statystyki

Nowa teczka, dłuższy czas przechowywania i zmiany w kartach ewidencji. Oto jak może wyglądać dokumentacja czasu pracy od 2019 roku

autor: Łukasz Prasołek04.10.2018, 07:59; Aktualizacja: 04.10.2018, 08:10
Sposób przechowywania dokumentacji czasu pracy to bardzo ważne zagadnienie w praktyce.

Sposób przechowywania dokumentacji czasu pracy to bardzo ważne zagadnienie w praktyce.źródło: ShutterStock

problem: Pracodawcy będą musieli założyć – poza aktami osobowymi pracowników – odrębną dokumentację dotyczącą czasu pracy. Przy czym trafi do niej część dokumentów z dotychczasowej części B akt osobowych, ale także takie, które obecnie nie są w nich przechowywane. A to nie koniec utrudnień dla pracodawców, jakie czekają na nich już od 1 stycznia. Otóż ewidencja czasu pracy będzie musiała zawierać dużo więcej danych niż dotychczas. Ponadto wydłuży się – i to wielokrotnie – czas obowiązkowego przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy.

Sposób przechowywania dokumentacji czasu pracy to bardzo ważne zagadnienie w praktyce. Są firmy, w których na dokumentację tę w odniesieniu do każdego pracownika przypada od kilku do kilkunastu dokumentów miesięcznie, np. harmonogram czasu pracy i zmiany do niego, polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, wnioski o wyjście prywatne i odbiór czasu wolnego za nadgodziny oraz karta ewidencji czasu pracy. Zatem sposób i okres przechowywania takich dokumentów jest ważny zarówno z punktu widzenia pracochłonności procesu, jak i kosztów ich przechowywania.

Dotychczas większość dokumentów z tego obszaru była niszczona po upływie trzech lat, gdyż tyle wynosi okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, zgodnie z art. 291 kodeksu pracy (k.p.). Niestety okres ich przechowywania od 1 stycznia 2019 r. ulegnie wydłużeniu na mocy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej jako ustawa z 10 stycznia 2018 r.). Akt ten zmienia bowiem pojęcie dokumentacji pracowniczej, zdefiniowane w art. 94 pkt 9a k.p. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu – obejmie ona dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. I te wszystkie dokumenty zgodnie z nowymi regulacjami trzeba będzie przechowywać co najmniej 10 lat lub 50 lat – w przypadku pracowników zatrudnionych przed reformą emerytalną, czyli przed 1 stycznia 1999 r., lub zatrudnionych później, za których pracodawca nie złożył raportów informacyjnych do ZUS, które mają obejmować wszystkich pracowników zgłoszonych po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych od stycznia 1999 r. W praktyce wykonanie tego obowiązku (tj. złożenie raportów informacyjnych do ZUS) jest dla firm bardzo trudne ze względu na objęcie jego zakresem czasowym aż 20 lat – od 1999 do 2018 r.

Warto zwrócić uwagę także na samą nazwę nowego rozporządzenia wykonawczego, które ma wejść w życie od 1 stycznia 2019 r. Chodzi o rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (obecnie na etapie projektu, ostatnia wersja z 13 września 2018 r.). Jak widać, posługuje się ono tym samym pojęciem dokumentacji pracowniczej, które od nowego roku będzie zdefiniowane w kodeksie pracy. A zatem niewątpliwie wymienione w nim dokumenty zostaną objęte nowymi zasadami przechowywania. Dotyczy to również wymienionych w nim dokumentów z zakresu czasu pracy, co również potwierdza tezę, że konieczne będzie ich przechowywanie przez dłuższy okres czasu niż obecne trzy lata. Co więcej, to właśnie w treści zaproponowanej w par. 6 rozporządzenia określono zakres przechowywania dokumentacji z zakresu ewidencji czasu pracy, co jest także ewidentnie dowodem na to, że wszystkie dokumenty wymienione przez ten przepis stanowią część składową dokumentacji pracowniczej i od 2019 r. będą musiały być przechowywane na takich samych zasadach jak akta pracownicze. [ramka]

Ramka

Dwie możliwości


Pozostało jeszcze 85% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Komentarze (1)

  • Krzysztof(2018-10-06 12:00) Zgłoś naruszenie 10

    No dobrze, ale przecież wszystkie dane pracowników wraz z czasem pracy, dostarczane do ZUS w comiesięcznych deklaracjach. Jaki jest cel takich przepisów. Pracodawca w USA nie ma nawet dziesiątej części obowiązków polskich pracodawców. Można żyć i prowadzić biznes inaczej.

    Odpowiedz

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Polecane