Prowadzenie ewidencji zatrudnionych i przekazanie danych kontaktowych to tylko przykładowe zmiany w prawie, jakie w okresie wakacyjnym muszą wdrożyć pośrednicy i ich klienci.
W okresie od 1 czerwca do 31 sierpnia agencje i firmy korzystające z ich usług będą musiały pamiętać o co najmniej czterech ważnych terminach. Wszystko przez nowelizację ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, którą właśnie zajmuje się Senat. Pierwsza ważna data to 1 czerwca 2017 r. – wtedy ma wejść w życie ustawa. Od tego momentu pośrednicy i pracodawcy użytkownicy muszą spełniać niektóre nowe wymogi przewidziane w zmienionych przepisach. Dla przykładu agencje muszą ustalać wynagrodzenie urlopowe według zmodyfikowanych zasad.
– Zostało niewiele czasu na dostosowanie systemów płacowych, bo pierwsze pensje według nowych reguł trzeba będzie wypłacać już w lipcu – tłumaczy Agnieszka Zielińska, kierownik Polskiego Forum HR.
Podkreśla, że zmienione przepisy nie są precyzyjne.
– Wskazują na przykład, że przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia należy brać pod uwagę pensję wypłaconą pracownikowi w okresie trzech miesięcy poprzedzających ten, w którym udzielono mu urlopu. Pojawia się wątpliwość czy „wynagrodzenie wypłacone” jest tożsame z „wynagrodzeniem należnym” – dodaje.
Świadectwa i ewidencje
1 Czerwiec 2017 r
Agencje muszą też pamiętać, że od 1 czerwca w świadectwach pracy należy podawać informacje dotyczące każdego pracodawcy użytkownika, na rzecz którego zatrudniony tymczasowo świadczył obowiązki, oraz okresy ich wykonywania (ma to uniemożliwiać obchodzenie 18-miesięcznego limitu korzystania z zatrudnienia tymczasowego tej samej osoby w jednej firmie w okresie 36 kolejnych miesięcy). Obowiązek ten dotyczy także umów podpisanych jeszcze przed 1 czerwca, o ile w tej dacie będą one trwały. Nowy wymóg nie powinien jednak powodować problemów – zmodyfikowany wzór świadectwa wraz ze wspomnianą informacją jest już zawarty w projekcie rozporządzenia w tej sprawie (patrz „Więcej czasu na zmianę świadectwa”, DGP nr 72/2017). Znacznie bardziej kłopotliwy może być za to obowiązek związany z ewidencjonowaniem pracownika tymczasowego. Od 1 czerwca agencja ma ustalać łączny okres pracy dotychczas wykonywanej przez taką osobę na rzecz danego pracodawcy użytkownika (na podstawie umowy o pracę lub cywilnoprawnej). Z kolei pracodawca użytkownik ma prowadzić ewidencję takich osób, zawierającą informacje o dacie rozpoczęcia i zakończenia wykonywania pracy przez danego podwładnego w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy (oraz przechowywać tę dokumentację przez trzy lata po zakończeniu czasu jej prowadzenia).
– Nie jest to racjonalna zmiana, bo w praktyce podobną ewidencję będą musiały prowadzić i agencje i pracodawcy użytkownicy – zauważa Jarosław Adamkiewicz, ekspert Business Centre Club i Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia.
Podkreśla, że pośrednicy w większości są przygotowani do realizacji wspomnianego obowiązku, bo śledzą prace nad nowelizacją przepisów.
– Ale wiedza pracodawców-użytkowników o nowych przepisach jest znikoma. Część agencji będzie zapewne za nich wykonywać nowy obowiązek, bo firmy często po to korzystają z ich usług, aby przejęły one formalności związane z zatrudnieniem pracowników – dodaje.
Paradoksalnie problem mogą mieć ci pośrednicy, którzy świadczą usługi dla pracodawców państwowych. Podmioty publiczne z reguły realizują dokładniej literę prawa, więc zapewne same będą realizować obowiązek ewidencjonowania pracowników tymczasowych. Ale to oznacza wzrost kosztów korzystania z takiej formy zatrudnienia, a więc wpłynie na ocenę opłacalności usług pośredników.
Dane kontaktowe
15 Czerwiec 2017 r.
Kolejny termin upłynie 14 dni od momentu wejścia w życie ustawy (czyli 15 czerwca). Do końca tego okresu agencja ma przekazać zatrudnionemu informacje umożliwiające mu bezpośredni kontakt z przedstawicielami pośrednika, czyli adres miejsca kontaktu, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej, a także dni i przedział godzinowy, kiedy taki kontakt jest możliwy. Ta data dotyczy umów pracowników tymczasowych trwających w momencie wejście w życie nowelizacji (czyli 1 czerwca 2017 r.). W przypadku kontraktu zawartego po tej dacie wspomnianą informację trzeba będzie przekazywać w ciągu siedmiu dni od jego zawarcia (obowiązek ten można zrealizować w formie papierowej lub elektronicznej). Dla agencji, które już teraz posiadają własne siedziby, nowy wymóg nie będzie kłopotliwy. Problem mają te, które działają obecnie bez własnego lokalu (np. w formie wirtualnego portalu internetowego). Pośrednicy uważają, że nowy obowiązek zweryfikuje rynek – nie będzie można już konkurować z pozostałymi agencjami poprzez zaniżanie standardów usług.
– W trakcie konsultacji ustawy propozycję popierały zarówno związki zawodowe, jak i przedstawiciele agencji, bo poprawi to jakość świadczonych usług i wyeliminuje dumping – uważa Jarosław Adamkiewicz.
Podkreśla, że posiadanie lokalu to zwyczajny wymóg związany z prowadzeniem działalności.
– Jeśli ktoś chce prowadzić np. hurtownię, to musi szukać lokalu na magazyn. Jeżeli więc dany podmiot ma prowadzić agencję pracy tymczasowej, to powinien dysponować miejscem na przeprowadzenie rozmów rekrutacyjnych – dodaje.
Zdaniem Agnieszki Zielińskiej nowy wymóg pozytywnie wpłynie na jakość ofert zatrudnienia tymczasowego, ale w ograniczonym zakresie.
– Nie można zapominać, że prowadzący obecnie agencje bez lokalu będą mogli wskazywać np. własne mieszkanie jako adres kontaktowy. Prawdziwa weryfikacja rynku nastąpi od 1 stycznia 2018 r. Od tej daty marszałkowie województwa będą cyklicznie pozyskiwać z ZUS informacje o tym, czy dany podmiot nie zalega z opłacaniem składek za pracowników tymczasowych – podkreśla.
Przedłużanie umów
1 Sierpień 2017 r.
Następną ważną datą dla agencji będzie 1 sierpnia 2017 r. Wraz z początkiem miesiąca muszą one liczyć się z tym, że umowy niektórych ciężarnych pracownic tymczasowych mogą się przedłużać do dnia porodu. Takie uprawnienie dla kobiet przewiduje omawiana nowelizacja, ale będą nim objęte tylko te zatrudnione, które legitymują się co najmniej 2-miesięcznym okresem skierowania do pracy tymczasowej przez daną agencję (a ich umowa miałaby się rozwiązać już po trzecim miesiącu ciąży). Wspomniany termin liczy się od dnia wejścia w życie ustawy, więc pierwsze przypadki przedłużenia umowy mogą zdarzyć się w sierpniu. Dla agencji to bardzo ważna i kosztowna zmiana – to one są formalnym pracodawcą zatrudnionych tymczasowo (a nie pracodawca użytkownik). Wszystko wskazuje więc, że to pośrednicy będą musieli zadbać o zapewnienie odpowiedniej pracy kobiecie aż do momentu porodu (a w razie braku takiej możliwości – zwolnić ją z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia; sam ustawodawca w uzasadnieniu do projektu nowelizacji zakłada jednak, że większość kobiet skorzysta ze zwolnienia lekarskiego w czasie ciąży).
– Agencje na pewno będą pilnować 2-miesięcznego terminu. Zgodnie z zapowiedziami trzeba liczyć się także z tym, że umowy o pracę pracownic tymczasowych będą zastępowane zleceniami, bo one nie przedłużą się do porodu – twierdzi Jarosław Adamkiewicz.
– Praktyka w tym zakresie będzie zależeć też od tego, w jaki sposób ułożą się relacje agencji i pracodawców użytkowników w zakresie zatrudnienia tymczasowego kobiet. Nie można też zapominać, że na rynku coraz częściej brakuje rąk do pracy i chęć współpracy z osobą o odpowiednich kwalifikacjach może mieć większe znaczenie niż ryzyko przedłużania umowy – dodaje Agnieszka Zielińska.
Ważne oświadczenie
31 Sierpień 2017 r.
Ostatnim istotnym terminem w okresie letnim będzie 31 sierpnia. Do tego dnia agencje zatrudnienia mają złożyć właściwemu marszałkowi województwa oświadczenia m.in. co do rodzaju usług, jakie mają zamiar świadczyć (np. praca tymczasowa) oraz spełniania wymogów w zakresie prowadzenia takiej działalności (pod groźbą odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia). Podmioty, które spełnią ten obowiązek, otrzymają certyfikaty potwierdzające wpis do rejestru agencji zgodnie z usługami, które mają zamiar świadczyć. Marszałek wyda je do 31 grudnia 2017 r.