Pracodawca zatrudnił pracownika na trzymiesięczny okres próbny. W związku z tym stan zatrudnienia przekroczył 250 osób, co nakazuje utworzenie komisji bhp. Czy w takim przypadku pracodawca ma prawo wstrzymać się z utworzeniem takiej komisji do czasu ewentualnego przedłużenia umowy z pracownikiem? A jeżeli zdecyduje się na jej utworzenie, jakie kroki powinien podjąć, skoro przepisy nic nie mówią na ten temat? Czy i w jakiej formie potwierdzić powołanie komisji bhp? Czy brak przedłużenia umowy na okres próbny z 251. pracownikiem uzasadnia rozwiązanie komisji?
Na każdym pracodawcy – nawet zatrudniającym jednego pracownika – spoczywają określone obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Im większa liczba pracowników, tym ta problematyka staje się bardziej złożona. Przepisy z zakresu bhp odwołują się w kilku przypadkach do określonej liczby zatrudnionych, mającej wpływ na obowiązki pracodawcy. Jednym z nich jest art. 23712 kodeksu pracy (dalej: k.p.), zgodnie z którym zatrudniający więcej niż 250 pracowników powołuje komisję bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: komisja bhp) jako swój organ opiniodawczy i doradczy. Obowiązek ten jest niezależny od tego, w jakim wymiarze czasu pracy są zatrudnieni, podobnie jak bez znaczenia jest forma stosunku pracy. Nie ma też wymogu, aby podstawą zatrudnienia w każdym przypadku była umowę o pracę.
Konieczność powołania
W praktyce problematyczną dla pracodawcy sytuacją może być zatrudnienie nowego pracownika na podstawie umowy na okres próbny. Z oczywistych względów powoduje to wzrost zatrudnienia – nie ma bowiem podstaw, aby nie był on uwzględniany w kontekście ogólnej liczby pracowników, która jest podstawą do powołania komisji bhp. Jednak biorąc pod uwagę krótki okres próbnego zatrudnienia oraz brak gwarancji co do zawarcia kolejnej umowy, pracodawca może mieć wątpliwość, czy uruchamiać procedurę powołania komisji bhp, czy wstrzymać się z tym.
Odnosząc się do tej kwestii, należy przede wszystkim zauważyć, że przepisy nie wskazują terminu, w jakim pracodawca ma obowiązek powołania komisji bhp. Na podstawie zwrotu „pracodawca zatrudniający więcej niż 250 pracowników powołuje komisję” można jednak przyjąć, że jego rolą będzie podjęcie działań zmierzających do powstania komisji niezwłocznie, jak tylko zostanie przekroczona liczba pracowników uzasadniająca powołanie tego organu doradczego. Żaden przepis nie daje podstaw do wstrzymania się z uruchomieniem procedury powołania komisji bhp do czasu wyjaśnienia się losów pracownika zatrudnionego na podstawie umowy na okres próbny lub umowy na czas określony. Taka zwłoka mogłaby być oceniana przez pryzmat naruszenia przepisu zobowiązującego pracodawcę do powołania komisji wraz z zatrudnianiem określonej liczby pracowników.
Wymagana procedura
Problematyka powołania komisji bhp jest uregulowana w kodeksie pracy bardzo ogólnie. Wiadomo ponad wszelką wątpliwość, kto powinien w niej zasiadać. Zgodnie z przepisami w pracach komisji poza przedstawicielami pracodawcy (wśród nich obowiązkowo muszą się znaleźć pracownicy służby bhp i lekarz sprawujący opiekę profilaktyczną nad pracownikami) biorą udział przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy. Wyboru konkretnych pracowników na członków komisji dokonują organizacje związkowe, a w ich braku – załoga w trybie przyjętym u pracodawcy.
Patrząc przez pryzmat narzuconego przepisami składu komisji, pracodawca, u którego liczba zatrudnionych pracowników przekroczyła 250, powinien niezwłocznie zwołać zebranie z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Należy zaprosić na nie również pracowników służby bhp, lekarza sprawującego opiekę nad pracownikami oraz osoby, które będą zasiadały w komisji z ramienia pracodawcy. Podczas zebrania powinno dojść do ustalenia liczby członków komisji – uwzględniając zasadę, że liczba przedstawicieli pracodawcy i przedstawicieli pracowników w składzie musi być jednakowa. Po dokonaniu wyboru przedstawicieli pracowników zasadne jest zarządzenie ponownego spotkania, w trakcie którego zostanie formalnie utworzona komisja bhp w składzie uwzględniającym zasady wynikające z k.p.
Przepisy nie przewidują szczególnej formy udokumentowania faktu powołania komisji. Należy jednak przyjąć, że samo jej formalne zawiązanie powinno być potwierdzone na piśmie. Poinformowanie pracowników na tablicy ogłoszeń lub w inny zwyczajowo przyjęty sposób – np. poprzez umieszczenie informacji na stronie intranetowej pracodawcy - raczej nie może być jedynym śladem powołania komisji. Dobrym pomysłem wydaje się wydanie zarządzenia wewnętrznego, z którego wynikałby nie tylko sam fakt powołania komisji, lecz także jej skład osobowy, zadania, częstotliwość spotkań i kwestia odpowiedzialności porządkowej za bezzasadne nieuczestniczenie w jej pracach.
Zmniejszenie liczby podwładnych
Skoro wzrost zatrudnienia powyżej 250 pracowników uzasadnia powołanie komisji bhp, to czy spadek ich liczby poniżej 251 powoduje, że komisja działa nielegalnie lub należy ją wręcz rozwiązać? Podobnie jak wiele innych kwestii, tak i ten problem został pozostawiony bez odpowiedzi przez kodeks pracy. Z całą pewnością pracodawca, który powołał komisję bhp, i u którego liczba pracowników spadła poniżej 251, nie ma obowiązku ani jej rozwiązywania ani kontynuowania jej działalności. Optymalnym rozwiązaniem jest jednak utrzymanie powołanej komisji. Nie można bowiem wykluczyć zwiększenia liczby pracowników w przyszłości, co ponownie spowoduje konieczność jej powołania. W żadnym razie nie można zaś przyjąć, że komisja bhp funkcjonująca przy mniejszej liczbie pracowników niż ta, która nakazuje jej utworzenie, działa nielegalnie i powinna być rozwiązana. Kodeks pracy mówi bowiem tylko o obowiązku jej powołania przy stanie zatrudnienia powyżej 250 osób, a zatem można przyjąć, że fakultatywnie może ona działać – jako organ doradczy i opiniodawczy pracodawcy – przy niższej liczbie pracowników.
WAŻNE
Zwrot „pracodawca zatrudniający więcej niż 250 pracowników powołuje komisję” oznacza podjęcie działań niezwłocznie, jak tylko zostanie przekroczona liczba pracowników uzasadniająca powołanie tego organu doradczego.
Podstawa prawna
Art. 23712 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).