W kodeksie pracy enumeratywnie wymieniono, jakich danych osobowych można żądać od kandydata do pracy i od pracownika. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących wyłącznie: imię (imiona) i nazwisko; imiona rodziców; datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 221 par. 1 k.p.). Żądanie innych danych osobowych od kandydata do pracy jest zabronione. Jest to lista bardzo wąska. Nielegalne stosuje się zatem pytania, np. o stan cywilny, wyznanie, przekonania polityczne, narodowość czy zamiar zajścia w ciążę. Potencjalny pracodawca nie może także zapytać o karalności czy o stosunek do służby wojskowej. Pytania o dane osobowe inne niż wymienione powyżej muszą być wyraźnie dopuszczone przed przepisy szczególne lub jednoznacznie uzasadnione obowiązującymi przepisami. Na przykład od kobiety można wymagać, aby podała informację czy jest w ciąży, gdy zamierza podjąć pracę zabronioną kobietom w ciąży (prace te określa rozporządzenie Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet; Dz.U. nr 114, poz. 545 z późn. zm.).

Należy pamiętać, że powyższe ograniczenia wiążą wyłącznie pracodawcę, a nie osobę poszukującą pracy. Kandydat do pracy jest dysponentem swoich danych osobowych i może je ujawniać według swego swobodnego uznania. Osoba ubiegająca się o pracę może więc z własnej inicjatywy podać potencjalnemu pracodawcy, np. w liście intencyjnym lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej, takie dane, które w jej przekonaniu pomogą przekonać pracodawcę do jej zatrudnienia, np. czy była karana, czy należy do jakichś organizacji zawodowych, a nawet czy planuje zajście w ciążę.

W przypadku pracownika, a więc osoby już zatrudnionej, kodeks pracy rozszerza zakres danych osobowych, których podania może żądać pracodawca. Niezależnie od danych osobowych, których można żądać od kandydata, pracownik powinien podać także wszelkie inne dane osobowe, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia swoich dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Na przykład, aby skorzystać z uprawnienia do zwolnienia od pracy w wymiarze dwóch dni w trakcie roku kalendarzowego z tytułu wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (wynikającego z art. 188 k.p.), pracownik powinien przekazać dodatkowe dane. Od pracownika pracodawca może również wymagać podania numeru PESEL.

Co do sposobu przekazywania danych osobowych, kodeks pracy wymaga, aby osoba, która udostępnia swoje dane osobowe pracodawcy, uczyniła to w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania przekazywanych mu danych osobowych.

W zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy do danych osobowych stosuje się pozostałe obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, w tym w szczególności ustawę z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Bartłomiej Raczkowski

Partner, Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy