Pracownik od 6 do 31 marca 2017 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Za 26 dni został wypłacony 100-proc. zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, ponieważ niezdolność do pracy była spowodowana wypadkiem, który zdarzył się w pracy. Potwierdzał to protokół powypadkowy.
Po kontroli okazało się jednak, że protokół zawiera uchybienia (brak kilku danych) i ZUS zakwestionował zasiłek wypadkowy. Mamy skorygować dokumenty do ZUS oraz ustalić na nowo, jakie świadczenie przysługiwało z tego tytułu – wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek 80 proc. Okazało się, że pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie chorobowe za 23 dni, a za 3 dni zasiłek z ubezpieczenia chorobowego. Podstawa wymiaru świadczeń wynosi 4314,50 zł, już po odliczeniu 13,71 proc. z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (wynagrodzenie zasadnicze brutto – 5000 zł). Jak prawidłowo rozliczyć marzec i sporządzić korekty do ZUS?
ODPOWIEDŹ
Jeśli zdarzenie, w którym uczestniczył i został poszkodowany pracownik, zostało uznane za wypadek przy pracy i został wypłacony zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego, a po kontroli ZUS się okazało, że świadczenie to nie przysługuje, należy go przekwalifikować na wynagrodzenie chorobowe i niższy zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. W tym celu należy:
● skorygować imienne raporty ZUS RSA oraz ZUS RCA,
● opłacić zaległe składki na ubezpieczenia społeczne powstałe na skutek zaliczenia w ich ciężar 100-proc. zasiłku wypadkowego oraz zapłacić składkę zdrowotną od wynagrodzenia chorobowego.
Obowiązki pracodawcy
W razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić m.in. ustalenie w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn zdarzenia. Robi to powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy. Podejmuje on niezbędne czynności w celu zabezpieczenia miejsca zdarzenia, dokonuje jego oględzin, zbiera informacje od świadków, zasięga opinii lekarza, aż wreszcie dokonuje prawnej kwalifikacji wypadku zgodnie z ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: ustawa wypadkowa). Za wypadek przy pracy uznaje się zdarzenie nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, mające związek z pracą i powodujące uraz lub śmierć. Wszystkie te czynniki muszą wystąpić łącznie.
Po ustaleniu okoliczności i przyczyn wypadku zespół sporządza – nie później niż w 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku – protokół powypadkowy. Jeśli ukończony dokument nie budzi zastrzeżeń, to pracodawca zatwierdza go nie później niż w ciągu pięciu dni.
Jednak ustalenia pracodawcy i jego zespołu nie zawsze są akceptowane przez ZUS. Tak może być w razie kontroli lub np. przy rozpatrywaniu wniosku o odszkodowanie z tytułu uszczerbku na zdrowiu. ZUS może zakwestionować zdarzenie jako wypadek przy pracy, co dla pracodawcy oznacza określone konsekwencje, jeśli wypłacił pracownikowi zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego.
Zakładowy protokół powypadkowy stwierdzający wypadek przy pracy jest podstawą do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. Jednym z nich jest zasiłek chorobowy wynoszący 100 proc. podstawy wymiaru. Zasiłek ten przysługuje od pierwszego dnia niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy. W opisanym przypadku zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego został wypłacony przez płatnika po zatwierdzeniu protokołu. Jednak jak się później okazało, ta kwalifikacja była nietrafiona. Być może nie zostały sprawdzone i wyjaśnione wszystkie istotne szczegóły, które zaważyły na prawie do zasiłku wypadkowego, lub brakowało rzetelnej oceny zdarzenia.
Możliwe konsekwencje
W przypadku gdy zachodzą okoliczności, z powodu których ubezpieczony pracownik nie ma prawa do zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego, przysługuje mu prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). W takim przypadku poszkodowanemu przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. Zgodnie z ogólną zasadą, jeżeli dana osoba, taka jak pracownik, podlega zarówno ubezpieczeniu wypadkowemu, jak i chorobowemu, a niezdolność do pracy jest spowodowana wypadkiem przy pracy i pracownik spełnia warunki do uzyskania świadczeń z tytułu obu ubezpieczeń, przysługują mu świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego.
Jeżeli jednak świadczenia wypadkowe nie przysługują, to pracownik nabywa prawo do zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, z uwzględnieniem następujących, ogólnych zasad:
1) wypłaty wynagrodzenia za okres choroby, jeżeli pracownik nie wykorzystał jeszcze okresu 33 albo 14 dni (art. 92 kodeksu pracy),
2) zaliczenia tzw. okresu wyczekiwania, po upływie którego nabywa prawo do zasiłku chorobowego (art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej),
3) pozbawienia zasiłku chorobowego (a także wynagrodzenia chorobowego) za okres pierwszych pięciu dni niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta została spowodowana nadużyciem alkoholu,
4) wypłaty zasiłku w wysokości 80 proc. lub 70 proc. (za czas pobytu w szpitalu) podstawy wymiaru zasiłku, chyba że u pracownika wystąpiły okoliczności, dzięki którym zachowuje prawo do zasiłku w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru (choroba w okresie ciąży, badania lekarskie dawców komórek, tkanek, narządów).
Bezpodstawne świadczenie
Zdyskwalifikowanie zdarzenia jako wypadku przy pracy spowodowało, że 100-proc. zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego nie przysługuje. Jest świadczeniem wypłaconym bezpodstawnie, bo to pracodawca w protokole błędnie ocenił okoliczności wypadku. Należy więc rozpatrzyć, co pracownikowi przysługuje zamiast tego zasiłku. Z pytania wynika, że pracownik był jeszcze w okresie prawa do wynagrodzenia chorobowego płatnego ze środków pracodawcy. Tak więc za część zwolnienia lekarskiego przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, a za pozostały okres, począwszy od 34. dnia choroby – zasiłek.
Po zamianie zasiłku wypadkowego na wynagrodzenie chorobowe i zwykły zasiłek chorobowy należy skorygować dokumenty do ZUS. W raporcie korygującym ZUS RSA za marzec należy zatem zmienić kod świadczenia/przerwy z 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) na 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy) i 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego). W raporcie korygującym ZUS RCA trzeba natomiast wykazać kwotę wynagrodzenia chorobowego jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwotę tej składki.
Jeśli pracownik otrzymał 100-proc. zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego zaliczony w deklaracji ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne zamiast 80-proc. wynagrodzenia chorobowego i 80-proc. zasiłku z ubezpieczenia chorobowego, to w wyniku sporządzenia korekt powstanie niedopłata zarówno w składce na ubezpieczenie zdrowotne, jak i w składkach na ubezpieczenia społeczne. Płatnik składek powinien więc zapłacić zaległość wraz z odsetkami za zwłokę (chyba że nie przekraczają kwoty 6,60 zł), gdyż rozliczeniu w poczet składek społecznych nie podlegają zasiłki wypłacone bezpodstawnie. Jeżeli zasiłek dla pracownika został mu wypłacony przez płatnika składek mimo braku uprawnień lub w zawyżonej wysokości (np. naliczony od wyższej niż należna podstawy wymiaru czy według wyższej normy procentowej), i ubezpieczonego nie pouczono o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczenia lub na jego wysokość, to wypłacona przez płatnika składek kwota świadczenia jest bezpodstawna.
Natomiast składkę zdrowotną pracownik winien zwrócić pracodawcy, gdyż finansuje ją w całości ubezpieczony.
Rozliczenie pracownika
Za marzec 2017 r. pracownik otrzymał zasiłek wypadkowy w kwocie 3739,32 zł, co wynika z wyliczenia:
4314,50 zł : 30 = 143,82 zł; 143,82 zł x 26 dni = 3739,32 zł
Za przepracowaną część miesiąca powinien otrzymać 666,58 zł:
5000 zł : 30 = 166,67 zł x 26 dni = 4333,42 zł; 5000 zł – 4333,42 zł = 666,58 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne za marzec wyniosła:
(666,58 zł – 13,71 proc.) x 9 proc. = 51,77 zł
Pracodawca jako płatnik zasiłku zaliczył w ciężar składek społecznych wypłaconą kwotę zasiłku 3739,32 zł, tym samym zmniejszając bieżące zobowiązanie wobec ZUS.
W ramach korekty naliczono:
● wynagrodzenie chorobowe za 23 dni:
143,82 zł (dniówka zasiłku) x 80 proc. = 115,06 zł x 23 dni = 2646,38 zł
● zasiłek chorobowy 80 proc. za 3 dni:
115,06 zł x 3 dni = 345,18 zł
Wynagrodzenie chorobowe podlega składce zdrowotnej, toteż zamiast 51,77 zł powinna ona wynieść 289,94 zł:
[(666,58 zł – 13,71 proc.) + 2646,38 zł] x 9 proc. = 289,94 zł
W wyniku przeliczeń powstała:
● niedopłata składek społecznych w wysokości 3394,14 zł (3739,32 zł – 345,18 zł)
● niedopłata składki zdrowotnej w wysokości 238,17 zł (289,94 zł – 51,77 zł). [schemat]
Jakie dokumenty trzeba zmienić
Pracodawca musi złożyć w ZUS następujące dokumenty korygujące:
● raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331 i kwotą wynagrodzenia chorobowego – 2646,38 zł oraz z kodem 313 i kwotą zasiłku z ubezpieczenia chorobowego 345,18 zł;
● raport ZUS RCA z kodem pracowniczym 011000 i podstawą wymiaru składki zdrowotnej stanowiącej sumę wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu części 13,71 proc.) i wynagrodzenia chorobowego, oraz kwotą składki – 289,94 zł;
● deklarację ZUS DRA – płatnik ma prawo rozliczyć w ciężar składek społecznych jedynie kwotę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego, czyli kwotę 345,18 zł, a nie 3739,32 zł
Różnica między odliczeniami, tj. 3394,14 zł, stanowi zaległość w składkach społecznych.
Załóżmy, że w maju pracownik zwróci niedopłaconą składkę zdrowotną, którą pracodawca musiał zapłacić po skorygowaniu dokumentów ZUS, w wysokości 238,17 zł. Wówczas pracodawca będzie mógł ją odliczyć od zaliczki na podatek, tj. 7,75 proc. Będzie to 205,09 zł (2646,38 zł x 7,75 proc.). Ponadto, jeśli pracownik zwróci nadpłatę z tytułu zawyżonego świadczenia chorobowego w wysokości 747,76 zł (różnica między pobranym zasiłkiem wypadkowym a należnym wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem 80 proc.: 3739,32 zł – (2646,38 zł + 345,18 zł)), to będzie miał prawo do odliczenia tej kwoty od dochodu z tytułu bieżącego wynagrodzenia. [ramka]
Lista płac za maj
● 5000 zł - 13,71 proc. = 4314,50 zł
● 4314,50 zł x 9 proc. = 388,31 zł - składka zdrowotna należna ZUS
● 4314,50 zł x 7,75 proc. = 334,37 zł + 205,09 zł = 539,46 zł - składka zdrowotna do odliczenia od zaliczki na podatek
● 4314,50 zł – 111,25 zł - 747,76 zł = 3455,49 zł; po zaokrągleniu 3455 zł - podstawa opodatkowania (3455 zł x 18 proc.) - 46,33 zł = 575,57 zł - zaliczka na podatek
● 575,57 zł - 539,46 zł = 36,11 zł; po zaokrągleniu 36 zł - zaliczka na podatek do urzędu skarbowego
Do wypłaty:
4314,50 zł - 388,31 zł - 36 zł - 238,17 zł - 747,76 zł = 2904,26 zł
Podstawa prawna
Art. 234 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Art. 20, art. 26 ust. 1 pkt 5, art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b, art. 32, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.).
Art. 3 ust. 3, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8, art. 9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 i 1442 ze zm.).
Art. 4 ust. 1 pkt 1, art. 11 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.).
Art. 23 ust. 1 i 1a, art. 46 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
