Nasz pracownik zachorował w maju br. Jest to jego pierwsza w tym roku niezdolność do pracy. Ma prawo do wynagrodzenia chorobowego za pięć dni zwolnienia lekarskiego. Jego wynagrodzenie tworzą: pensja zasadnicza – 3900 zł, premia miesięczna w wysokości 15 proc. wynagrodzenia za czas przepracowany oraz nagroda roczna w wysokości od 3 do 7 proc. wypłaconego zasadniczego wynagrodzenia za pracę. W lutym 2018 r. wypłacono nagrodę za 2017 r. w wysokości 1870 zł. Jednak od 1 października 2017 r. pracownik przeszedł z 1/2 na 3/4 etatu (wcześniej zarabiał 2800 zł). Jak obliczyć podstawę wymiaru i wysokość wynagrodzenia chorobowego? Pracownik ma mniej niż 50 lat.

ODPOWIEDŹ

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za maj będzie stanowiła suma przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres od października 2017 r. do kwietnia 2018 r., tj. po zmianie etatu oraz 1/3 kwoty nagrody rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od października do grudnia 2017 r.
Pracownikowi, który nie osiągnął wieku 50 lat, za łącznie 33 dni choroby w roku kalendarzowym przysługuje wynagrodzenie w wysokości 80 proc. (tzw. wynagrodzenie chorobowe) płatne przez pracodawcę i finansowane z jego środków. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego oblicza się w ten sam sposób, jak podstawę zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Oznacza to, że podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Podstawa może być ustalona z okresu krótszego, np. gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy. Wtedy bazę zasiłkową wyznacza się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. Przez „wynagrodzenie”, uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego, rozumie się przychód pracownika, od którego naliczane są składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Jest to kwota odpowiadająca 13,71 proc. tej podstawy. Podstawę wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które:
  • podlegają oskładkowaniu,
  • nie przysługują za okresy niezdolności do pracy.
Zatem a contrario, przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego nie uwzględnia się tych składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi, np. regulaminem wynagradzania albo umowami o pracę (jeśli pracodawca takiego regulaminu nie posiada; nie ma takiego obowiązku) przysługują za okres pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego. W razie braku postanowień o utrzymaniu prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania chorobowego należy przyjąć, że składnik ten nie przysługuje za rzeczony okres i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak obowiązujące pracodawcę przepisy płacowe nie mają odpowiednich postanowień w tym zakresie, a pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres otrzymywania wynagrodzenia/zasiłku, to składnika tego nie uwzględnia się w podstawie jego wymiaru.
Z opisywanej sytuacji wynika, że zarówno premia miesięczna, jak i roczna nie przysługują za okresy niezdolności do pracy, gdyż są ustalane od wynagrodzenia za czas przepracowany. A to oznacza, że podlegają wliczeniu do podstawy wynagrodzenia chorobowego za maj. Należy teraz przeanalizować, w jakiej wysokości powinny być przyjęte, biorąc pod uwagę jednocześnie zmiany wymiaru czasu pracy w poprzednim roku, za który została wypłacona nagroda roczna.

Składniki roczne

Zgodnie z ogólną zasadą premie i inne składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku bądź chorobowego, które przysługuj̨ą za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy jego wymiaru średniej w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do jej ustalenia. Natomiast premie, nagrody oraz inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania świadczeń zasiłkowych, uwzględnia się w podstawie wymiaru w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność́ do pracy. [przykład 1]
Jednak sposób kalkulacji zmienia się, gdy pracownik przechodzi na inną część etatu. W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy – jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy zasiłkowej).

Rozliczenie u pracownika

Gdyby pracownik nie otrzymywał składnika rocznego, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiłoby średnie miesięczne wynagrodzenie za okres od października 2017 r. do kwietnia 2018 r. (a nie od maja 2017 r. do kwietnia 2018 r.).
Jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność́, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność́. Innymi słowy, obliczamy stosunek łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim do liczby etatów w miesiącach po zmianie, a wynik dzielimy przez roczną kwotę nagrody. Następnie ustalamy nagrodę za jeden miesiąc po zmianie.
Pracownik do 30 września 2017 r. był zatrudniony w wymiarze 1/2 (0,5) etatu, natomiast od 1 października 2017 r. jest zatrudniony w wymiarze 3/4 (0,75) etatu. W maju 2018 r. przez pięć dni chorował. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego w wysokości 3 900 zł ma także prawo do premii miesięcznej – 585 zł (3 900 zł x 15 proc.) oraz nagrody rocznej, do której nie zachowuje prawa za okresy orzeczonej niezdolności do pracy.

Zmiana etatu

Jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku poprzedzającego tę niezdolność́, składnik roczny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. A jeżeli do zmian w wielkości etatu dochodziło częściej, np. zmiana miała miejsce w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność oraz kolejna modyfikacja zaszła po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, to należy obliczyć średni współczynnik wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym i składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. [przykłady 2, 3 i 4] ©℗
Ile do wypłaty w maju
Podstawę̨ wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od października 2017 r. do kwietnia 2018 r.
Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć́ 1/3 nagrody rocznej – w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od października do grudnia poprzedniego roku. Pracownik otrzymał nagrodę̨ roczną w kwocie 1870 zł.
Nagroda roczna za okres od października do grudnia 2017 r. wynosi 623,33 zł i została obliczona następująco:
1870 zł : (9 x 0,5 + 3 x 0,75) / (3 x 0,75) = 623,33 zł (nagroda za okres od zmiany etatu).
Do wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć 207,78 zł, tj. 1/3 kwoty nagrody, a po odliczeniu części składkowej – 179,29 zł.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego:
(3900 zł + 585 zł) x 13,71 proc. = 614,89 zł; (3900 zł + 585 zł) – 614,89 zł = 3870,11 zł + 179,29 zł = 4049,40 zł
Wysokość wynagrodzenia chorobowego za pięć dni:
4049,40 zł : 30 = 134,98 zł x 80 proc. = 107,98 zł x 5 dni = 539,90 zł
©℗

przykład 1

Premia a nieobecność z powodu choroby
Pracownik zachorował w maju 2018 r. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjęto miesięczne wynagrodzenia za okres od maja 2017 r. do kwietnia 2018 r. Za 2017 r. pracownik otrzymał w lutym 2018 r. roczną premię, do której nie zachowuje prawa w okresie pobierania zarówno zasiłku, jak i wynagrodzenia chorobowego. Premię należy tu wliczyć w wysokości 1/12 kwoty premii rocznej za poprzedni rok kalendarzowy.

przykład 2

Ważny współczynnik
Pracownik do 30 kwietnia 2018 r. był zatrudniony w połowie wymiaru czasu pracy (1/2), a od 1 maja pracuje już w pełnym wymiarze czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki). Załóżmy, że pracownik zachoruje w lipcu 2018 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru danego świadczenia chorobowego zostanie uwzględnione wynagrodzenie pracownika za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od maja do czerwca 2018 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać trzynastkę w wysokości 1/12 kwoty – otrzymanej za rok poprzedni, ale po pomnożeniu jej kwoty przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do poprzedniego wymiaru czasu pracy (0,5). Współczynnik ten wynosi 2, co wynika z wyliczenia 1 : 0,5 = 2.

przykład 3

Trzynastka też brana pod uwagę
Pracownik do 31 sierpnia 2017 r. był zatrudniony w połowie wymiaru etatu (0,5), od 1 września 2017 r. do 28 lutego 2018 r. podwyższono mu wymiar do 3/4 (0,75), a od 1 marca 2018 r. jest zatrudniony już w pełnym wymiarze czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki). Pracownik stał się niezdolny do pracy w maju 2018 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego uwzględnia się wynagrodzenie miesięczne pracownika za okres po drugiej zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od marca do kwietnia 2018 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać trzynastkę w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy – po jej pomnożeniu przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym, który wyniósł 0,63 i został obliczony następująco: (0,5 x 8 + 0,75 x 4) : 12 = 0,58. Współczynnik ten wynosi 1,72 i został obliczony następująco: 1 : 0,58 = 1,72.

przykład 4

Konieczne uzupełnienie
Pracownik do 10 grudnia 2017 r. był zatrudniony w wymiarze 1/4 (0,25) etatu, natomiast od 11 grudnia 2017 r., po podpisaniu porozumienia stron, pracuje w wymiarze 1/2 (0,5) etatu. Stał się niezdolny do pracy w okresie od 20 do 30 maja 2018 r. Pracownik oprócz wynagrodzenia miesięcznego ma także prawo do nagrody rocznej, do której nie zachowuje prawa za okresy pobierania zasiłków. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od stycznia do kwietnia 2018 r. (grudzień 2017 r. pomijamy, gdyż nie jest pełnym kalendarzowym miesiącem ubezpieczenia). Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć wypłaconą nagrodę roczną za 2017 r., w kwocie przypadającej po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od 11 do 31 grudnia poprzedniego roku, ale po jej uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty.
Podstawa prawna
Art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, ust. 2, art. 40, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 1, ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.)