Do 31 grudnia dokonujemy ostatecznej korekty środków ZFŚS. A do tego potrzebne jest ustalenie faktycznej przeciętnej liczby pracowników.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS (ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2191) na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Całoroczny odpis podstawowy, oszacowany według średniorocznego stanu zatrudnienia, pracodawca koryguje zaś ostatecznie 31 grudnia na podstawie faktycznej przeciętnej liczby pracowników w roku kalendarzowym.
Dla ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym operację wyliczenia średniej należy przeprowadzić dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Oznacza to, że aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12.
Porównując wysokość odpisu dokonanego na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisem ustalonym według rzeczywistego stanu zatrudnienia, pracodawca otrzymuje informację o nadwyżce lub niedoborze środków na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W przypadku niedoboru środków powinien on wpłacić brakującą kwotę na rachunek funduszu do 31 grudnia 2017 r. Jeżeli wskutek korekty zostanie ustalona nadwyżka, pracodawca może ją wycofać z rachunku lub przeznaczyć na działalność socjalną w następnym roku. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na następny. [PRZYKŁAD]
Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym metoda ta powinna być stosowana także w przypadku, gdy pracodawca (nowy lub likwidowany) funkcjonuje niepełny rok kalendarzowy lub też gdy zatrudniający nalicza odpis za niepełny rok kalendarzowy (odstępuje od naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego w drodze układu zbiorowego pracy lub w regulaminie wynagradzania).
Jak przeliczać
Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty jest następujący: liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika niepełnoetatowego należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat, a potem otrzymany współczynnik pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy. Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy.
Dla ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym operację wyliczenia średniej należy przeprowadzić dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Oznacza to, że aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12.
Wyjątki
Zasada przyjmowania średniorocznego zatrudnienia do naliczenia corocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dotyczy wszystkich pracodawców tworzących ten fundusz, wymienionych w art. 3 ustawy o ZFŚS. Wyjątkiem od niej są publiczne szkoły wyższe oraz pracodawcy zatrudniający nauczycieli objętych przepisami Karty nauczyciela, na których odpis na fundusz nalicza się według odrębnych zasad.
PRZYKŁAD
Weryfikujemy stan zatrudnienia
Firma założyła, że w 2017 r. będzie zatrudniać średnio 52 osoby. Odprowadzono odpis na ZFŚS w kwocie 61 654,32 zł (52 x 1185,66 zł – odpis podstawowy na jednego pracownika). Na koniec roku ustalono, że zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło: styczeń – 52, luty – 52, marzec – 51, kwiecień – 51, maj – 56, czerwiec – 56, lipiec – 56, sierpień – 57, wrzesień – 57, październik – 58, listopad – 58, grudzień – 58. Faktyczna średnioroczna liczba zatrudnionych to 55,17. Ponieważ pierwotnie przewidywano niższy wskaźnik, należy zwiększyć podstawę naliczania odpisów i w efekcie kwotę odpisu.
55 x 1185,66 zł = 65 211,30 zł
65 211,30 – 61 654,32 = 3556,98 zł
Na rachunek ZFŚS na koniec roku należy więc przekazać jeszcze 3556,98 zł.
Ta sama kwota odpisu w 2018 roku
W przyszłym roku ma zostać utrzymana dotychczasowa kwota odpisu podstawowego na jednego pracownika na ZFŚS (jej podwyższenie miało miejsce w 2017 r.). Przewiduje to ustawa z 24 listopada 2017 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2018, która obecnie czeka na rozpatrzenie przez Senat. Najprawdopodobniej wyniesie ona 1185,66 zł, czyli 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia z 2012 r.
Krok po kroku
Korektę odpisów na ZFŚS za 2017 r. przeprowadzamy następująco:
1 Ustalamy wielkość faktycznego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2017 r. w przeliczeniu na pełny etat.
2 Obliczamy średnioroczne zatrudnienie w poszczególnych grupach pracowników.
3 Naliczamy odpisy według rzeczywistego zatrudnienia na 31 grudnia br.
4 Porównujemy wysokość odpisów na ZFŚS dokonanych na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisami faktycznie należnymi i korygujemy odpis.
