Jedna z pracownic chce wykorzystać zwolnienie z tytułu opieki w wymiarze godzinowym. W poprzednich latach korzystała z niego w dniach. Czy takiej zmiany nie powinna zakomunikować mi na początku roku? Na dodatek w ubiegłym miesiącu pracownica zaczęła pracować na pełen etat. Czy zmiana wymiaru czasu pracy ma znaczenie przy udzielaniu tego wolnego?
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 par. 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Zwolnienie udzielane jest więc albo w dniach, albo w godzinach. Wyboru dokonuje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie tego zwolnienia w roku. Wybór ten nie może już ulec zmianie do końca roku, niezależnie od zmian w zakresie stosunku pracy czy normy czasu pracy itp. [przykład 1]
PRZYKŁAD 1
Samowola pracodawcy
We wniosku o udzielenie zwolnienia pracownik wskazał: „Proszę o udzielenie mi w dniu 16 kwietnia 8 godzin zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem, na podstawie art. 188 k.p.”. W związku z tym, że pracownik pracuje w systemie podstawowym i 8 godzin to jego cały dzień pracy, pracodawca przyjął, że pracownik wybrał wolne w dniach.
To błąd. Wniosek opiewa, co prawda, na cały dzień pracy, ale wskazuje jednocześnie, że pracownik wybrał zwolnienie liczone w godzinach.
W kolejnym roku wybór dokonywany jest ponownie – decyzja ubiegłoroczna już nie obowiązuje. Przy czym wybór pracownika będzie zapewne zależał nie tylko od przewidywanych potrzeb związanych z opieką, lecz także od systemu czasu pracy, w jakim pracownik pracuje, rozkładów oraz wymiaru czasu pracy. [przykład 2]
PRZYKŁAD 2
W systemie równoważnym
Pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnym, dla którego praca planowana jest najczęściej po 12 godzin dziennie. Wybierając opiekę w godzinach, ma do wykorzystania 16 godzin zwolnienia rocznie. Przy dniach będą to jego pełne dwa dni pracy, co może opiewać nawet łącznie na 24 godziny.
Pracodawca nie może przy tym ani narzucić sposobu korzystania ze zwolnień, ani też wskazać terminu, do upływu którego uprawnione osoby mają podjąć w tym zakresie decyzję. Z art. 188 k.p. wynika wprost, że pracownik podejmuje decyzję w chwili składania pierwszego wniosku o zwolnienie.
Sposób wykorzystania
Zwolnienie godzinowe siłą rzeczy nie musi obejmować pełnego dnia pracy. Może dotyczyć np. jedynie godziny czy dwóch. Taką nieobecność trzeba oznaczyć w karcie ewidencji czasu pracy pracownika, pamiętając, że czas zwolnienia na opiekę nad dzieckiem jest czasem płatnym. Karta ewidencji czasu pracy obejmuje informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym w: niedziele i święta, porze nocnej, godzinach nadliczbowych oraz dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W karcie muszą się także znaleźć informacje o dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. Sposób dokonywania poszczególnych zapisów dotyczących nieobecności uzależniony jest od tego, czy za czas nieobecności przysługuje wynagrodzenie, a jeżeli tak, to według jakich reguł jest ustalane.
Zgodnie z par. 5 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy (gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do niego), stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Przy czym składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Z tej też perspektywy należy oceniać zakres informacji i danych, jakie w ewidencji powinny się znaleźć. Należy w niej umieszczać wszystkie informacje związane z czasem pracy, które w jakikolwiek sposób wpływają na uprawnienia pracownicze. [przykład 3]
PRZYKŁAD 3
Jak ewidencjonować
W tym samym dniu pracownik może np. świadczyć pracę przez 2 godziny, korzystać ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem przez 3 godziny i zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej przez kolejne 3 godziny. W ewidencji czasu pracy powinno zostać wskazane w odniesieniu do tego dnia (oczywiście z zastosowaniem przyjętych przez pracodawcę skrótów):
● przepracowane 2 godziny,
● 3 godziny – opieka nad dzieckiem – nieobecność usprawiedliwiona z zachowaniem prawa do wynagrodzenia ustalonego w sposób właściwy dla wynagrodzenia za czas urlopu, przy czym składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy,
● 3 godziny – czas zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej udzielonego na wniosek pracownika – nieobecność usprawiedliwiona, bez prawa do wynagrodzenia.
Pracownicy niepełnosprawni
W stosunku do osób niepełnosprawnych nie przewidziano żadnych regulacji szczególnych odnoszących się do opieki nad dziećmi. Jednocześnie zwolnienie z art. 188 k.p. nie opiera się na zasadzie „dzień zwolnienia = 8 godzin pracy”. Nie jest też tak, że przy niższej dziennej normie czasu pracy obniżeniu ulega również wymiar zwolnienia (tak jak ma to miejsce przy urlopach wypoczynkowych). W art. 188 k.p. wskazuje się na konkretne liczby: albo 2 dni, albo 16 godzin. Przy braku regulacji szczególnych oznacza to, że dla pracownika niepełnosprawnego obowiązują takie same wartości czasowe zwolnienia w skali roku.
Pracownicy niepełnosprawni pracują w ramach norm czasu pracy uzależnionych od orzeczonego stopnia niepełnosprawności:
● maksymalnie 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo – jeżeli mają lekki stopnień niepełnosprawności,
● maksymalnie 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo – jeżeli mają znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
W przypadku zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy osoba o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności ma prawo do dwóch dni zwolnienia (czyli realnie 14 godzin płatnej nieobecności). Już jednak przy wyborze wykorzystania zwolnienia w wymiarze godzinowym zwolnienie będzie przekraczało dwa dni pracy (16 godzin, czyli dwa pełne dni pracy tej osoby oraz jeszcze dwie godziny).
Pamiętać przy tym również trzeba o przepisach odrębnych. Czas pracy pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami w przyjętym okresie rozliczeniowym nie może np. przekraczać 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 93 ust. 3 ustawy o działalności leczniczej). Wybór sposobu wykorzystania zwolnienia na opiekę nad dzieckiem w przypadku tych osób oznaczałby dla nich jeszcze większą różnicę między wymiarem godzinowym i w dniach.
Niepełny etat
Zwolnienie godzinowe musi zostać przeliczone w razie zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ustala się je proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
Żadne przeliczenia nie są zaś dokonywane w przypadku wyboru przez niepełnoetatowca zwolnienia w dniach. [przykład 4]
PRZYKŁAD 4
Co korzystniejsze
Pracownik zatrudniony w połowie wymiaru czasu pracy ma rocznie 8 godzin zwolnienia (1/2 z 16 godzin) albo 2 dni. Jeżeli pracownik ten pracuje w rozkładach czasu pracy przewidujących 5 dni pracy w tygodniu po 4 godziny, to wybór godzin lub dni staje się „neutralny” w odniesieniu do ilości wolnego. Jeżeli jednak pracuje np. tylko w niektóre dni, ale z reguły po 8 godzin, to wybór zwolnienia w dniach będzie dla pracownika bardziej korzystny.
Przy dokonywanych obliczeniach niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrąglać będziemy w górę do pełnej godziny. [przykład 5]
PRZYKŁAD 5
Zaokrąglenie w górę
Pracownik zatrudniony w 7/8 etatu będzie miał prawo do zwolnienia wyrażonego w godzinach w wymiarze 14 godzin (16 x 7/8), a osoba pracująca na 0,6 etatu do 10 godzin
(16 x 0,6 = 9,6). Uzyskany wynik zaokrąglamy w górę, co daje 10 godzin.
W konsekwencji przy niektórych wymiarach czasu pracy możemy mieć do czynienia z takimi samymi wymiarami godzinowymi. Osoby zatrudnione na 1/4 i 1/5 etatu mają np. prawo do 4 godzin zwolnienia rocznie (16 x 1/4 = 4; 16 x 1/5 = 3,2).
Zmiana wymiaru
Przepisy w żaden sposób nie odnoszą się do kwestii zwolnień w godzinach przy zmianie wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego. Taka zmiana związana jednak musi być z przeliczeniem okresu zatrudnienia w poszczególnych wymiarach czasu pracy.
W stanowisku z 13 stycznia 2016 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że przy zmianie wymiaru etatu należy oddzielnie ustalić liczbę godzin zwolnienia od pracy przysługujących dla danego etatu, a następnie liczbę godzin już wykorzystanych przed zmianą etatu należy odjąć od przysługującej puli godzin zwolnienia na aktualnym etacie. (Więcej na ten temat w tygodniku Kadry i Płace z 13 października 2016 r., DGP nr 199, oraz z 3 listopada 2016 r., DGP nr 213 – red.) [przykład 6]
PRZYKŁAD 6
Metodą resortu
Pracownik od początku roku do końca marca pracował na 4/5 etatu. Od kwietnia pracuje na 1/3 etatu. Ma dziecko w wieku 7 lat i w styczniu skorzystał z 3 godzin zwolnienia na podstawie art. 188 k.p. W jaki sposób ustalić wymiar zwolnienia w dalszej części roku?
Należy ustalić wymiary godzinowe zwolnienia do poszczególnych okresów zatrudnienia:
● styczeń–marzec,
● kwiecień–grudzień.
Od „nowego” wymiaru godzin przypisanego do 1/3 etatu konieczne będzie odjęcie liczby wykorzystanych godzin zwolnienia podczas pracy na 4/5 etatu.
4/5 etatu to 13 godzin zwolnienia rocznie:
16 godzin x 4/5 = 12,8 godziny, co zaokrąglamy w górę do pełnej godziny.
Praca na 1/3 etatu zaś to 6 godzin:
16 godzin x 1/3 = 5,33 godziny, dokonujemy zaokrąglenia w górę do pełnej godziny.
6 godzin należnych w związku z pracą na 1/3 etatu powinno zostać pomniejszone o 3 godziny opieki wykorzystane w styczniu. ⒸⓅ
Nauczyciele
Warto jeszcze zwrócić uwagę na przepis szczególny, jakim jest art. 67e Karty nauczyciela. Zmienia on w istotny sposób zawarte w kodeksie pracy zasady udzielania zwolnień na opiekę nad zdrowym dzieckiem. Od 2018 r. takie zwolnienie dla nauczycieli wyrażane jest tylko w dniach (2 dni zwolnienia w roku kalendarzowym). Obecnie nie ma już zatem możliwości udzielenia tego zwolnienia nauczycielom w godzinach, co przed zmianą było dla nich bardzo korzystne. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Art. 188 kodeksu ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).
Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
Art. 93 ust. 3 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 160 ze zm.).
Art. 67e ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1189 ze zm.).
