Pracownik zatrudniony od 1 czerwca 2017 r. uzyskuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3900 zł. Mężczyzna mieszka w innej miejscowości, niż znajduje się zakład pracy, dlatego wypłacamy mu też miesięczny ryczałt – 350 zł na dojazdy do pracy. Zasady jego wypłacania wynikają z regulaminu wynagradzania i zgodnie z nim ryczałt jest zmniejszany o 1/22 za każdy dzień nieobecności w pracy z powodu np. urlopu i choroby. W październiku pracownik chorował przez pięć dni (11–15 października). Wcześniej, tj. w lipcu, przebywał przez pięć dni roboczych na zasiłku opiekuńczym. W tym miesiącu był też przez trzy dni (24 godziny) na urlopie bezpłatnym. Ze względu na szczególną sytuację w firmie pracował przez sześć godzin w porze nocnej. Jak rozliczyć jego przychód za październik? Czy można u tego pracownika stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów?
PROBLEM
ODPOWIEDŹ
Jeżeli pracownik w tym samym miesiącu chorował (za co otrzyma wynagrodzenie chorobowe) oraz był nieobecny w pracy z innej przyczyny i ta absencja jest niepłatna (np. urlop bezpłatny), to przy obliczaniu wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca należy zastosować zarówno par. 11, jak i par. 12 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (rozporządzenie wynagrodzeniowe).
W celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, miesięczną stawkę wynagrodzenia należy podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu i otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn.
Natomiast w celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie chorobowe, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Na koniec od pełnej kwoty wynagrodzenia odejmuje się sumę kwot obliczonych według powyższych zasad. [RAMKA 1]
Za czas niedyspozycji zdrowotnej
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność ta powstała przed upływem tego okresu, podstawę wymiaru stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Podstawę wymiaru stanowi tu więc wynagrodzenie za okres od czerwca do września.
Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:
1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
2) przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Chodzi tu o sytuację, gdy w którymś z miesięcy przyjmowanych do ustalenia podstawy zasiłkowej, pracownik miał usprawiedliwioną absencję, np. chorował, opiekował się chorym dzieckiem, pobierając zasiłek opiekuńczy, przebywał na urlopie bezpłatnym i z tego powodu uzyskał niższe pobory. Wówczas, zanim zostaną przyjęte do podstawy zasiłku, podlegają odpowiedniemu uzupełnieniu, o ile w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Należy też podkreślić, że wynagrodzenie podlega uzupełnieniu tylko wtedy, gdy jest proporcjonalnie zmniejszane za okresy niezdolności do pracy i taki sposób zmniejszenia wynika z przepisów o wynagradzaniu, np. regulaminu wynagradzania czy bezpośrednio z umowy o pracę. Sposób uzupełnienia wynagrodzenia zależy od rodzaju składników. W przypadku wynagrodzenia miesięcznego w stałej miesięcznej wysokości jako uzupełnione uważa się to określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy. Jeżeli pracownik otrzymuje również składnik pomniejszany za okresy absencji chorobowej, ale inaczej niż proporcjonalnie, to uzupełniając taki miesiąc, stałe wynagrodzenie zasadnicze przyjmuje się w wysokości wynikającej z umowy o pracę, a pozostały składnik w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania (np. dodatek za pracę w porze nocnej czy za nadgodziny). Takim składnikiem w tym przypadku jest ryczałt na dojazdy. [RAMKA 2]
Dodatek za nocki
Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje specjalny dodatek do wynagrodzenia z tego tytułu, że wykazuje aktywność w szczególnej porze przeznaczonej na spoczynek. Dodatek przysługuje za każdą godzinę pracy w porze nocnej w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dodatek oblicza się, dzieląc minimalną stawkę przez wymiar czasu pracy ustalony dla każdego miesiąca zgodnie z art. 130 kodeksu pracy. Dodatek jest zmienny, bo stanowi 20 proc. otrzymanej stawki godzinowej, która w każdym miesiącu może być inna. Podstawę dodatku stanowi minimalne wynagrodzenie w pełnej wysokości, bez względu na wymiar czasu pracy pracownika.
2000 zł : 176 godz. = 11,36 zł
11,36 zł x 20 proc. = 2,27 zł
2,27 zł x 6 godz. = 13,62 zł (dodatek za pracę w nocy)
Podwyższone koszty
Pracownicze koszty uzyskania przychodów ustalone w miesięcznej zryczałtowanej kwocie wynoszą 111,25 zł lub 139,06 zł. Ta druga przysługuje, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy lub miejsce wykonywania pracy, a nie otrzymuje on z tego tytułu dodatku za rozłąkę. Prawo do podwyższonych kosztów nie zależy ani od odległości dzielącej miejsce pracy i miejsce zamieszkania pracownika, ani od środka lokomocji. Aby pracodawca mógł stosować koszty zamiejscowe, pracownik musi złożyć w firmie stosowne oświadczenie, że dojeżdża do pracy z innej miejscowości (wystarczy jednorazowo). Takie koszty mogą być odliczane nawet wtedy, gdy otrzymuje on od pracodawcy zwrot kosztów na dojazdy do pracy, ale pod warunkiem, że zwrot ten został zaliczony do przychodów podlegających opodatkowaniu. Jeśli natomiast ustaną okoliczności uprawniające do wyższej normy kosztów, pracownik musi o tym poinformować pracodawcę. ⒸⓅ
Lista płac na październik 2017 r.

RAMKA 1
Jak wyliczyć pensję...
W październiku pracownik chorował przez pięć dni, a przez 24 godziny przebywał na urlopie bezpłatnym. Wynagrodzenie za przepracowaną część tego miesiąca należy obliczyć w następujący sposób:
ETAP I. Zmniejszenie z tytułu urlopu bezpłatnego
3900 zł : 176 godz. = 22,16 zł (wynagrodzenie za jedną godzinę pracy)
22,16 zł x 24 godziny nieobecności pracownika w pracy z powodu urlopu bezpłatnego = 531,84 zł
ETAP II. Zmniejszenie z tytułu choroby
3900 zł : 30 = 130 zł
130 zł x 5 dni pobierania zasiłku = 650 zł
ETAP III. Obniżenie wynagrodzenia o kwoty zmniejszenia
Aby obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część października, należy sumę tak obliczonych kwot odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc, czyli:
3900 zł – (531,84 zł + 650 zł) = 2718,16 zł (wynagrodzenie za pracę)
...i ryczałt za przepracowaną część miesiąca
W październiku pracownik chorował przez trzy dni robocze oraz przez trzy dni przebywał na urlopie bezpłatnym. Z powodu tych nieobecności ryczałt na dojazdy do pracy ulegnie zmniejszeniu o 1/22 za każdy dzień:
350 zł x 1/22 = 15,91 zł (kwota zmniejszenia za 1 dzień)
15,91 zł x 6 dni = 95,46 zł (kwota zmniejszenia za 6 dni absencji)
350 zł – 95,46 zł = 254,54 zł (ryczałt należny za październik) ⒸⓅ
RAMKA 2
Za okres niezdolności do pracy ⒸⓅ

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi:
13 461,24 zł + 1139,43 zł = 14 600,67 zł (łączny przychód) : 4 miesiące = 3650,17 zł
Wynagrodzenie chorobowe za 5 dni:
3650,17 zł : 30 = 121,67 zł
121,67 zł x 80 proc. = 97,34 zł
97,34 zł x 5 dni = 486,70 zł
Podstawa prawna
Art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 2 pkt 3, ust. 13, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
Art. 1517, art. 1518 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).
Par. 11 i 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
Art. 3 pkt 3, art. 36, art. 41 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368).