Kwestie te reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z nim przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy dzielą się na dwie grupy. Pierwsza to okoliczności, które zgodnie z przepisami prawa pracy uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie. Zaliczamy do nich np. sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem, zobowiązanie do osobistego stawiennictwa na wezwanie organów administracyjnych, sądu czy policji, choroba itd. Druga grupa to przypadki, które nie są wymienione w przepisach prawa, ale które sam pracodawca uzna za usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy.

Istotne jest, iż jeżeli pracownik wie wcześniej o planowanej nieobecności, to powinien on o tym uprzedzić swojego pracodawcę. Jeżeli jednak nieobecność pracownika nie była możliwa do przewidzenia, pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie jego nieobecności oraz podać przewidywany czas jej trwania. Zawiadomienie takie powinno zostać dokonane nie później niż w drugim dniu nieobecności. Można tego dokonać osobiście, przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności. Można też wysłać list, za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinny być uregulowane w regulaminie pracy. Regulamin może albo wprowadzić zasady odbiegające od wskazanych wyżej, albo też przywołać je bez modyfikacji. Jeżeli jednak regulamin zawiera odstępstwa od zasad wynikających z rozporządzenia, to nie mogą one pogarszać sytuacji pracowników.

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy, które pracodawca musi honorwać, są w zależności od przyczyn tej nieobecności oświadczenia pracownika, zaświadczenia lekarskie lub wezwania odpowiednich organów państwowych. Jeżeli nieobecność spowodowana jest chorobą, to należy przedłożyć zaświadczenie lekarskie. Oświadczenie pracownika wystarcza np. w sytuacji, w której nieobecność została spowodowana koniecznością sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem do lat ośmiu w wyniku zamknięcia żłobka, przedszkola czy szkoły, do której dziecko uczęszcza. Z kolej wezwanie do osobistego stawiennictwa wystosowane przez odpowiednie organy powinno zawierać adnotację potwierdzającą, iż pracownik rzeczywiście stawił się przed wzywającym go organem.