Do końca marca płatnicy muszą poinformować ZUS o osobach zatrudnianych w 2016 r. przy pracach w szczególnych warunkach. W informacji muszą ująć tych pracowników, za których mieli obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych
Ustawa o emeryturach pomostowych nakłada określone obowiązki na płatników składek zatrudniających pracowników przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienionych w załączniku nr 1 i 2 do tej ustawy. Przede wszystkim muszą prowadzić wykaz takich stanowisk oraz ewidencję pracowników na nich zatrudnionych. Zobowiązani są też do opłacania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych za pracowników umieszczonych w tej ewidencji. Innym, równie istotnym obowiązkiem jest przekazywanie do ZUS informacji, w jakich okresach, przy jakim rodzaju pracy i w jakim wymiarze zatrudniali pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Informacja, którą zobowiązani są przekazywać do ZUS (do 31 marca każdego następnego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy), to ,,Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”. Wzór tego dokumentu został wprowadzony rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. i nosi symbol ZUS ZSWA.
Dane potrzebne do emerytury
Ustalając prawo do emerytury pomostowej, ZUS uwzględnia przede wszystkim okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienione w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Jeśli okresy te przypadają przed 1 stycznia 2009 r. (a więc przed wejściem w życie tej ustawy), w celu ich udowodnienia ZUS wymaga przedłożenia świadectwa pracy lub zaświadczenia, w którym pracodawca wskaże okres i wymiar takiej pracy oraz zajmowane stanowisko z powołaniem numeru załącznika oraz punktu tego załącznika. Aby uniknąć konieczności wystawiania takiego zaświadczenia za okres po 31 grudnia 2008 r., ustawodawca przewidział obowiązek corocznego przekazywania przez płatników składek informacji o pracownikach, którzy byli zatrudnieni w danym roku kalendarzowym przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Dane przekazywane w dokumentach ZUS ZSWA są ewidencjonowane na indywidualnym koncie ubezpieczonego i na ich podstawie ZUS uznaje okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla celów przyznania emerytury pomostowej.
Kto musi być uwzględniony
Pracodawcy mają obowiązek przekazywania zgłoszenia danych na formularzu ZUS ZSWA za tych wszystkich pracowników, za których muszą opłacać składki na FEP. Taki obowiązek mają więc w stosunku do osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. zatrudnionych przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymienionych w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy wykonywanie tej pracy będzie w przyszłości samoistnie uprawniało tych pracowników do uzyskania emerytury pomostowej. Oznacza to, że zgłoszenie na formularzu ZUS ZSWA należy przekazać nie tylko za pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy (tylko takie zatrudnienie ZUS zalicza przy ustalaniu prawa do emerytury pomostowej), lecz także na część etatu. Pracownicy ci mogą bowiem wykonywać ten sam rodzaj pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze również u innego pracodawcy (innych pracodawców). W takim przypadku, w wyniku przekazania zgłoszeń przez każdego pracodawcę, u którego są zatrudnieni na część etatu, może się okazać, że łącznie pracowali w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w pełnym wymiarze czasu pracy, co będzie ich uprawniało do uzyskania emerytury pomostowej.
Trzeba zaznaczyć, że zgłoszenie na formularzu ZUS ZSWA należy przekazać za wszystkie osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., które były zatrudnione w ramach stosunku pracy na stanowisku pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przynajmniej przez część 2016 r. W zgłoszeniu trzeba też ująć pracowników, którzy w trakcie ubiegłego roku zakończyli pracę u danego pracodawcy lub też tylko przez część roku wykonywali u niego pracę szczególną, a przez pozostałą część roku inne zatrudnienie. [przykłady 1 i 2]
Bez zleceniobiorców
Obowiązek opłacania składek na FEP, a tym samym również przekazywania danych, nie dotyczy osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r. Nawet wówczas gdy osoby te są zatrudnione w ramach stosunku pracy w szczególnych warunkach lub przy pracach o szczególnym charakterze, nie uwzględnia się ich w zgłoszeniu przekazywanym na formularzu ZUS ZSWA.
Sporządzając zgłoszenie danych, pracodawca powinien również pominąć osoby wykonujące prace wymienione w załączniku nr 1 lub 2 do ustawy o emeryturach pomostowych na innej podstawie niż umowa o pracę (np. w ramach umowy-zlecenia) niezależnie od tego, czy są to osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r., czy wcześniej. Wykonywanie takiej pracy na rzecz podmiotu niebędącego pracodawcą nie rodzi bowiem obowiązku opłacania składek na FEP.
W zgłoszeniu przekazywanym na formularzu ZUS ZSWA pracodawca nie uwzględnia też pracowników wykonujących prace górnicze wymienione w art. 50c ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Wprawdzie wykonywanie ich przez co najmniej 15 lat uprawnia do uzyskania emerytury pomostowej, ale pracodawcy nie muszą na bieżąco opłacać składek na FEP za tych pracowników. Składki te za cały okres wykonywania pracy górniczej muszą opłacić dopiero wtedy, gdy pracownik uzyskał z tytułu jej wykonywania emeryturę pomostową. Dlatego też pracodawcy ci nie mają również obowiązku corocznego przekazywania za nich zgłoszenia na formularzu ZUS ZSWA.
Należy też zaznaczyć, że za niektórych pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze pracodawca mógł już wcześniej przekazać zgłoszenie danych za poprzedni rok kalendarzowy. Dotyczy to osób, które w ubiegłym lub w bieżącym roku zgłosiły wniosek o przyznanie emerytury pomostowej. W takim przypadku zgłoszenie danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracodawca musiał przekazać do ZUS w terminie siedmiu dni od zgłoszenia wniosku o emeryturę. W związku z takim wcześniejszym przekazaniem danych pracodawca nie powinien już uwzględniać pracownika, który wystąpił o emeryturę pomostową, w zgłoszeniu pozostałych pracowników przekazywanym do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. [przykład 3]
Wypełnienie formularza
Formularz ZUS ZSWA składa się z kilku części. W bloku I formularza (,,Dane organizacyjne”) pracodawca musi wpisać identyfikator zgłoszenia według układu: numer/rok. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, które przekazuje za ten sam rok kalendarzowy niezależnie od tego, czy są to zgłoszenia danych czy ich korekty, powinien numerować kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001 – 999).
W bloku II formularza (,,Dane identyfikacyjne płatnika składek”) pracodawca wpisuje własny numer NIP (pole 01) oraz numer REGON (pole 02). Pracodawca wpisuje również własną nazwę skróconą płatnika, którą podał w zgłoszeniu do ubezpieczeń lub we wniosku EDG-1 (pole 06). Pozostałe pola dotyczą wyłącznie płatnika będącego osobą fizyczną. Tylko taki płatnik zobowiązany jest więc wpisać w bloku II numer PESEL (pole 03), a gdy nie nadano mu jednego z wymienionych identyfikatorów – również serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (pole 05), a także własne nazwisko, pierwsze imię oraz datę urodzenia (pola 07–09).
Wypełniając bloki III.A, IV.A, V.A oraz VI.A (,,Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”), pracodawca może wpisać ,,X” wyłącznie w jednym z pól – 01 (,,Zgłoszenie danych”) lub 02 (,,Zgłoszenie korekty danych”).
Wypełniając blok III.A formularza, pracodawca wpisuje również dane osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, tj. numer PESEL (pole 03), a jeśli nie posiada ona tego numeru – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu (pola 05–06). Następnie wpisywane jest nazwisko osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a także jej pierwsze imię oraz data urodzenia (pola 07–09). W przypadku pracowników posiadających wieloczłonowe nazwisko poszczególne jego człony należy oddzielić kreską.
Najważniejszą częścią formularza ZUS ZSWA są bloki III.B, IV.B, V.B oraz VI.B (,,Dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze”), w których pracodawca wpisuje odpowiednie dane dotyczące tej pracy wykonywanej przez poszczególnych pracowników. Wypełniając tę część dokumentu, pracodawca wskazuje w pierwszej kolejności (w polu 01) sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia. Chodzi przy tym o ten sam kod, który podawany jest w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS za tego pracownika. Następnie (w polu 02) pracodawca podaje trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze właściwy dla rodzaju pracy szczególnej, przy której pracownik był zatrudniony. Pierwszy znak w kodzie pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze wskazuje, do którego załącznika zalicza się dana praca, a kolejne dwa znaki kodu oznaczają punkt, pod którym dany rodzaj pracy został zamieszczony w załączniku nr 1 lub 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Właściwe kody znajdują się w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. Są również dostępne w poradnikach znajdujących się na stronie internetowej ZUS.
W odpowiednich polach bloku III.B formularza ZUS ZSWA pracodawca wskazuje również okres (okresy) wykonywania przez pracownika w danym roku kalendarzowym pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Dla każdego rodzaju takiej pracy (o danym kodzie) należy podać datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (według układu dzień/miesiąc/rok). Jeśli więc pracownik wykonywał w danym okresie pracę szczególną najpierw o jednym kodzie pracy, a następnie pracę o innym kodzie, pracodawca powinien te okresy rozdzielić i najpierw wykazać okres pracy dla pierwszego z kodów, a w dalszej kolejności okres pracy dla drugiego kodu.
W bloku III.B formularza pracodawca wskazuje również wymiar czasu pracy, w jakim zatrudniał pracownika przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w poprzednim roku kalendarzowym. Powinien to zrobić w formie ułamka zwykłego, tj. np. 1/1 – dla pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 – dla połowy wymiaru czasu pracy czy 3/4 dla trzech ćwierci etatu. Jeśli wymiar czasu pracy określony jest w godzinach, należy wskazać w ułamku liczbę godzin, które pracownik zobowiązany był przepracować w stosunku do liczby godzin właściwej dla pełnego wymiaru czasu pracy (np. 160/176).
W przypadku gdy pracownik wykonywał tylko przez jeden dzień pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w roku, za który przekazywane jest zgłoszenie, pracodawca powinien wpisać tę samą datę w polach przeznaczonych na umieszczenie daty rozpoczęcia i zakończenia pracy szczególnej.
Jeśli pracownik miał w danym roku kalendarzowym przerwy w wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca powinien wpisać poszczególne okresy tej pracy (podając datę początkową i końcową), pomijając tym samym okresy przerwy w jej wykonywaniu. Jeśli określony pracownik wykonywał pracę ,szczególną z licznymi przerwami (powyżej trzech), pracodawca powinien wypełnić następne bloki formularza (IVA–VIB), wpisując w nich odpowiednie dane (analogicznie jak w blokach IIIA–III.B).
W przypadku gdy pracodawca zatrudniał w poprzednim roku kalendarzowym więcej niż jednego pracownika przy pracach o takim charakterze, dane identyfikacyjne tych pracowników powinien podać w blokach IV.A, V.A oraz VI.A tego samego formularza ZUS ZSWA. Natomiast okresy wykonywania przez nich pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze należy wykazać w blokach IV.B, V.B oraz VI.B tego formularza.
Końcowa część formularza to blok VII, w którym pracodawca wpisuje datę jego wypełnienia, składa podpis (osobiście lub za pośrednictwem upoważnionej osoby) oraz umieszcza własną pieczątkę.
Na jednym formularzu ZUS ZSWA można przekazać zgłoszenie danych maksymalnie za czterech pracowników. Jeśli pracodawca zatrudniał w poprzednim roku przy pracach w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze większą liczbę osób, powinien przekazać za nich zgłoszenie na odrębnym formularzu (formularzach) ZUS ZSWA.
Płatnik przekazuje do ZUS zgłoszenie w takiej samej formie, jaka go obowiązuje w odniesieniu do dokumentów ubezpieczeniowych. [przykład 4]
Gdy konieczna korekta dokumentów
W przekazanym zgłoszeniu danych mogą wystąpić nieprawidłowości, które wymagają skorygowania. Może je stwierdzić zarówno sam płatnik, ZUS albo właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy. W takim przypadku płatnik zobowiązany jest przekazać do ZUS korygujące zgłoszenie danych w formie nowego zgłoszenia zawierającego wszystkie prawidłowe dane. Musi to zrobić w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub właściwy organ PIP.
W przypadku gdy korekta jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji, korygujące zgłoszenie powinno być złożone nie później niż w terminie 7 dni od jej uprawomocnienia. Jeśli nieprawidłowość została stwierdzona w wyniku kontroli, termin na zgłoszenie korekty wynosi 30 dni od otrzymania protokołu kontroli. ZUS może dokonać korekty z urzędu, gdy posiada odpowiednie informacje, a płatnik się od niej uchyla.

PRZYKŁAD 1

Nieważny wymiar

Pracodawca zatrudnia kilkunastu pracowników przy pracach w szczególnych warunkach wymienionych w załączniku nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych. Każdy z nich urodził się po 31 grudnia 1948 r. Ośmiu pracowników pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy, a pozostali na pół lub ćwierć etatu. Za każdego z nich pracodawca musi opłacać składki na FEP. Wszystkich tych pracowników powinien uwzględnić w zgłoszeniu danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekazywanym na formularzu ZUS ZSWA.

PRZYKŁAD 2

Uwzględniani także byli pracownicy

Firma w 2016 r. zatrudniała sześciu pracowników, którzy wykonywali pracę w szczególnych warunkach wymienioną w załączniku nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych. Dwóch z tych pracowników rozwiązało umowy z końcem października ubiegłego roku. Pozostali pracują nadal. Firma musi uwzględnić w zgłoszeniu na druku ZUS ZSWA przekazywanym za 2016 r. każdego z tych pracowników, również tych, którzy w trakcie roku zakończyli wykonywanie pracy w szczególnych warunkach i obecnie nie są już jej pracownikami.

PRZYKŁAD 3

Tylko siedem dni

Pracodawca zatrudniał od kilkunastu lat pracownika przy pracy w szczególnych warunkach wymienionej w załączniku nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych. 2 marca 2017 r. pracownik ten zgłosił do ZUS wniosek o przyznanie emerytury pomostowej. Pracodawca nie przekazał do tego czasu zgłoszenia danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za 2016 r. W związku z tym przekazania danych o pracy w szczególnych warunkach za tego pracownika musiał dokonać w ciągu siedmiu dni od zgłoszenia wniosku o emeryturę pomostową, tj. do 9 marca. Pod koniec marca pracodawca zamierza przekazać do ZUS zgłoszenie danych dotyczących zatrudnienia w szczególnych warunkach za pozostałych pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach. Nie powinien w nim uwzględniać pracownika, za którego przekazał już uprzednio zgłoszenie takich danych w związku z wystąpieniem o emeryturę pomostową.

PRZYKŁAD 4

Wniosek o emeryturę

Pracodawca zatrudniał w 2016 r. 10 pracowników przy pracach w szczególnych warunkach wymienionych w załączniku nr 1 do ustawy o emeryturach pomostowych. W lutym 2016 r. za jednego z nich przekazał już dokument ZUS ZSWA w związku ze zgłoszeniem przez niego wniosku o emeryturę pomostową. Pod koniec marca 2016 r. pracodawca zamierza przekazać zgłoszenie za wszystkich pracowników, których zatrudniał w szczególnych warunkach w 2016 r. W bloku I formularzy ZUS ZSWA przekazywanych za pozostałych 9 pracowników zatrudnionych przy pracach szczególnych w 2016 r. powinien wpisać odpowiednio numery 002/2016 oraz 003/2016. Pierwsze zgłoszenie za 2016 r. zostało już bowiem przekazane w lutym 2016 r. z numerem 001/2016 za pracownika, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową. Gdyby okazało się, że w którymkolwiek ze zgłoszeń nastąpiła pomyłka i konieczna byłaby korekta danych, pierwsze zgłoszenie korygujące miałoby numer 004/2016.

PRZYKŁAD 5

Jakie wykazać zwolnienia

Pracodawca zatrudniał w 2016 r. kilku pracowników przy pracach o szczególnym charakterze wymienionych w załączniku nr 2 do ustawy o emeryturach pomostowych. Jeden z nich przebywał w ubiegłym roku na zwolnieniach lekarskich w okresach od 11 do 21 lutego, od 14 do 28 maja od 6 do 20 sierpnia oraz od 10 do 24 października. W związku z tym, wypełniając blok III.B formularza ZUS ZSWA, powinien wykazać następujące okresy wykonywania przez pracownika takiej pracy w 2016 r. (wraz z podaniem kodu oraz wymiaru tej pracy): od 1 stycznia do 10 lutego, od 22 lutego do 13 maja, od 29 maja do 5 sierpnia, od 21 sierpnia do 9 października oraz od 25 października do 31 grudnia. W celu potwierdzenia ostatniego z wymienionych okresów pracodawca powinien wypełnić dodatkowo bloki IV.A, IV.B.

Podstawa prawna
Art. 35 i 38–39 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 965 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.).
Art. 50c ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 887 ze zm.).
Marek Opolski, ekspert od emerytur i rent