Czy pracodawca może jednostronnie cofnąć zgodę na indywidualny rozkład czasu pracy pracownika wprowadzony zgodnie z art. 142 k.p.? Czy też musi to zostać uzgodnione z pracownikiem?
Łukasz Prasołek były pracownik PIP i SN, specjalista z zakresu czasu pracy / Dziennik Gazeta Prawna
Stanowisko resortu rodziny, pracy i polityki społecznej z 4 sierpnia 2017 r.
PYTANIE DGP: Czy pracodawca może jednostronnie cofnąć zgodę na indywidualny rozkład czasu pracy pracownika wprowadzony zgodnie z art. 142 k.p.? Czy też musi to zostać uzgodnione z pracownikiem?
ODPOWIEDŹ MRPIPS: Przepisy art. 142 kodeksu pracy przewidują możliwość ustalenia przez pracodawcę konkretnemu pracownikowi (na jego wniosek) indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Jeżeli pracodawca, na wniosek pracownika (tj. w istocie w drodze zawartego przez strony porozumienia) ustalił mu indywidualny rozkład czasu pracy, to zmiana tak ustalonego rozkładu wymaga, w opinii Sądu Najwyższego, zawarcia porozumienia stron albo dokonania przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego (por. treść uzasadnienia do wyroku Sądu Najwyższego z 21 marca 2014 r., sygn. akt II PK 174/13, LEX nr 1455230).
PYTANIE DGP: Czy osoby, których dotyczy zakaz pracy w nadgodzinach, czyli kobiety w ciąży, rodzice dzieci do lat czterech oraz niepełnosprawni, mogą odpracować wyjście prywatne, zostając dłużej w pracy i przekraczając obowiązującą ich normę dobową?
ODPOWIEDŹ MRPIPS: Zgodnie z art. 15 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2046 ze zm.) czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Natomiast czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych.
Norm tych nie stosuje się, zgodnie z art. 16 ustawy o rehabilitacji (...), do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy na wniosek osoby zatrudnionej lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę.
Odnosząc się do pytania dotyczącego możliwości odpracowywania wyjść prywatnych przez osobę niepełnosprawną, wyjaśniamy, że wskazane wyżej normy czasu pracy obowiązujące pracowników niepełnosprawnych (wynikające z art. 15 ustawy o rehabilitacji) należy uznać za sztywne i nieprzekraczalne (a nie przeciętne na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym). Dobowy i tygodniowy czas pracy osoby niepełnosprawnej charakteryzuje się brakiem możliwości uśredniania go w okresie rozliczeniowym.
Mając na uwadze powyższe, pracownik niepełnosprawny (zatrudniony na pełny etat) może – zdaniem MRPiPS – odpracować czas zwolnienia od pracy w celu wyjścia prywatnego jedynie w dniu, w którym z takiego zwolnienia skorzystał.
Jednakże, jak zauważa resort, pracodawca nie może odmówić niepełnosprawnemu pracownikowi możliwości korzystania ze zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, wówczas gdy osoba niepełnosprawna nie może odpracować czasu wykorzystanego na takie zwolnienie albo wtedy, gdy takie odpracowanie powoduje przekroczenie norm czasu pracy przewidzianych w art. 15 ustawy o rehabilitacji). Odmowa pracodawcy (jak również brak zapłaty pracownikowi za czas, którego nie mógł on odpracować) może rodzić podejrzenie dyskryminacji. Warto w tym miejscu również zwrócić uwagę na regulację powołanego wyżej art. 16 ustawy o rehabilitacji). Uzyskanie przez osobę niepełnosprawną zaświadczenia, o którym mowa w tym przepisie, wyłącza przepisy art. 15 ww. ustawy, w związku z czym osoba niepełnosprawna w zakresie czasu pracy traktowana jest jak pracownik pełnosprawny i w stosunku do niej mają zastosowanie przede wszystkim przepisy kodeksu pracy, również te dotyczące możliwości odpracowywania zwolnień od pracy udzielanych w celu załatwienia spraw osobistych. Tyczy się to także osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu, do których z mocy prawa sztywne i skrócone normy czasu pracy, o których mowa powyżej, nie mają zastosowania.
Czas odpracowywania udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi, zgodnie z art. 151 par. 2 1 k.p., pracy w godzinach nadliczbowych. Innymi słowy, czas odpracowywania takiego zwolnienia nie może być kwalifikowany jako praca nadliczbowa, bowiem nie jest to praca podejmowana z powodów określonych w art. 151 par. 1 pkt 1 lub 2 k.p. Praca taka jest skutkiem wystąpienia szczególnych potrzeb pracownika, a nie pracodawcy (por. np. wyrok Sądu Najwyższego z 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 476/02, OSNP z 2004 r. nr 22, poz. 382, w którym sąd ten stwierdził, iż pracownikowi nie przysługuje rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli jego rozkład czasu pracy został ukształtowany wyłącznie na jego życzenie i w jego własnym interesie).
Powyższe wskazywałoby, że nie ma przeszkód prawnych, aby pracownice w ciąży, w stosunku do których obowiązuje bezwzględny zakaz pracy w godzinach nadliczbowych (art. 178 par. 1 k.p.), oraz pracownicy opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia, których nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych bez ich zgody (art. 178 par. 2 k.p.), odpracowywali czas udzielonych im (na ich wniosek) zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych.
Jednakże należy także mieć na uwadze okoliczność, że w odniesieniu do pracownic w ciąży przepisy przewidują nie tylko bezwzględny zakaz zatrudniania ich w godzinach nadliczbowych (art. 178 par. 1 k.p.), ale również w przypadku wykonywania przez nie pracy w systemach czasu pracy, które przewidują przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy ponad 8 godzin, określonych w art. 135, 138, 143 i 144 k.p., ograniczenie polegające na tym, iż ich czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę (art. 148 pkt 2 k.p.).
Oznacza to, zdaniem MRPiPS, że pracodawca nie może dopuścić pracownicy w ciąży do pracy w wymiarze przekraczającym w danej dobie 8 godzin, nawet gdyby pracownica wyraziła na to zgodę. Zatem, jak wynika z powyższego, odpracowanie udzielonego pracownicy w ciąży (na jej wniosek) zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych jest, w opinii ministerstwa, możliwe, gdy czas odpracowania przypada w tym samym dniu, w którym nastąpiło zwolnienie, jak również wtedy, gdy przypada on w innym dniu/dniach niż ten, w którym udzielono jej zwolnienia, jeżeli w tym innym dniu/dniach dobowy wymiar czasu pracy pracownicy wynikający z obowiązującego ją rozkładu czasu pracy jest krótszy niż 8 godzin (w takim przypadku odpracowanie może odbywać się maksymalnie w wymiarze dopełniającym do 8 godzin).
Z kolei w odniesieniu do pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia możliwość odpracowania udzielonego im tzw. zwolnienia prywatnego, z którym łączyłoby się przekroczenie 8-godzinnego wymiaru czasu pracy w danym dniu, wymagałoby uzyskania uprzedniej zgody pracownika. Należy bowiem mieć na uwadze, że przewidziany w art. 148 pkt. 3 k.p. zakaz wykonywania przez takiego pracownika (w systemach czasu pracy określonych w art. 135, 138, 143 i 144 k.p.) pracy ponad 8 godzin na dobę (podobnie jak zakaz pracy nadliczbowej wynikający z art. 178 par. 2 k.p.), ma charakter względny i może być uchylony za zgodą pracownika.
PYTANIE DGP: Jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny dobowe, jeśli w trakcie miesiąca kalendarzowego dochodzi do zmiany stawki osobistego zaszeregowania pracownika? Czy wynagrodzenie za nadgodziny liczymy od nowej stawki obowiązującej w dniu wypłaty, czy według dwóch różnych stawek obowiązujących zgodnie z datami wykonywania pracy, czy od uśrednionej stawki miesięcznej?
ODPOWIEDŹ MRPIPS: Sposób obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 1 par. 3 k.p.) określa przepis par. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927), z którego wynika, że oblicza się go z zastosowaniem zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. W przypadku uzyskiwania przez pracownika np. wynagrodzenia o charakterze stałym miesięcznym obliczenie stawki godzinowej wymaga podzielenia stałej miesięcznej stawki wynagrodzenia pracownika przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.
Należy zauważyć, że godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy powstają w konkretnym dniu, w którym z przyczyn określonych w art. 151 par. 1 k.p. pracownik świadczy pracę w wymiarze przekraczającym tę normę. Zatem także wynagrodzenie pracownika za wykonaną w danym dniu pracę nadliczbową powinno być, w opinii ministerstwa, obliczane z uwzględnieniem stawki osobistego zaszeregowania obowiązującej w tym konkretnym dniu.
Przedstawiając powyższe, informujemy również, że organem ustawowo upoważnionym nie tylko do sprawowania nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem (stosowaniem) przepisów prawa pracy, ale również do udzielania zainteresowanym porad prawnych w tym zakresie, jest Państwowa Inspekcja Pracy. Natomiast MRPiPS nie jest uprawnione do dokonywania wykładni przepisów prawa, a wyrażane przez resort poglądy prawne nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, organów kontrolnych oraz sądów.
KOMENTARZ EKSPERTA
ODPRACOWYWANIE WYJŚĆ PRYWATNYCH PRZEZ OSOBY OBJĘTE ZAKAZEM PRACY W NADGODZINACH
Resort rodziny utożsamia zakaz pracy w godzinach nadliczbowych z zakazem pracy powyżej 8 godzin na dobę (ewentualnie 7 godzin w przypadku pracowników niepełnosprawnych z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności). I stąd wywiódł niemożliwość przekraczania tej normy także na skutek odpracowania wyjścia prywatnego, które przecież nadgodziną nie jest, co wynika wprost z przepisu art. 151 par. 2 1 k.p. Konsekwencją tego poglądu jest z kolei stanowisko MRPiPS, zgodnie z którym odpracowanie wyjścia jest możliwe tylko w trakcie tej samej doby pracowniczej. Co prawda resort rodziny pisze, że odpracowanie może nastąpić jedynie w dniu, w którym pracownik z takiego zwolnienia skorzystał, jednak z uwagi na to, że czas pracy i norma dobowa są rozliczane nie w dniach kalendarzowych, a dobach pracowniczych, słuszne wydaje się, by uznać dopuszczalność odpracowania wyjścia prywatnego nie w odniesieniu do dnia kalendarzowego, ale doby pracowniczej.
W odniesieniu do pracowników niepełnosprawnych – w świetle stanowiska resortu rodziny – możemy wyróżnić trzy przypadki:
1) pracowników, którzy mają zgodę na pracę w nadgodzinach od lekarza medycyny pracy (lekarza prowadzącego) – ci mogą odpracowywać wyjścia prywatne w dowolnych terminach na ogólnych zasadach wynikających z kodeksu pracy, czyli traktujemy ich jak pracowników pełnosprawnych,
2) pracowników, którzy odpracują wyjście prywatne w tym samym dniu,
3) pracowników, którzy nie odpracują wyjścia prywatnego w tym samym dniu i już nie będą mogli go odpracować ze względu na ograniczenia czasu pracy dotyczące pracowników niepełnosprawnych.
Pierwsze dwa przypadki nie wymagają większego komentarza, gdyż nie budzą wątpliwości. Jednak w trzecim przypadku resort poszedł bardzo daleko, zastrzegając, że odmowa udzielenia zwolnienia od pracy lub niewypłacenie za nie wynagrodzenia byłoby działaniem dyskryminującym. Zatem resort rodziny przyjmuje, że niemożliwość odpracowania wyjścia prywatnego wynikająca z przepisów o czasie pracy osób niepełnosprawnych nie może powodować obniżenia wynagrodzenia pracownika. Zgodnie bowiem z ogólnymi regułami płacowymi wynikającymi z art. 80 i 81 k.p. wynagrodzenie przysługuje co do zasady za czas przepracowany, a za okresy niewykonywania pracy tylko wtedy, gdy istnieją przepisy szczególne gwarantujące zachowanie wynagrodzenia w takim przypadku. W odniesieniu do wyjścia prywatnego takiego przepisu nie ma, a więc jego nieodpracowanie oznacza, że będzie to nieobecność usprawiedliwiona niepłatna i pracodawca ma prawo obniżyć wynagrodzenie z tego tytułu. W swoim stanowisku ministerstwo sugeruje jednak, żeby tych reguł nie stosować do pracowników niepełnosprawnych, gdyż obniżenie im wynagrodzenia może być działaniem dyskryminującym. Będą oni więc w lepszej sytuacji niż ogół pracowników. Takie podejście podważa także sens odpracowania wyjścia przez niepełnosprawnego w tym samym dniu, gdyż jego nieodpracowanie ze względu na przepisy antydyskryminacyjne i tak nie powinno spowodować obniżenia wynagrodzenia.
Podobnie jak pracowników niepełnosprawnych resort rodziny potraktował kobiety w ciąży, które również obowiązuje bezwzględny zakaz pracy w nadgodzinach oraz zakaz pracy powyżej ośmiu godzin na dobę w systemach równoważnego czasu pracy. Również one mogą odpracować wyjście prywatne jedynie w tym samym dniu, w którym miało ono miejsce. Przy kobietach w ciąży zrobiono jednak jedno zastrzeżenie. Dotyczy ono możliwości odpracowania takiego wyjścia w innym dniu, w którym zaplanowana była do przepracowania liczba godzin mniejsza niż osiem. W takim przypadku odpracowanie wyjść prywatnych może mieć miejsce, ale pod warunkiem przepracowania łącznie w skali doby nie więcej niż ośmiu godzin. W praktyce dotyczyło to będzie jedynie pracownic w ciąży zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, których rozkład może przewidywać krótsze dni robocze.
Z kolei w przypadku pracowników – rodziców dzieci do lat czterech odpracowanie jest możliwe w dowolnym terminie, o ile wyrażą oni zgodę na uchylenie zakazów pracy w nadgodzinach oraz pracy powyżej ośmiu godzin na dobę w systemach opartych na wydłużonym dobowym wymiarze czasu pracy. W ich przypadku bowiem zakazy te mają charakter względny i mogą być uchylone bez większego problemu. ⒸⓅ
ZNIESIENIE INDYWIDUALNEGO ROZKŁADU
Indywidualny rozkład czasu pracy jest częstym rozwiązaniem organizacyjnym stosowanym w przypadku pracowników administracyjnych, gdy nie odpowiadają im standardowe godziny pracy przyjęte w biurze. Zgodnie z art. 142 kodeksu pracy (dalej: k.p.) takie rozwiązanie wymaga od pracownika złożenia stosownego wniosku i zaakceptowania go przez pracodawcę (wniosek takowy nie jest dla podmiotu zatrudniającego wiążący). Mając to na uwadze, MRPiPS w stanowisku z 4 sierpnia 2017 r. przyjęło, że zmiana indywidualnego rozkładu czasu pracy wymaga albo zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego w tym zakresie, a w przypadku gdyby nie wyraził on na to zgody, niezbędne będzie dokonanie wypowiedzenia zmieniającego w tym zakresie.
PRZYKŁAD 1
Powrót do zasad powszechnych
Pracownik z 10-letnim stażem w firmie od 2015 r. ma ustalony indywidualny rozkład czasu pracy i pracuje w godzinach 7.00–15.00, mimo że cała spółka pracuje od 8.00 do 16.00. W sierpniu 2017 r. okazało się, że po odejściu na emeryturę innego pracownika, wykonującego tożsame obowiązki, w odniesieniu do pracownika mającego indywidualny rozkład konieczna stała się zmiana godzin pracy i powrót do ogólnego rozkładu czasu pracy. Pracodawca zaproponował mu zawarcie porozumienia zmieniającego warunki zatrudnienia w zakresie godzin pracy. Pracownik nie wyraził na to zgody. W takim przypadku pracodawca będzie musiał wypowiedzieć podwładnemu warunki zatrudnienia, a ze względu na jego staż pracy będzie obowiązywał jeszcze 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Jeśli więc pracodawca złoży w sierpniu wypowiedzenie zmieniające, to będzie ono trwało przez wrzesień, październik i listopad, a więc pracownik wróci do pierwotnego rozkładu czasu pracy od 1 grudnia. Przed tą datą nadal będzie pracował w godzinach ustalonych na podstawie jego indywidualnego wniosku.
Stanowisko resortu rodziny jest więc bardzo korzystne dla pracowników, gdyż gwarantuje im zachowanie uprawnienia do indywidualnego rozkładu czasu pracy jeszcze przez obowiązujący ich okres wypowiedzenia, a także uniemożliwia pracodawcy cofnięcie indywidualnego rozkładu z dnia na dzień bez zgody pracownika. ⒸⓅ
ZMIANA STAWKI PŁACY W TRAKCIE MIESIĄCA A WYNAGRODZENIE ZA NADGODZINY DOBOWE
W tej materii resort rodziny przyjął, że nadgodziny mają być rozliczane bardzo skrupulatnie, gdyż według stawki z danego dnia. Stanowisko to jest oczywiście słuszne, gdyż w ewidencji czasu pracy nadgodziny dobowe są rozpisywane na poszczególne dni (a właściwie doby pracownicze) i rozlicza je się w takiej skali. Jest ono również bardzo sprawiedliwe – zmiana wynagrodzenia w trakcie miesiąca nie wpłynie bowiem w żaden sposób na kwotę wynagrodzenia za nadgodziny pracownika ustalonego na koniec takiego miesiąca przy sporządzaniu listy płac. Jednak stanowisko to jest niestety trudne w realizacji w dużych firmach, gdzie płace są liczone z wykorzystaniem systemów informatycznych, w których nadgodziny dobowe liczy się najczęściej według jednej stawki: albo uśrednionej, albo obowiązującej na dzień rozliczania listy płac, czyli na koniec miesiąca. W takich firmach konieczna będzie zmiana dotychczasowej praktyki i policzenie wynagrodzenia za nadgodziny od różnych stawek, czyli podzielenie miesiąca na dwie części i rozliczenie nadgodzin przypadających w każdej z nich osobno według innej stawki.
PRZYKŁAD 2
Podział na dwa
We wrześniu pracownik wypracował nadgodziny dobowe w nocy: cztery – 4 września, i cztery – 25 września. Pracownik zarabiał 4000 zł, ale od 20 września otrzymał podwyżkę wynagrodzenia do 4500 zł miesięcznie. Wynagrodzenie za nadgodziny w każdym z tych dni należy rozliczyć oddzielnie:
● cztery nadgodziny z 4 września: 4000 zł : 160 godzin (wymiar we wrześniu) = 25 zł, co jest zarówno stawką normalnego wynagrodzenia i dodatkiem w wysokości 100 proc. (nadgodzina w nocy), a więc pracownik otrzyma za każdą godzinę 50 zł (wynagrodzenie + dodatek), czyli w sumie 200 zł;
● cztery nadgodziny z 25 września: 4500 zł : 160 godzin (wymiar we wrześniu) = 28,13 zł, co jest zarówno stawką normalnego wynagrodzenia i dodatkiem w wysokości 100 proc. (nadgodzina w nocy), a więc pracownik otrzyma za każdą godzinę 56,26 zł (wynagrodzenie + dodatek), czyli w sumie 225,04 zł.