Dlaczego podczas kontroli nie jest wymagane imienne pełnomocnictwo?
● Miałem niedawno kontrolę z ZUS. W trakcie kontroli mój pracownik przedłożył pełnomocnictwo ogólne do reprezentowania mnie przed wszystkimi organami administracji, sądami oraz innymi podmiotami, w tym US i ZUS, we wszystkich sprawach należących do właściwości tych organów, również w zakresie doręczeń i czynności kontrolnych. Inspektor kontroli je zakwestionował, powołując się na konieczność przedłożenia imiennego upoważnienia do reprezentowania płatnika w czasie kontroli ZUS, a nie pełnomocnictwa ogólnego. Czy miał rację?
Niekoniecznie. Kontrolę wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych reguluje rozdział 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) oraz rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. Przepisy ustawy systemowej precyzują w sposób dość szczegółowy, co powinno zawierać upoważnienie inspektora kontroli do jej przeprowadzenia. W zakresie upoważnienia osoby działającej w imieniu płatnika składek art. 89 ust. 3 ustawy systemowej wskazuje jedynie, że w przypadku nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi składek. Zarówno ustawa, jak i rozporządzenie w żadnym miejscu nie określają, jak powinno wyglądać takie umocowanie. Zgodnie z ustawą systemową do kontroli płatników składek będących przedsiębiorcami stosuje się przepisy rozdziału 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 80 ust. 1 tej ustawy czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. Kontrolowany jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności. Również te przepisy nie formułują żadnych szczególnych wymagań co do treści takiego umocowania. W opisanej sytuacji przedłożone inspektorowi kontroli pełnomocnictwo zawierało w swojej treści sformułowanie, że osoba upoważniona reprezentuje płatnika przed innymi podmiotami, w tym ZUS, we wszystkich sprawach należących do właściwości tych organów, jak również w zakresie czynności kontrolnych. Użycie słów „w tym” oznacza, że jego zakres jest szeroki i może obejmować również kontrolę prowadzoną przez zakład. Wydaje się, że jedynie dokument, który nie zawiera wskazanych informacji, nie jest podstawą do wszczęcia kontroli przez ZUS w przedsiębiorstwie.
Nie jest więc niczym uzasadnione, aby pełnomocnik przedsiębiorcy nie mógł być jednocześnie osobą upoważnioną do reprezentowania płatnika składek w trakcie kontroli. Takie założenie nie było celem racjonalnego ustawodawcy. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Art. 89 i 92a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165).
Art. 80 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1829 ze zm.).
● Przez kilka lat prowadziłem własną firmę. Niestety, firma nie przetrwała na rynku. Muszę teraz spłacać długi z nią związane. Dostałem ostatnio z ZUS decyzję ze wskazaniem zaległości, które powinienem spłacić. Wniosłem odwołanie od decyzji, ale chciałbym się przed sądem dogadać z ZUS. Pomyślałem, że spłacę większość zadłużenia, ale bez odsetek, przecież i tak ZUS nie ściągnie tych składek w drodze egzekucji, bo nie mam majątku. Czy mogę wystąpić z taką propozycją ugody przed sądem?
Oczywiście można taki wniosek złożyć, ale ZUS takiej ugody nie zawrze. Należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne są zobowiązaniami publicznoprawnymi. Obowiązek ich opłacania wynika z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Zgodnie z jej art. 46 płatnik składek jest zobowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Nieuregulowanie składek w terminie powoduje powstanie zaległości składkowej z mocy prawa. Z uwagi na publicznoprawny charakter należności z tytułu składek ZUS nie może swobodnie decydować, które składki zobowiązany ma zapłacić, a od których można odstąpić. Co więcej, w postępowaniu sądowym z odwołania od decyzji zakładu obowiązuje wyraźny zakaz zawierania ugody. W myśl art. 47712 kodeksu postępowania cywilnego w postępowaniu w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych nie jest dopuszczalne zawarcie ugody. Jest to uzasadnione, ponieważ przepisy materialnego prawa ubezpieczeń społecznych mają charakter bezwzględnie obowiązujący i nie mogą być wolą stron w żaden sposób modyfikowane. Zatem nie jest możliwe spłacenie tylko części zobowiązań za zgodą ZUS. W przypadku braku środków na spłatę zobowiązania w całości, można zawsze spróbować skorzystać z ulg w spłacie przewidzianych ustawą systemową, tj. albo umorzenia składek, albo ich rozłożenia na raty, oczywiście po spełnieniu ustawowych przesłanek. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Art. 28–29, art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Art. 477[12] ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1822 ze zm.).
● Otrzymałem niedawno z ZUS decyzję stwierdzającą zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy. Nie zgadzam się z wysokością zadłużenia, chcę się więc odwołać do sądu. Czy wniesienie odwołania wstrzyma naliczanie dalszych odsetek od zaległości objętych zaskarżoną decyzją?
Niestety, nie. Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ordynacji podatkowej. Odsetek za zwłokę nie nalicza się wtedy, gdy ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł. Podkreślić trzeba, że co do zasady decyzje ZUS mają charakter deklaratoryjny, nie tworzą prawa, a jedynie potwierdzają stan istniejący z chwilą ziszczenia się określonych ustawowych warunków. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne stają się wymagalne każdorazowo w datach aktualizowania się obowiązku obliczenia i opłacenia składek. Tym samym składki nieopłacone w ustawowym terminie powodują powstanie zaległości składkowej z mocy samego prawa (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 12 sierpnia 2015 r., sygn. akt II UK 391/14). Taki charakter ma właśnie decyzja określająca wysokość zaległości z tytułu nieopłaconych składek, ponieważ obowiązek ich obliczania i opłacenia istnieje z mocy ustawy. Stosownie do treści art. 46 ustawy systemowej płatnik składek jest zobowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Zatem obliczenie należnych składek i ich terminowe przekazanie do organu rentowego spoczywa wyłącznie na płatniku. ZUS, wydając decyzję, potwierdza jedynie stan zadłużenia powstały na koncie płatnika i zobowiązuje go do uregulowania zaległości. Co więcej, obowiązek naliczenia odsetek za zwłokę nie jest zależny od okoliczności powstania zaległości składkowej ani od woli stron stosunku ubezpieczeniowego. Odsetki za zwłokę powstają z mocy prawa, niezależnie od tego, czy płatnik dysponuje wiedzą na temat powstania zaległości w opłacaniu składek. Jak stwierdził Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 10 września 2015 r., sygn. akt III AUa 906/14, powstanie stosunku ubezpieczenia społecznego kreuje prawa i obowiązki obu stron. Prawa i obowiązki wynikające z tego stosunku powinny być realizowane w terminach wskazanych w ustawach. Konsekwencją opóźnienia w ich realizacji jest prawo do odsetek.
Wniesienie odwołania w żaden sposób nie wstrzyma więc dalszego biegu odsetek, zatem w przypadku długotrwałego postępowania przed sądem odwołujący naraża się na jeszcze większe odsetki, chyba że sprawa skończy się pomyślnie dla niego i sąd stwierdzi brak zaległości wobec ZUS.
ⒸⓅ
Podstawa prawna
Art. 23 ust. 1 i 2, art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
● Prowadzę średniej wielkości firmę. Z racji specyfiki branży, w jakiej działam, bardzo trudno znaleźć pracownika. Chciałbym więc wprowadzić dodatkowe gratyfikacje dla pracowników (np. nagrody jubileuszowe co jakiś czas), aby ich zatrzymać na dłużej. Czy taki dodatek podlega oskładowaniu w ZUS? Jak formalnie go przyznać?
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów podatkowych. Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników nie stanowią natomiast m.in. przychody wskazane w par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z podstawy wymiaru składek wyłączone są przychody uzyskane jako nagroda jubileuszowa (gratyfikacja), jeżeli według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat. Przepis ten znajduje zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy uprawnienie do nagrody jubileuszowej wynika z regulaminu wynagradzania, jak również w sytuacji gdy jest przyznawane corocznie, np. na mocy zarządzenia pracodawcy. Świadczenia te nie mają cech obligatoryjności, bo zależą od woli pracodawcy.
ZUS w piśmie z 17 marca 2013 r., znak Dl/200000/43/237/2017, zaakcentował m.in., że decydujące znaczenie przy ocenie obowiązku opłacania składek ustawodawca przypisał periodycznemu (nie częstszemu niż co pięć lat) nabywaniu przez pracownika prawa do ich uzyskania na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Takimi aktami mogą być np. regulamin wynagradzania czy regulamin nagród jubileuszowych. Co istotne, Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 15 stycznia 2016 r., sygn. akt III AUa 1615/15, podkreślił, że przyjęcie, iż ustanowienie prawa do nagrody jubileuszowej dla danego pracownika może nastąpić ad hoc i bez uprzedniego ustalenia zasad obowiązujących ogół zatrudnionych u danego pracodawcy, skutkowałoby wyłączeniem możliwości jakiejkolwiek kontroli prawidłowości przyznania tego rodzaju świadczeń tak przez pracowników, jak i przez organ rentowy, co wyklucza zasadność takiego stanowiska.
Trzeba jednak zaznaczyć, że tego typu świadczenie w pewnych okolicznościach może zostać uznane przez ZUS np. za roczne wynagrodzenie o charakterze nagrody. A jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 12 grudnia 2011 r., sygn. akt I UK 155/11, specjalne wynagrodzenie roczne o charakterze nagrody wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Podsumowując, ważne jest, aby pracodawca zasady przyznawania nagród jubileuszowych uregulował w akcie wewnętrznym (np. regulaminie wynagradzania, regulaminie nagród jubileuszowych). Gdy znajdą się w nim postanowienia, zgodnie z którymi świadczenia te będą przysługiwały np. w każdą piątą rocznicę zatrudnienia i wielokrotność tego okresu, jubileuszówki nie będą oskładkowane.
Podstawa prawna
Art. 18 ust. 1 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).