjalnych portali pracowniczych. W sieciach handlowych czy fabrykach harmonogramy były także często wywieszane na tablicach, np. w pomieszczeniach socjalnych albo w halach produkcyjnych. W żadnym z powyższych przypadków nie były one jednak potwierdzane przez pracowników. Będzie więc to nowy i problematyczny do wypełnienia obowiązek, gdyż potwierdzenie otrzymania harmonogramu przez kilkuset czy kilka tysięcy zatrudnionych będzie bardzo czasochłonne, a w sieciowych organizacjach dodatkowo skomplikowane organizacyjnie.

…i inne

Drugim dokumentem jest karta ewidencji czasu pracy, która będzie musiała obejmować cały okres rozliczeniowy i mieć znacznie bardziej szczegółową treść niż dotychczas. Ze względu na zakres tej zmiany omówimy ją odrębnie i szczegółowo w dalszej części niniejszego tekstu (patrz pkt IV).
Kolejnymi dokumentami będą wszystkie wnioski pracowników dotyczące czasu pracy:
  • o wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – zgodnie z art. 142 k.p.,
  • o zastosowanie systemu weekendowego lub skróconego tygodnia pracy – zgodnie z art. 143 i 144 k.p.,
  • o wprowadzenie ruchomego czasu pracy – zgodnie z art. 1401 k.p.
Uwaga! W katalogu tym nie przewidziano nowych wniosków, które od czerwca 2018 r. mogą składać rodzice posiadający dzieci niepełnosprawne o wprowadzenie przerywanego czasu pracy, ruchomego czasu pracy lub indywidualnego czasu pracy, zgodnie z nowym art. 1421 k.p., co należy uznać za niedopatrzenie. Powyższy katalog powinien więc zostać jeszcze uzupełniony o taki wniosek w trakcie trwających konsultacji społecznych nad treścią rozporządzenia.
W katalogu obowiązkowych dokumentów przewidziano jednak wnioski o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, zwane potocznie wnioskami o wyjścia prywatne. Oznacza to konieczność gromadzenia dodatkowych dokumentów w wielu firmach, które dotychczas miały praktykę prowadzenia w tym zakresie książek wejść i wyjść.
Kolejnymi dokumentami mają być dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy. Nie zostały one wprost określone, ale wydaje się, że w tym przypadku może chodzić jedynie o jeden rodzaj dokumentów, czyli przydziały zadań do wykonania dla zatrudnionych w tym zakresie pracowników. Również i w tym przypadku z kodeksu pracy nie wynika obowiązek sporządzenia ich w formie pisemnej czy elektronicznej. Stąd też jeśli u pracodawcy nie ma takiej przyjętej praktyki, to pojawia się pytanie, czy od 1 stycznia 2019 r. trzeba będzie tworzyć takie dokumenty, czy też nie będzie takiego obowiązku. Dalej, dokumentacja z zakresu czasu pracy powinna obejmować również dokumenty związane z dodatkową pracą, gdyż przepis projektu rozporządzenia wylicza dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy oraz z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do jej wykonywania. W tym przypadku w żadnym z przepisów kodeksu pracy nie jest przewidziany obowiązek dokumentowania tych czynności, a więc wydaje się, że rozstrzygające będą w tym zakresie przepisy regulaminów pracy lub układów zbiorowych pracy. [przykład 1]

przykład 1

To, co na piśmie
Regulamin pracy spółki przewiduje, że na piśmie są wydawane polecenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz pełnienia dyżurów. Jednak termin uzgodnienia dnia wolnego udzielonego pracownikowi w zamian za pracę w sobotę będącą w spółce dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy jest uzgadniany ustnie z pracownikiem i przełożony zaznacza go w systemie elektronicznym do zarządzania czasem pracy. W takim przypadku od stycznia 2019 r. dwa pierwsze dokumenty będą musiały się znaleźć w nowej dokumentacji z obszaru czasu pracy.

przykład 2

Tylko aktualne
W aktach osobowych pracownika w części B znajduje się wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, polegający na pracy w godzinach 9.00–17.00, mimo że w komórce organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony, obowiązuje podstawowy czas pracy od godz. 8.00 do 16.00. W aktach znajduje się także oświadczenie o braku zgody na pracę w nadgodzinach i pracę w nocy złożone przez pracownika w związku z posiadaniem dziecka urodzonego 12 grudnia 2014 r. Dostosowując się do nowych zasad prowadzenia dokumentacji, należy przełożyć jedynie wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy, gdyż zakaz pracy w nadgodzinach minął w grudniu 2018 r. – w związku z ukończeniem przez dziecko czterech lat złożone oświadczenie nie ma już żadnego znaczenia prawnego. Biorąc pod uwagę fakt, że pracodawca ma sześć miesięcy na dostosowanie się do zasad prowadzenia nowej dokumentacji, wydaje się, że dokument ten może zostać do niej włączony w dowolnej dacie, a nie jako pierwszy ze względu na to, że zgodnie z chronologią będzie on najstarszy.

przykład 3

Dla kilku grup
Pracodawca zatrudnia pracowników administracyjnych w systemie podstawowym w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych, produkcja pracuje w systemie czterobrygadowym w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym, a magazyn w systemie równoważnym w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. W aktualnym stanie prawnym pracodawca może prowadzić karty ewidencji czasu pracy jednakowe dla wszystkich zatrudnionych, ale od stycznia 2019 r. będzie musiał mieć trzy wzory karty ewidencji czasu pracy: jednomiesięczną, trzymiesięczną oraz czteromiesięczną, co znacznie skomplikuje prowadzenie dokumentacji z zakresu czasu pracy.

przykład 4

Dwugodzinne widełki
Pracownicy biura pracują w ruchomym czasie pracy z widełkami wynoszącymi dwie godziny, tj. mogą rozpoczynać pracę w przedziale godzinowym od 7.00 do 9.00. Pracodawca nie ma systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy i w ewidencji czasu pracy takich osób wpisuje osiem godzin, nie oznaczając, czy jest to praca od 7.00 do 15.00, od 8.00 do 16.00 czy od 9.00 do 17.00. Jednocześnie w ewidencji wpisuje tylko nadgodziny, gdy pracownik pracował w danej dobie dłużej niż osiem godzin.
Od stycznia 2019 r. będzie to niewystarczające. W karcie czasu pracy będą musiały się pojawić dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy, czyli np. 8.20–16.20. W praktyce, aby móc prowadzić ewidencję w taki sposób, pracodawca będzie zmuszony wprowadzić listę obecności dla pracowników z godzinami wejścia i wyjścia. Inaczej nie będzie w stanie spełnić nowych wymogów wynikających z przepisów – o ile nie wprowadzi elektronicznej rejestracji czasu pracy.
W katalogu dokumentów wymienionych jako obligatoryjnie przechowywane w ewidencji czasu pracy nie wymieniono natomiast wprost wniosków pracowników o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. W tym zakresie pojawia się zatem pytanie, czy mieszczą się one w pojęciu dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych. Wydaje się, że rekompensowanie dodatkowej pracy w naturze ma związek z wykonywaniem pracy w nadgodzinach, ale ze względu na ważkość tej zmiany, dokument taki powinien się pojawić jako odrębny w katalogu zawartym w tym przepisie. Zwłaszcza że był on wymieniony w poprzedniej wersji projektu rozporządzenia, załączonej do projektu ustawy dotyczącej skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji. Stąd mogą się pojawiać interpretacje, że ustawodawca zrezygnował z tego dokumentu, pomijając go w zamkniętym katalogu tych, które mają być przechowywane w ewidencji czasu pracy.
Ostatnimi dokumentami, które wymieniono w katalogu obligatoryjnie przechowywanych w dokumentacji z zakresu czasu pracy, są zgody rodziców dzieci do lat czterech na: pracę w nadgodzinach, powyżej ośmiu godzin w systemie równoważnym, w nocy, delegacje i przerywany czas pracy oraz zgody kobiet w ciąży na delegacje i system przerywany.

iii. odchudzona część b akt osobowych

Z przedstawionego powyżej katalogu dokumentów wynika, że także część dokumentów, które dotychczas były przechowywane w aktach osobowych w części B, powinna trafić od stycznia 2019 r. do odrębnej dokumentacji dotyczącej czasu pracy. Chodzi przede wszystkim o zgody rodziców dzieci do lat czterech na pracę w godzinach nadliczbowych czy w nocy oraz zgody kobiet w ciąży na delegacje. To samo dotyczy wniosków pracowników o indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy czy systemy weekendowy albo skróconego tygodnia pracy. W praktyce problemem będzie stwierdzenie, czy takie dokumenty złożone do akt osobowych przed 2019 r. trzeba będzie wyjąć z teczek osobowych i włączyć do nowej dokumentacji czasu pracy. Jedyny przepis, na podstawie którego należy rozstrzygnąć o powyższym obowiązku, to par. 19 projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przewiduje on, że pracodawcy mają czas do 30 czerwca 2019 r. na dostosowanie sposobu prowadzenia dokumentacji do nowych przepisów. Regulacja ta bez wątpienia dotyczy nie tylko akt osobowych, ale również dokumentacji z zakresu czasu pracy. Wydaje się więc, że aby spełnić wskazany obowiązek w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie zmian, trzeba będzie przełożyć z części B akt osobowych dokumenty dotyczące czasu pracy do nowej dokumentacji nazywanej zbiorczo „ewidencją czasu pracy”. Za zasadne należałoby uznać przepięcie dokumentów aktualnie obowiązujących, natomiast wydaje się, że mijałoby się z celem przekładanie dokumentów historycznych, które nie mają już dziś zastosowania w praktyce. [przykład 2]
W praktyce w wielu firmach pojawi się też konieczność rozdzielenia wniosków związanych z rodzicielstwem na dwa dokumenty, gdyż ogólne oświadczenie o korzystaniu z takich uprawnień przez pracownika ma pozostać w części B akt osobowych, a jedynie zgody rodziców dzieci do lat czterech – o czym już wspominałem w punkcie II – mają się znaleźć w nowej dokumentacji czasu pracy. Dotychczas w wielu przypadkach był to po prostu jeden dokument stworzony przez dział kadr, w którym pracownik wskazywał ogół zagadnień związanych z rodzicielstwem, często zobowiązując się jeszcze do jego aktualizacji.
Uwaga! W aktach osobowych mają pozostać dwa dokumenty związane z czasem pracy, gdyż zostały one wymienione wyraźnie w przepisach rozporządzenia w części B akt. Jest to wniosek pracownika o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopia informacji w tej sprawie przekazana do Państwowej Inspekcji Pracy (par. 3 pkt 2 lit. w projektu rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Powyższe działanie pozbawia zmianę spójności, gdyż zasadnym byłoby, aby wszystkie dokumenty dotyczące czasu pracy znajdowały się w jednym miejscu.

iv. karty ewidencji po modyfikacji

Pierwsza i zasadnicza zmiana polega na tym, że karta ma być prowadzona na okres rozliczeniowy. Nie ma w tym zakresie dowolności, jak było dotychczas – i to będzie duża rewolucja, bo większość firm ma obecnie ewidencje miesięczne. Sytuacja będzie jeszcze trudniejsza w przypadku pracodawców, którzy mają różne długości okresów rozliczeniowych, gdyż w takich przypadkach będzie musiało być kilka rodzajów kart ewidencji czasu pracy. [przykład 3]
Ponadto ewidencja będzie musiała zawierać nie tylko liczbę godzin przepracowanych, ale także ich rozkład w dobie, co oznacza, że trzeba będzie wpisywać (analogicznie jak do harmonogramów czasu pracy) godziny „od – do” lub przyjąć legendę ze zmianami, gdyby ich było dużo. Ten sam wymóg dotyczy także czasu dyżuru, gdzie ponadto ma być wpisywane miejsce jego pełnienia (domowy czy zakładowy). Powyższy wymóg będzie najtrudniejszy do spełnienia w firmach, w których nie ma elektronicznej rejestracji czasu pracy. Jeśli bowiem pracodawca posiada system RCP, to takie dane bez problemu pojawią się w karcie czasu pracy automatycznie. Brak możliwości rejestrowania czasu pracy elektronicznie będzie jednak oznaczał konieczność wprowadzania takich danych na papierze, co będzie najtrudniejsze w przypadku pracowników zatrudnionych w ruchomym rozkładzie czasu pracy z przedziałem godzin rozpoczynania pracy. Wówczas bowiem godziny rozpoczynania i kończenia pracy będą bardzo różne. [przykład 4]
Kolejną nowością jest obowiązek wpisywania rodzajów dni wolnych od pracy do karty ewidencji czasu pracy, co oznacza w praktyce, że ma w niej nie być pustych kratek. A zatem w dniach roboczych mają być godziny „od – do”, a w dniach wolnych zaznaczony rodzaj dnia wolnego od pracy. Rozróżnić należy zatem dni wolne udzielane w zamian za pracę w niedziele i święta, dni wolne wynikające z tytułu piędniowego tygodnia pracy oraz dni wolne harmonogramowo. Dane te powinny być wpisywane do harmonogramów czasu pracy, a więc powinno się je dać przenieść do ewidencji z harmonogramów automatycznie, ale i tak jest to dodatkowym obciążeniem dla służb kadrowych.
Poza dniami roboczymi z rozpisanymi godzinami pracy oraz dniami wolnymi od pracy karta ewidencji ma zawierać także wszystkie zwolnienia od pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. To nie są nowe wymagania, ale nowością w przypadku zwolnień od pracy jest konieczność wskazania ich podstawy prawnej, co jest niepotrzebnym zaciemnianiem obrazu ewidencji czasu pracy. Koniecznym wydaje się więc stworzenie szerokiej legendy do karty ewidencji czasu pracy i zawarcie w niej wszystkich podstaw prawnych zwolnień od pracy, a w samej karcie wpisywanie już tylko symboli nieobecności bez podawania przepisów. [schemat]

Schemat

Przykładowe zwolnienia od pracy:
• zwolnienie na poszukiwanie pracy – art. 37 k.p.
• zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do lat 14 – art. 188 k.p.
• zwolnienie od pracy dla krwiodawcy – par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632)
• zwolnienie od pracy na odstrzał sanitarny zwierząt – art. 47c ustawy z 11 marca 2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1855 ze zm.)
Ostatnim rodzajem informacji, jaki ma wynikać z karty ewidencji czasu pracy, jest liczba godzin pracy wykonywanej przez pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych takim osobom, które jednak są przez nie wykonywane w celu odbycia przygotowania zawodowego (i w związku z tym dopuszczalne). Co ważne, w tym przypadku przepis nie wymaga wpisywania rozkładu takich godzin w skali doby, a więc za wystarczające należy uznać wpisanie liczbowe, np. cztery godziny.