Przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy, dotyczące zasad przyznawania tego rodzaju świadczenia, mogą przewidywać, że nagroda jubileuszowa będzie przysługiwać wyłącznie za zakładowy staż pracy albo z uwzględnieniem okresów innego (poprzedniego) zatrudnienia.

W tym ostatnim przypadku, jeśli pracownik posiada okresy zatrudnienia u innych pracodawców, do ustalenia prawa do nagrody istotne jest wykazanie poszczególnych okresów pracy. Jest to możliwe przy pomocy stosowanych powszechnie w stosunkach pracy dokumentów potwierdzających przebieg zatrudnienia, a więc świadectw pracy.

Zastrzeżenia budzi jednak wprowadzenie w przepisach zakładowych wymogu udowodnienia przez pracownika wyłącznie świadectwami pracy okresów zatrudnienia uprawniających do nagrody jubileuszowej. Świadczenie to przysługuje bowiem z tytułu obiektywnie osiągniętego przez pracownika stażu pracy, a nie z tytułu możliwości wykazania tego stażu wyłącznie za pomocą wymaganego przez pracodawcę dokumentu. Innymi słowy, powstanie prawa do nagrody jubileuszowej wiąże się z posiadaniem przez pracownika wymaganego okresu zatrudnienia (tylko zakładowego lub również pozazakładowego), a nie z legitymowaniem się konkretnym dokumentem potwierdzającym ten okres.

W przeciwnym razie nagroda jubileuszowa, w przypadku gdy kryteria jej otrzymania określone są obiektywnie, przez co stanowi składnik wynagrodzenia za pracę, utraciłaby w istocie charakter roszczeniowy. Co więcej, ocena przesłanki prawa do jej nabycia w postaci posiadania wymaganego stażu pracy nie podlegałaby weryfikacji w postępowaniu sądowym wyłącznie z uwagi na brak możliwości przedłożenia przez pracownika określonego dokumentu (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2008 r., II PK 292/07, Mon. Pr. Pracy nr 12/2008).

W ocenie Sądu Najwyższego, jeżeli gratyfikacja jubileuszowa posiada charakter składnika wynagrodzenia za pracę, to uzależnienie jej wypłaty od kryterium wykazania poprzednich okresów zatrudnienia świadectwem pracy, z wyłączeniem innych sposobów ich udowodnienia, narusza zasady ustalania wynagrodzenia za pracę ustanowione w art. 78 k.p., odsyłającym m.in. do ilości świadczonej pracy, przenoszącej się w tym przypadku na staż pracy.