- Jeżeli zakład ma wątpliwości co do faktycznego miejsca zamieszkania, wówczas ma prawo poprosić o przedłożenie umowy najmu mieszkania czy aktu własności. W razie potrzeby może także przesłuchać ubezpieczonego, jego pracodawcę lub świadków - wyjaśnia Magdalena Wojtyra pełniąca obowiązki zastępcy dyrektora II Oddziału ZUS w Warszawie.
Jakiś czas temu organizacje pracodawców zaalarmowały, że mają problemy z otrzymywaniem zaświadczenia A1 potwierdzającego stosowanie polskiego prawa do swoich pracowników, szczególnie ma to dotyczyć obywateli krajów spoza UE. Pisaliśmy o tym w dodatku Ubezpieczenia i Świadczenia z 14 września 2017 r. (DGP nr 178). Na jakiej podstawie ZUS w ogóle wydaje takie dokumenty obywatelom państw nienależących do UE?
Magdalena Wojtyra pełniąca obowiązki zastępcy dyrektora II Oddziału ZUS w Warszawie / Dziennik Gazeta Prawna
Taką możliwość przewiduje rozporządzenie unijne nr 1231/2010 z 24 listopada 2010 r. Do otrzymania zaświadczenia A1 konieczne jest spełnienie warunku legalnego pobytu i legalnego zamieszkania w Polsce. W każdej sprawie spełnienie warunków trzeba badać indywidualnie. Zakład jest zobowiązany do weryfikacji składanych przez zainteresowanych oświadczeń.
Pracodawcy twierdzą, że istnieją trudności w interpretacji pojęcia „miejsca zamieszkania” i w związku z tym jest ono różnie rozumiane. Na czym polega ta trudność?
Nie widzę tu większej trudności. Sprawa jest dość dobrze uregulowana w przepisach wspólnotowych. I tak rozporządzenie 987/2009 Parlamentu Europejskiego w kwestii zamieszkania każe brać pod uwagę takie kryteria jak to, gdzie koncentruje się życie rodzinne danej osoby, gdzie ma miejsce stałego zamieszkania i gdzie mieszkaniem dysponuje. Nie możemy więc wydać zaświadczenia A1 osobom, dla których Polska nie jest miejscem zamieszkania, a jedynie czasowego pobytu.
Jak zatem w praktyce ZUS ustala miejsce zamieszkania pracownika spoza UE?
Pracodawcy, składając wniosek o wydanie zaświadczenia A1, załączają oświadczenie osoby ubezpieczonej. Wskazane jest w nim m.in. miejsce zamieszkania. Zakład ma możliwość zweryfikowania, czy rzeczywiście jest to miejsce, w którym koncentruje się życie danej osoby, czy też jest to tylko miejsce czasowego pobytu. Nie możemy wydać zaświadczenia A1 osobie, której pracodawca wynajmuje mieszkanie i to jeszcze wspólne z innymi zatrudnianymi przez siebie pracownikami.
Jakie narzędzia są stosowane do weryfikacji tych oświadczeń?
Przede wszystkim możliwość przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego z zainteresowanymi, w tym osobą zgłaszaną do delegowania. Przy czym w tym miejscu chciałabym zaznaczyć, że ZUS wprowadził ułatwienia w wydawaniu formularzy A1. Obowiązuje ogólnopolski elektroniczny rejestr zaświadczeń. A pracodawcy i ubezpieczeni nie muszą już dostarczać wypełnionych zaświadczeń A1, tylko same wnioski o ich wydanie. Zakład sam wypełnia na podstawie wniosku formularz A1.
A jakie dokumenty powinien dostarczyć pracodawca, aby potwierdzić, że pracownik rzeczywiście mieszka w Polsce?
Jeżeli zakład ma wątpliwości co do faktycznego miejsca zamieszkania, wówczas może poprosić o przedłożenie umowy najmu mieszkania czy akt własności. Jak w każdym postępowaniu, dowodem może być wszystko, co przyczyni się do wyjaśnienia sprawy. W razie potrzeby możemy przesłuchać danego ubezpieczonego, jego pracodawcę lub świadków.
Dlaczego zdarza się, że ZUS odmawia wydania A1 dla takiego pracownika, mimo że ma on zezwolenie na pracę u polskiego pracodawcy i umowę o pracę? Co o tym przesądza?
Każdą sytuację należy badać indywidualnie, bo każda sprawa jest inna. Zakład odmówi wydania A1, jeżeli którykolwiek z wymaganych prawem warunków nie będzie spełniony. Tak będzie w sytuacji, gdy obywatel spoza UE nie będzie miał miejsca zamieszkania na terenie Polski, albo gdy – tak jak wspomniałam – będzie to raczej miejsce tymczasowego pobytu, a nie zamieszkania. Zakład musi zweryfikować także, czy adres zamieszkania nie jest fikcyjny. Zdarzyć się bowiem może, że pod podanym adresem ubezpieczony nie mieszka, a nawet nie może mieszkać, na co wskazują złożone oświadczenia, z których wynika, że kilkaset osób zajmuje wspólnie jedno małe mieszkanie.
Czyli ZUS może uznać, że nawet pracownik pracujący w Polsce ma miejsce zamieszkania np. na Ukrainie?
Jak najbardziej tak, ponieważ miejsce zamieszkania jest kategorią odrębną od miejsca pracy. Oczywiście możliwa jest sytuacja, w której dana osoba pracuje w Polsce, a mieszka na Ukrainie. Nietrudno sobie ją wyobrazić w przypadku pracowników chociażby transportu. Osoba mieszkająca na Ukrainie może więc pracować w Polsce. Analogicznie obywatel Ukrainy mieszkający w Polsce może pracować za granicą np. w Niemczech, we Francji. Samozatrudnienie w innym państwie nie zmienia automatycznie miejsca zamieszkania.
Czy w razie odmowy wydania zaświadczenia A1 pracodawca może wystąpić o nie ponownie w stosunku do tego samego pracownika?
Powód odmowy wydania zaświadczenia A1 zostaje wskazany w uzasadnieniu decyzji. Niespełnienie przesłanek do wydania formularza może leżeć zarówno po stronie płatnika, jak i ubezpieczonego. Jeżeli jednak pracodawca ponownie wystąpi o jego wydanie, do czego ma prawo, i tym razem wszystkie niezbędne przesłanki zostaną spełnione, formularz A1 zostanie wydany. Przykładem może być odmowa wydania A1 spowodowana brakiem minimalnego okresu podlegania ustawodawstwu polskiemu przez ubezpieczonego. W tej sytuacji, jeśli po jakimś czasie warunek ten zostanie spełniony, a pracodawca ponownie wystąpi z wnioskiem, formularz A1 zostanie wydany.
Czy ma znaczenie, obywatelem jakiego kraju jest pracownik w zakresie czasu trwania procedury w sprawie A1?
Znaczenie dla czasu trwania procedury mają przede wszystkim okoliczności danej sprawy oraz konieczność prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Zakład wszystkich ubezpieczonych traktuje równo i samo obywatelstwo danej osoby nie przekłada się na czas procedowania w sprawie.
Problemy z wydawaniem A1 zgłasza przede wszystkim branża transportowa. Czy dotyczą też innych branż, nie tylko transportowej?
W obecnie obowiązujących przepisach unijnych nie ma szczególnych zasad dla pracowników transportu międzynarodowego. Do takich pracowników stosuje się ogólne zasady. Szczegółowe uregulowania dotyczą jedynie członków załóg lotniczych i personelu pokładowego. Podlegają oni ubezpieczeniom w państwie, w którym znajduje się ich port macierzysty.