W celu wykonania swoich obowiązków pracownicy są zobowiązani do odbycia delegacji. Próba właściwej oceny i rozliczenia czasu przeznaczonego na dojazd i powrót z określonego miejsca nasuwa jednak wiele pytań. Czy jakikolwiek wyjazd związany z prowadzeniem spraw pracodawcy powinien być uważany za podróż służbową? Czy zawsze należy go wliczać do czasu pracy?
Z podróżą służbową mamy do czynienia wyłącznie w przypadku wyjazdu związanego z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, na polecenie zwierzchnika, poza miejsce wskazane w umowie jako miejsce pracy zatrudnionego. Ponadto podwładny nie powinien być zbyt często kierowany do jej odbycia. W przeciwnym razie – w razie sporu między firmą a zatrudnionym – sąd może uznać, że rzeczywiste miejsce świadczenia jest inne niż określone w umowie (tzn. obejmuje dużo większy obszar). Może też ustalić, że rzekome delegacje zatrudnionego stanowią nieodłączną część wykonywania jego codziennych obowiązków i powinny być w całości potraktowane jako jego czas pracy. Byłoby to niekorzystne dla firm (ze względu na nadgodziny).
Dozwolona częstotliwość podróży służbowych nie jest jednak uregulowana w przepisach. Sąd Najwyższy rozpatrując sprawy z tego zakresu, kierował się wielokrotnie zdrowym rozsądkiem oraz charakterem i specyfiką zadań wykonywanych przez pracownika. Z podróżą służbową mamy więc do czynienia, gdy zatrudniony okazyjnie wyjeżdża poza swoje miejsce pracy. Czy jednak to, że wyjeżdża w interesach firmy, oznacza, że kilkugodzinny dojazd pociągiem do odległego miasta i trwający kilka godzin powrót z niego zalicza się do czasu pracy? Otóż w pewnym zakresie tak, a w pewnym nie.
SN stwierdził, że generalnie podróż służbowa nie stanowi czasu pracy. Załóżmy, że podwładny, który stale wykonuje obowiązki w godzinach 8.00 – 16.00, wybrał się w delegację z Warszawy do Gdańska o godz. 6.00. Do celu dotarł około godz. 10.00 i od tego momentu wsparł klienta pracodawcy w usuwaniu usterek zakupionego produktu. Zakończył naprawę o godz. 17.00 i o 17.30 udał się w podróż powrotną do Warszawy (na miejsce dotarł o godz. 20.00).
Jak rozliczać i dokumentować podróże służbowe pracownika
Czas dojazdu i powrotu z Gdańska poza przedziałem stałych godzin pracy zatrudnionego nie jest wliczany do jego czasu pracy tego dnia, ale czas podróży, który przypadł w godzinach między 8.00 a 16.00 już tak. Czasem pracy zawsze jest okres wykonywania obowiązków, więc w tym przypadku należy uznać, że oprócz dwugodzinnej podróży między 8.00 a 10.00 do czasu pracy należy wliczyć siedem godzin trwania naprawy. W rezultacie w tym dniu zatrudnionemu należy się zapłata za jedną nadgodzinę.