Prowadzimy pensjonat i podczas wakacji chcielibyśmy zaangażować do pomocy 18-letnią córkę. Na jakich zasadach możemy ją zatrudnić i jak opłacać ubezpieczenia? Czy możemy zawrzeć z nią umowę np. zlecenia, czy z powodu pokrewieństwa musi być zgłoszona w ZUS jako osoba współpracująca?

odpowiedź

Przy odpłatnym zatrudnieniu na umowę-zlecenie córka będzie podlegała ubezpieczeniom jak zleceniobiorca. Jeśli nie zostanie zawarta żadna umowa, a córka dzieli z rodzicami wspólne gospodarstwo domowe, będzie podlegała ubezpieczeniom jako osoba współpracująca.

Ważny stopień pokrewieństwa

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym podlegają m.in.:
1) osoby prowadzące pozarolniczą działalność oraz osoby z nimi współpracujące,
2) osoby współpracujące z osobami fizycznymi, które na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy ‒ Prawo przedsiębiorców prowadzą działalność nierejestrową.
Pojęcie „osoby współpracującej z osobą prowadzącą działalność gospodarczą lub nierejestrową” występuje jedynie w dziedzinie ubezpieczeń społecznych. Tę grupę ubezpieczonych definiuje art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Współpraca w firmie, a także przy działalności nierejestrowej, która nie jest działalnością gospodarczą, stanowi bowiem tytuł do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Aby ustalić, czy osoba współpracująca podlega zgłoszeniu w ZUS, należy sprawdzić, czy spełnia wszystkie kryteria. Zgodnie z ustawą systemową osobą współpracującą może być małżonek, dziecko własne, dziecko drugiego małżonka, dziecko przysposobione, rodzic, macocha i ojczym oraz osoba przysposabiająca, jeżeli pozostaje z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność lub działalność nierejestrową we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracuje przy prowadzeniu działalności. Nie dotyczy to jedynie osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.
Ustalając, czy członek rodziny może być uznany za osobę współpracującą, nie bierze się pod uwagę ani okresu, przez który współpraca jest wykonywana, ani wymiaru czasu pracy, ani wieku osoby współpracującej. Jak z tego wynika, nie ma znaczenia, ile czasu małżonek lub inny krewny przeznacza na pomoc w firmie przedsiębiorcy ani jakiego rodzaju prace wykonuje. Jednak należy tu wyjaśnić, że nie stanowi współpracy jedynie okazjonalna, sporadyczna pomoc w firmie, np. w razie choroby właściciela lub jego wyjazdu. W tej kwestii wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 6 stycznia 2009 r., sygn. akt II UK 134/08. Zdaniem SN o współpracy w rozumieniu art. 8 ust. 11 ustawy systemowej można mówić wtedy, gdy udział krewnego w funkcjonowaniu firmy ma następujące cechy (łącznie):
  • istotny dla działalności gospodarczej ciężar gatunkowy działań współpracownika, które to działania nie mogą mieć charakteru wtórnego, muszą pozostawać w bezpośrednim związku z przedmiotem działalności oraz muszą charakteryzować się pewną systematycznością, stabilnością i zorganizowaniem;
  • znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót.
Chodzi więc o współpracę, bez której dochody z działalności nie osiągnęłyby takiego pułapu, jaki zapewnia taka kooperacja.
Kolejną przesłanką wyróżniającą osobę współpracującą jest prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego. To określenie należy rozumieć potocznie jako wspólne życie, polegające na współpokrywaniu wydatków związanych z utrzymaniem mieszkania, zaspakajaniu potrzeb rodziny, wychowywaniu dzieci. Cechami charakterystycznymi dla prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego może być udział i wzajemna ścisła współpraca w załatwianiu codziennych spraw związanych z prowadzeniem domu, niezarobkowanie i pozostawanie w związku z tym na całkowitym lub częściowym utrzymaniu osoby, z którą się gospodarstwo domowe prowadzi. Wszystko to dodatkowo musi mieć cechy stałości, które tego typu sytuację charakteryzują – tak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 2 lutego 1996 r., sygn. akt II URN 56/95. Przy tym rozdzielność majątkowa między małżonkami lub różne adresy zameldowania członków rodziny nie oznaczają automatycznie, że nie prowadzą oni wspólnie gospodarstwa domowego.
Reasumując, osoby współpracujące to członkowie najbliższej rodziny pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą/nierejestrowaną, zaangażowani w przedsięwzięcie biznesowe, przyczyniający się do jego prowadzenia i rozwoju, działający na rzecz i w imieniu przedsiębiorcy. To osoby mające udział zarówno w zyskach, jak i stratach z działalności. W szczególności dotyczy to współpracujących ze sobą małżonków. [przykład 1]

Umowa nie z przedsiębiorcą

Współpraca przy prowadzeniu działalności może opierać się na umowie o pracę, umowie-zleceniu lub o dzieło, które można zawierać bez przeszkód z członkami rodziny. Może też przebiegać bezumownie. Podstawa współdziałania wpływa zasadniczo na kwestie ustalenia obowiązku ubezpieczeń oraz rozliczeń w zakresie podatku dochodowego.
Świadczenie pomocy w firmie przedsiębiorcy bezumownie lub na podstawie umowy o pracę przy spełnieniu pozostałych warunków stanowi współpracę przy prowadzeniu działalności i z tego tytułu członek rodziny podlega ubezpieczeniom w ZUS. Oznacza to, że jeżeli np. żona, córka czy matka przedsiębiorcy, zatrudniona w jego firmie na etacie, spełnia dalsze przesłanki dla osób współpracujących, to musi być zgłoszona do ubezpieczeń nie jako pracownik, lecz właśnie jako osoba współpracująca. Takie uregulowanie wprost wynika z art. 8 ust. 2 ustawy systemowej. Jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, o których mowa w art. 8 ust. 11 ustawy systemowej, to dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca.
Wymieniona zasada nie ma jednak zastosowania, jeżeli współmałżonek jednego ze wspólników spółki cywilnej zawarł umowę o pracę z tą spółką. Dla ustalenia tytułu ubezpieczeń społecznych nie ma znaczenia, że zatrudniona w spółce cywilnej osoba pozostaje z jednym ze wspólników tej spółki w związku małżeńskim i prowadzi z nim wspólne gospodarstwo domowe. Osoba ma zawartą umowę o pracę ze spółką cywilną będącą jej pracodawcą, a nie z konkretną osobą prowadzącą pozarolniczą działalność, i podlega ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę. [przykłady 2 i 3]

Zlecenie bez znaczenia

Prowadzący działalność może zawrzeć z członkiem rodziny umowę-zlecenie lub o dzieło. W takim przypadku kryteria dla osób współpracujących nie mają znaczenia. Zawarcie odpłatnej umowy-zlecenia wywołuje taki skutek, że członek rodziny traktowany jest jak zleceniobiorca, a nie osoba współpracująca. Wobec tego podlega ubezpieczeniom na zasadach określonych dla umów-zleceń. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa-zlecenie jest nieodpłatna. Można taką zawrzeć na podstawie art. 735 ust. 1 kodeksu cywilnego, jeżeli wyraźnie z treści umowy wynika, że zleceniobiorcy nie przysługuje wynagrodzenie. Nieodpłatna umowa-zlecenie nie rodzi obowiązku w zakresie ubezpieczeń, dlatego w tym przypadku osoba powinna być zgłoszona do ubezpieczeń jako współpracownik, o ile jest nim w świetle art. 8 ust. 11 ustawy systemowej (interpretacja ZUS z 7 czerwca 2017 r., znak WPI/200000/43/596/2017).
Z kolei umowa o dzieło nie może być darmowa. Zawsze wykonawcy dzieła przysługuje wynagrodzenie. Jedenak członek rodziny wykonujący umowę o dzieło nie podlega ubezpieczeniom wcale, gdyż umowa ta nie stanowi tytułu do ubezpieczeń.

Podstawa wymiaru składek

Osoba współpracująca podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na takich samych zasadach jak osoba prowadząca działalność. Oznacza to, że jeżeli nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, to ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne z racji współpracy są obowiązkowe. Chorobowe jest dobrowolne. W razie zbiegu współpracy z innymi tytułami należy rozstrzygnąć, który z nich ma charakter przymusowy, a który dobrowolny. Oczywiście składka zdrowotna należna jest z każdego tytułu odrębnie.
Osoba współpracująca pozostaje w ubezpieczeniach od dnia rozpoczęcia współpracy do dnia jej zakończenia. Składki na ubezpieczenia społeczne należne są od zadeklarowanej podstawy wymiaru, ale nie niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok kalendarzowy. Warto dodać, że za współpracownika nie można opłacać składek od ulgowej podstawy stanowiącej 30 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dwuletnia ulga dla rozpoczynających działalność gospodarczą nie dotyczy bowiem osób współpracujących. Składkę zdrowotną opłaca się od zadeklarowanej podstawy, ale nie niższej niż ‒ jak określono dla przedsiębiorców ‒ kwota stanowiąca 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego włącznie z wypłatami z zysku. Wszystkie składki za osobę współpracującą w całości finansuje z własnych środków osoba prowadząca działalność (art. 16 ust. 3 ustawy systemowej). Nie ma tu podziału na część pokrywaną przez płatnika i ubezpieczonego.
Do zgłoszenia współpracownika służy druk ZUS ZUA (lub ZUS ZZA, jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) z kodem tytułu ubezpieczenia 0511xx. Współpracownik jest rozliczany miesięcznie w deklaracjach i raportach imiennych razem z pozostałymi ubezpieczonymi tego płatnika. Gdy nie ma nikogo zgłoszonego do ubezpieczeń oprócz właściciela i osoby współpracującej, nie ma obowiązku składania deklaracji i raportów, o ile podstawą ich wymiaru są najniższe kwoty (art. 47 ust. 2a ustawy systemowej). Wystarczy jedynie terminowo opłacać składki, tj. do 10. dnia każdego miesiąca. [przykład 4]
WAŻNE
Współpraca w firmie, a także przy działalności nierejestrowej, która nie jest działalnością gospodarczą, stanowi tytuł do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

przykład 1

Pracownik młodociany
Państwo Kwiatkowscy prowadzą cukiernię. W rodzinnym interesie pracuje matka właściciela oraz dzieci – dorosły syn oraz małoletnia córka, która uczy się zawodu cukiernika i podpisała z ojcem umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego. Córka nie jest osobą współpracującą, lecz traktowana jest jak pracownik młodociany. Matka właściciela oraz syn prowadzą osobne domy, a więc nie spełniają wszystkich warunków uznania za współpracownika.

przykład 2

Ojciec na emeryturze
Pan Kazimierz ma firmę budowlaną, w której zatrudnił na umowę o pracę swojego ojca będącego już na emeryturze. Rodzice pana Kazimierza mieszkają osobno. Nie prowadzą z synem wspólnego gospodarstwa domowego. Ojciec podlega więc ubezpieczeniom w ZUS jako pracownik.

przykład 3

Etat w spółce
W spółce cywilnej jest dwóch wspólników. Żona jednego z nich zawarła ze spółką umowę o pracę na prowadzenie księgowości. Ubezpieczeniom społecznym podlega z tytułu umowy o pracę.

przykład 4

Ulga na start nie dla męża
Pani Magda rozpoczęła prowadzenie swojej pierwszej działalności gospodarczej. Korzysta z ulgi na start, a więc 6-miesięcznego zwolnienia z opłacania składek społecznych. W firmie pomaga jej mąż. Małżonkowie wspólnie prowadzą gospodarstwo domowe. Z tytułu współpracy mąż podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym oraz wypadkowemu i zdrowotnemu, ponieważ nie ma innych źródeł oskładkowania. Pani Magda musi opłacać za męża składki społeczne od podstawy nie niższej niż 2665,80 zł, a zdrowotną od 3554,93 zł.
Podstawa prawna
Art. 18 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. ‒ Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2018 r. poz. 646).
Art. 6 ust. 1 pkt 5 i 5a, art. 8 ust. 1‒2a i 11, art. 16 ust. 5a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).
Art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. c, art. 85 ust. 14 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.).
Art. 735 ust. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.).