To nie pierwsza interwencja GIODO w związku z powszechną praktyką kserowania dowodów osobistych przez różne instytucje czy firmy.
Tym razem sprawa dotyczyła rady jednego z miast w województwie łódzkim, która zdecydowała się na wdrożenie programu „Karta Seniora”, uprawniającego do zniżek dla osób w podeszłym wieku. Problem w tym, że przy składaniu wniosku o wydanie dokumentu wnioskodawca musiał załączyć kserokopię swojego dowodu osobistego. Taki obowiązek wynikał z załącznika do regulaminu określającego m.in. założenia projektu.
Jeden z mieszkańców miał jednak zastrzeżenia do takiej praktyki. Dlatego zgłosił się w tej sprawie do generalnego inspektora ochrony danych osobowych.
Inspektorzy przeprowadzili kontrolę w tamtejszym urzędzie miasta, a jej zakresem objęto kwestię przetwarzania przez prezydenta danych osobowych w związku z przyznawaniem karty seniora. Badano m.in. podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, źródła ich pozyskiwania, sposób dopełniania obowiązków informacyjnych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922), a także to, czy pozyskiwane informacje są adekwatne do celów, w jakich są zbierane i wykorzystywane. Okazało się, że nie wszystko jest zgodne z przepisami.
Inspektorzy GIODO ustalili, że prezydent miasta, pozyskując kserokopię dowodu osobistego, zbierał dane osobowe seniorów w zakresie szerszym, niż był niezbędny do wydania karty. Do jej wystawienia potrzebne są bowiem jedynie imię i nazwisko, adres zamieszkania i data urodzenia wnioskodawcy. A na karcie i tak nie zamieszcza się ich wszystkich. Natomiast dowód osobisty zawiera również takie dane jak: imiona rodziców, miejsce urodzenia, płeć, wizerunek twarzy, numer PESEL, obywatelstwo, serię i numer dokumentu, jego datę wydania i termin ważności oraz oznaczenie organu, który go wydał.
Dlatego, w ocenie inspektorów, praktyka prowadziła do naruszenia zasady adekwatności, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza ona, że rodzaj i treść zbieranych informacji o konkretnej osobie nie powinny wykraczać poza potrzeby wynikające z celu ich gromadzenia. Adekwatność powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swoimi danymi osobowymi a interesem administratora tych danych. Równowaga ta jest zachowana wówczas, gdy są one gromadzone tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim się je przetwarza.
W wyniku interwencji GIODO rada miejska zdecydowała o zmianie praktyki. Obecnie od seniorów nie wymaga się już dołączania do wniosku o wydanie kart kserokopii dowodu osobistego wnioskodawcy.
