A to zakłada wiele zmian i nowych obowiązków. Z projektu nowych przepisów wynika m.in., że działy kadrowe w praktyce co miesiąc będą musiały zadbać o to, aby pracownik potwierdził odebranie harmonogramu pracy. Z kolei w karcie ewidencji trzeba będzie wskazać nie tylko liczbę godzin przepracowanych w danym dniu (np. osiem), ale także ich rozkład w dobie (np. od godz. 8 do 16).

Na dodatek nowe przepisy przewidują, że dokumenty związane z ewidencją czasu pracy trzeba będzie przechowywać przez 10 lat (a nie jak obecnie przez trzy). Zobowiązują też firmy do gromadzenia kolejnych dokumentów (np. skierowanie na badania lekarskie) i wyodrębnienia nowej części akt osobowych. W pierwszym półroczu 2019 r. kadrowe będą więc zajmować się przede wszystkim przekładaniem dokumentów z poszczególnych zbiorów, kompletowaniem kolejnych pism i realizacją nowych wymogów dokumentacyjnych.

Szczegółowa ewidencja

W praktyce największe znaczenie mają zmiany dotyczące przechowywania dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy.

– Działy kadrowe będą musiały przypilnować, aby pracownik potwierdził otrzymanie każdego harmonogramu. To nowy, cykliczny, czasochłonny i uciążliwy obowiązek – uważa Grzegorz Orłowski, radca prawny z kancelarii Orłowski Patulski Walczak.

– Zazwyczaj harmonogramy tworzy się w wersji elektronicznej. Po zmianach trzeba będzie je wydrukować, zadbać o to, aby pracownik podpisał się na wydruku, i przechowywać tak sporządzoną kopię – dodaje dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Zmiana będzie najbardziej dotkliwa dla dużych firm.

– Ktoś będzie musiał zadbać o realizację nowego wymogu. Może to pochłonąć wiele czasu, jeśli firma zatrudnia np. kilkuset pracowników – tłumaczy Janusz Zagrobelny, radca prawny, kierownik warszawskiego oddziału kancelarii Sobczyk i Współpracownicy.

Duże znaczenie dla firm będzie miał też obowiązek określania początkowej i końcowej godziny pracy danej osoby w poszczególnych dobach. Takie rozwiązanie ułatwi weryfikację przestrzegania przepisów przez Państwową Inspekcję Pracy (dotyczących np. nadgodzin, doby pracowniczej i odpoczynku dobowego). Ale jednocześnie oznacza kolejne obowiązki dla pracodawców (i problem z określeniem godzin pracy np. przy ruchomym czasie pracy).

– Dodatkowo znowelizowany art. 94 pkt 9a kodeksu pracy będzie zawierał definicję dokumentacji pracowniczej. Przepis ten wyraźnie wskaże, że obejmuje ona akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli np. tę dotyczącą ewidencji – podkreśla mec. Jaroszewska-Ignatowska.

– A to oznacza, że – zgodnie ze znowelizowanym k.p. – trzeba będzie ją przechowywać przez 10 lat, a w niektórych przypadkach nawet przez 50 – dodaje.

Obecne przepisy nie precyzują tego okresu, więc firmy przechowują dokumenty związane z ewidencją najczęściej przez trzy lata (przez ten okres można dochodzić roszczeń ze stosunku pracy).

Gromadzenie i przerzucanie

Poważne konsekwencje będą mieć też zmiany dotyczące akt osobowych pracowników. Projekt rozporządzenia przewiduje wyodrębnienie ich nowej części (C), która obejmie dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną (dotychczasowa część C stanie się częścią D). Oznacza to, że kadrowe będą musiały przenieść takie dokumenty dotychczas gromadzone w części B (dotyczy ona nawiązania i przebiegu zatrudnienia). Z kolei z tej ostatniej do dokumentacji związanej z ewidencją trzeba będzie przełożyć niektóre wnioski pracowników (np. o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy lub stosowanie systemu skróconego tygodnia pracy). A z części A (dotyczącej procesu rekrutacji) do części B – orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich (w części A pozostaną tylko orzeczenia z poprzednich okresów zatrudnienia).

– Wywołuje to obawę o dopuszczalność skierowania na badania wstępne kandydata do angażu. Jeżeli możliwe byłoby kierowanie dopiero po nawiązaniu stosunku pracy, to firmy musiałyby się liczyć z kosztami, bo osoby bez orzeczenia nie można dopuścić do wykonywania obowiązków. Najrozsądniejszym rozwiązaniem byłoby podpisanie umowy, przeprowadzenie wstępnych badań oraz szkolenia bhp w ciągu jednego dnia, ale to trudne organizacyjnie – podkreśla mec. Jaroszewska-Ignatowska.

Projekt rozporządzenia rozszerza też katalog dokumentów, które trzeba będzie przechowywać. Dla przykładu konieczne będzie gromadzenie wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopach macierzyńskim, rodzicielskim lub ojcowskim oraz o przesunięcie terminu wypoczynku (w części B). W tym zakresie najistotniejsza jest jednak chyba konieczność przechowywania nie tylko orzeczeń lekarskich, ale też skierowań na wstępne, okresowe i kontrolne badania. Taką zmianę od lat postulowała PIP (ułatwi to weryfikację, czy pracownik ma ważne badania lekarskie, jeśli w ciągu 30 dni od zakończenia pracy w danej firmie chce podjąć zatrudnienie w innym przedsiębiorstwie na zbieżnym stanowisku). Równie ważnym obowiązkiem będzie przechowywanie dokumentów związanych ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy (w dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy). – Dotychczas skierowanie ginęło gdzieś pomiędzy pracodawcą a jednostką medycyny pracy wykonującą badania. Z kolei obowiązek przechowywania dokumentów związanych z zadaniowym czasem pracy oznacza, że trzeba będzie gromadzić np. korespondencję z pracownikiem dokumentującą ustalenia co do zakresu jego obowiązków i czasu na ich wykonanie. W tym również np. sygnały od zatrudnionego, że ma zbyt wiele zadań do wykonania w ustalonym czasie – tłumaczy mec. Zagrobelny.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Omawiane regulacje wywołują jednak też wątpliwości. – Nie da się uniknąć wrażenia, że tylnymi drzwiami – w drodze rozporządzenia, a nie ustawy – wprowadza się obowiązek pisemnego potwierdzania ustaleń pomiędzy firmą i zatrudnionym. Dotyczy to nie tylko wspomnianych uzgodnień w zakresie zadaniowego czasu pracy, ale też dotyczących skorzystania z urlopu w naturze zamiast ekwiwalentu – zauważa mec. Jaroszewska-Ignatowska.

Zgodnie z projektem rozporządzenia w części D akt rzeczywiście trzeba będzie gromadzić dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Brak takiej wypłaty jest możliwy tylko wtedy, gdy bezpośrednio po zakończeniu zatrudnienia obie strony podpiszą kolejną umowę, na podstawie której zatrudniony wykorzysta należny mu wcześniej wypoczynek. Tym samym dokumentacja będzie potwierdzać, że pracownik zgodził się na urlop zamiast ekwiwalentu. 

Etap legislacyjny

Projekt rozporządzenia w konsultacjach