Jak prawidłowo dokonać potrącenia z wynagrodzenia chorobowego i zasiłku na przełomie lutego i marca

PROBLEM: Nasz pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim od 25 stycznia do 5 marca. Początkowo wypłacane jest mu wynagrodzenie chorobowe (za styczeń i 26 dni lutego), a na przełomie lutego i marca przysługuje mu zasiłek chorobowy (za 2 dni lutego i 5 dni marca). Podstawa wymiaru zasiłku wynosi 3451,60 zł i stanowi ją – po odliczeniu 13,71 proc. – pensja zasadnicza 4000 zł brutto. Pracownik ma zajęcie komornicze niealimentacyjne na łączną kwotę 8000 zł. Jesteśmy płatnikiem zasiłków. Jak dokonać potrącenia, jeżeli należności za luty i marzec zostaną wypłacone 10 marca?

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna

ODPOWIEDŹ

Należy dokonać dwóch odrębnych potrąceń, tj. osobno z wynagrodzenia chorobowego i oddzielnie z zasiłku, pamiętając jednocześnie, że od 1 marca 2017 r. zmieni się kwota wolna przy zasiłkach spowodowana wzrostem najniższej emerytury.

Pracodawca, który otrzymuje np. od komornika sądowego zajęcie egzekucyjne dotyczące pracownika, ma obowiązek podjąć współpracę z organem i na poczet zadłużenia rozpocząć dokonywanie potrąceń. Jednak należy uważnie przeczytać, czy zajęcie obejmuje wyłącznie wynagrodzenie oraz zasiłki, czy również inne wierzytelności. Ochronie przed potrąceniami podlega zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki. Każdy pracodawca jest płatnikiem wynagrodzenia chorobowego, ale nie każdy jest w danym roku kalendarzowym płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Pracodawca, który jest ich płatnikiem, musi prawidłowo dokonywać ujęć nie tylko z wynagrodzenia, ale także ze świadczeń zasiłkowych, tj. zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego czy świadczenia rehabilitacyjnego.

Jednak ze względu na to, że zasiłek nie jest wynagrodzeniem za pracę, potrąceń dokonuje się według zasad określonych w ustawie z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (dalej: ustawa o FUS), a nie według kodeksu pracy. Przesądza o tym art. 833 par. 5 kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym do egzekucji ze świadczeń pieniężnych przysługujących z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa stosuje się przepisy o egzekucji ze świadczeń przewidzianych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym pracowników i ich rodzin.

Cechy wspólne i różnice

Mimo że potrącenia z wynagrodzenia oraz zasiłków przebiegają na mocy odrębnych ustaw, można wyróżnić kilka zasad wspólnych dla obu dochodów:

● dokonywanie potrąceń bez zgody pracownika jest dopuszczalne tylko w przypadku należności wymienionych ustawowo, tj. odpowiednio w kodeksie pracy i ustawie o FUS (alimenty, w tym na podstawie tytułu wykonawczego i w trybie bezegzekucyjnym, inne należności na podstawie tytułu wykonawczego),

● obowiązuje ustawowa kolejność dokonywania potrąceń, przy czym alimenty mają pierwszeństwo przed innymi należnościami,

● podstawę potrącenia stanowi należność netto, czyli po odliczeniu: od wynagrodzenia – składek ZUS oraz zaliczki na podatek, od zasiłku – tylko zaliczki (nie podlega on oskładkowaniu),

● występują kwoty graniczne oraz wolne od potrąceń,

● potrąceń dobrowolnych można dokonywać tylko za zgodą pracownika.

Z kolei różnice dotyczą przede wszystkim ustalania kwot granicznych oraz kwoty wolnej:

● kwotę wolną dla wynagrodzenia za pracę stanowi wysokość minimalnego wynagrodzenia, a dla zasiłku – kwota najniższej emerytury,

● granicę potrącenia z wynagrodzenia wyznacza się od wynagrodzenia netto, a więc po odliczeniu składek na ZUS oraz zaliczki na PIT; natomiast kwotę graniczną dla zasiłku ustala się od kwoty brutto, czyli przed odliczeniem podatku,

● kwotę wolną przy wynagrodzeniu przyjmuje się w pełnej wysokości, nawet jeśli przysługuje ono za część miesiąca; natomiast jeśli zasiłek jest należny za niepełny miesiąc, kwotę wolną zmniejsza się proporcjonalnie do okresu pobierania zasiłku,

● przy potrącaniu alimentów z wynagrodzenia nie obowiązuje kwota wolna, a z zasiłku – tak.

Potrącenia z wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne (a także zdrowotnej) oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – podlegają potrąceniu w podanej kolejności tylko następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p. (kary porządkowe).

Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

1) w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;

2) w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

Z kolei kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art. 108 kodeksu pracy (dalej: k.p.), czyli do wysokości jednodniowego wynagrodzenia za jedno przekroczenie lub jeden opuszczony dzień w pracy bez usprawiedliwienia. Łącznie kary nie mogą przekroczyć dziesiątej części wynagrodzenia.

Oprócz kwot granicznych obowiązują również kwoty wolne od potrąceń. Podstawą kwoty wolnej jest minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w danym roku. Wysokość kwoty wolnej jest zróżnicowana w zależności od rodzaju potrącanej należności i wynosi:

1) 100 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne (oraz zdrowotne) oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;

2) 75 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;

3) 90 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.

W 2017 r. pełna kwota wolna wynosi 1459,48 zł (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do ulgi podatkowej). [przykład 1]

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty określone powyżej ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Potrącenia z zasiłków

Z zasiłków podlegają potrąceniu – w podanej niżej kolejności – m.in. następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności alimentacyjnych;

2) należności alimentacyjne potrącane na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego;

3) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne.

Podstawą potrącenia jest kwota zasiłku netto, czyli po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy. Zasiłki podlegają bowiem tylko opodatkowaniu. Nie są natomiast obciążone ani składkami społecznymi, ani zdrowotną.

Zasiłki, podobnie jak wynagrodzenie za pracę, też podlegają szczególnej ochronie poprzez stosowanie kwoty granicznej oraz kwoty wolnej od potrąceń. Tylko pewna część zasiłku może być przeznaczona na spłatę zadłużenia. Określoną jego część, odpowiadającą kwocie wolnej, pracodawca musi z kolei zatrzymać dla pracownika do wypłaty. Zatem pracodawca – zabierając się do potrącania – musi wziąć pod uwagę oba ograniczenia. Potrącenia u pracowników mogą być dokonywane w następujących granicach:

● świadczenia alimentacyjne na mocy tytułów wykonawczych, a także ściągane w trybie bezegzekucyjnym – do wysokości 60 proc. kwoty zasiłku;

● inne egzekwowane należności, w tym na mocy tytułów wykonawczych – do wysokości 25 proc. kwoty zasiłku.

Jeżeli sumy alimentacyjne lub niealimentacyjne opatrzone tytułem wykonawczym mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie egzekwowanych należności, płatnik zasiłku uiszcza je na rzecz tego organu egzekucyjnego, który pierwszy dokonał zajęcia, a w razie niemożności ustalenia tego pierwszeństwa – na rzecz organu, który dokonał zajęcia na poczet należności w wyższej kwocie. Ma on również obowiązek niezwłocznie zawiadomić o zbiegu egzekucji właściwe organy egzekucyjne, wskazując datę doręczenia zawiadomień o zajęciach dokonanych przez te organy i wysokość należności, na poczet których zajęcia te zostały dokonane.

Maksymalną część należności podlegającą potrąceniu (kwotę graniczną) ustala się od kwoty brutto zasiłku, czyli przed odliczeniem miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Wolna od potrąceń jest kwota zasiłku odpowiadająca:

● 50 proc. kwoty najniższej emerytury – przy potrącaniu sum ustalonych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności alimentacyjnych oraz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi),

● 60 i 20 proc. kwoty najniższej emerytury – przy potrącaniu innych należności.

Karty substancji niebezpiecznych przechowujemy 10 lat

Kwoty emerytury odpowiadające kwotom wolnym od potrąceń i egzekucji ustala się proporcjonalnie do wypłacanego świadczenia. Oznacza to, że kwota wolna to kwota miesięczna, czyli stosowana w przypadku zasiłku wypłacanego za cały miesiąc. Natomiast jeżeli zasiłek przysługuje za część miesiąca, kwotę wolną należy stosownie zmniejszyć, tj. do liczby dni, za które on przysługuje. W tym celu kwotę wolną należy podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni pobierania zasiłku. Podzielnik jest stały i nie zależy od liczby dni kalendarzowych miesiąca. Nie wynika to co prawda wprost z przepisów ustawy o FUS, ale ZUS go stosuje, biorąc pod uwagę, że stawkę dzienną zasiłku też uzyskuje się, dzieląc podstawę przez 30.

Od 1 marca 2016 r. kwota najniższej emerytury wynosi 882,56 zł. Natomiast od 1 marca 2017 r. wzrośnie do 1000 zł, co wpłynie też na wysokość kwoty wolnej od potrąceń. [przykład 2]

Zbieg potrąceń

W razie zbiegu potrąceń sum egzekwowanych na pokrycie świadczeń alimentacyjnych z innymi należnościami z tytułem wykonawczym, łącznie potrącenia nie mogą przekroczyć 60 proc. kwoty zasiłku. Obowiązuje bowiem zasada, że granicę potrąceń wyznacza najwyższy wskaźnik procentowy dla zbiegających się potrąceń. Jednak trzeba pamiętać o kolejności i najpierw zaspokoić alimenty. [przykład 3]

Na przełomie lutego i marca

Ze względu na to, że od 1 marca każdego roku wzrasta kwota najniższej emerytury, w szczególny sposób dokonuje się potrącenia z zasiłku przysługującego pracownikowi za okres przypadający na luty i marzec (a w naszym przypadku zwolnienie lekarskie pracownika obejmuje koniec lutego i początek marca). Zasada jest taka, że dla zasiłku przysługującego za luty należy obliczyć osobno kwotę wolną według najniższej emerytury aktualnej w lutym, i osobno nową kwotę wolną dla marca. [ramka] ⒸⓅ

PRZYKŁAD 1

Specyfika alimentów

Pracownik ma zajęcie komornicze alimentacyjne na łączną kwotę 5000 zł. Jego wynagrodzenie za pracę wynosi 1459,48 zł netto. Na poczet spłaty należności pracodawca musi ująć nie więcej niż 875,69 zł, tj. 3/5 pensji. Po tym odliczeniu pracownikowi pozostanie do wypłaty 583,79 zł. Kwoty wolnej nie zachowujemy, gdyż mamy do czynienia z egzekucją alimentów.ⒸⓅ

PRZYKŁAD 2

Jak postępować

Pracownik ma zajęcie komornicze alimentacyjne. W styczniu 2017 r. nie przepracował ani jednego dnia i za cały miesiąc pobrał zasiłek chorobowy, do którego nabył prawo jeszcze w starym roku ze względu na nieprzerwaną niezdolność do pracy. Zasiłek za 31 dni wyniósł 1426,74 zł.

Jak dokonać potrącenia z zasiłku?

Krok 1. Ustalamy kwotę graniczną

1426,74 zł x 60 proc. = 856,04 zł

Krok 2. Ustalamy kwotę wolną przy potrącaniu należności alimentacyjnej (50 proc. kwoty najniższej emerytury)

882,56 zł x 50 proc. = 441,28 zł

Krok 3. Ustalamy kwotę netto zasiłku jako podstawę potrącenia

1427 zł – kwota zasiłku po zaokrągleniu

(1427 zł x 18 proc.) – 46,33 zł (złożony PIT-2) = 210,53 zł 211 zł – zaliczka na podatek (po zaokrągleniu)

1426,74 zł – 211 zł = 1215,74 zł – zasiłek po odliczeniu miesięcznej zaliczki na podatek

Krok 4. Ustalamy kwotę do potrącenia po uwzględnieniu kwoty wolnej

1215,74 zł – 441,28 zł = 774,46 zł

Krok 5. Dokonujemy potrącenia i ustalamy kwotę zasiłku do wypłaty

1215,74 zł – 774,46 zł = 441,28 zł

Kwota graniczna w wysokości 856,04 zł nie została naruszona (774,46 zł < 856,04 zł).

PRZYKŁAD 3

Różne rodzaje długów

W stosunku do wynagrodzenia i zasiłków pracownika zostały wystawione dwa różne tytuły wykonawcze, na podstawie których pracodawca dokonuje potrąceń: alimentów – miesięcznie po 650 zł oraz pożyczki bankowej – łącznie 5000 zł. Przez 10 dni lutego pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim i przysługiwał mu zasiłek chorobowy w wysokości 460,24 zł brutto.

Z uwagi na zbieg potrąceń łącznie nie mogą one przekroczyć 60 proc. kwoty zasiłku, tj.:

460,24 zł x 60 proc. = 276,14 zł

Kwota wolna od potrąceń wynosi 147,09 zł (50 proc. najniższej emerytury zmniejszonej proporcjonalnie do okresu pobierania zasiłku: 441,28 zł : 30 x 10 dni).

Zasiłek po odliczeniu zaliczki na podatek:

460 zł – zasiłek po zaokrągleniu

460 zł x 18 proc. = 82,80 zł (po zaokrągleniu – 83 zł)

460,24 zł – 83 zł = 377,24 zł

Po odliczeniu kwoty wolnej od potrąceń:

377,24 zł – 147,09 zł = 230,15 zł < 276,14 zł

Po potrąceniu kwoty 230,15 zł, która zostanie przekazana na poczet alimentów, pracownikowi pozostanie 147,09 zł, czyli kwota wolna. ⒸⓅ

Przebieg potrąceń u pracownika

Pracownikowi, o którym mowa na wstępie, przysługuje:

● Za luty:

1) wynagrodzenie chorobowe za 26 dni w wysokości 2393,04 zł (3451,60 zł : 30 = 115,05 zł x 80 proc. = 92,04 zł x 26 dni) oraz

2) zasiłek chorobowy za 2 dni w kwocie 184,08 zł (92,04 zł x 2 dni).

● Za marzec:

Zasiłek chorobowy za 5 dni w wysokości 460,20 zł (92,04 zł x 5 dni).

W tym przypadku pracodawca musi osobno rozliczyć należności i dokonać potrąceń odrębnie z wynagrodzenia chorobowego, stosując zasady z kodeksu pracy, oraz oddzielnie z zasiłku.

Z WYNAGRODZENIA CHOROBOWEGO

Pierwszy krok to ustalenie kwoty netto wynagrodzenia za czas choroby. Wynagrodzenie to nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne, ale odprowadza się od niego składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Przy ustalaniu zaliczki na podatek należy uwzględnić miesięczne koszty uzyskania przychodów (podstawowe) i kwotę zmniejszającą podatek (PIT-2), gdyż mimo nieprzepracowania w miesiącu ani jednego dnia pracownik uzyskał przychód ze stosunku pracy, jakim jest wynagrodzenie chorobowe.

Lista płac za luty

Elementy	Kwota	Sposób wyliczenia
Przychód	2393,04 zł	2393,04 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	0 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne– do zapłaty do ZUS– do odliczenia od zaliczki na podatek	215,37 zł185,46 zł	podstawa wymiaru – 2393,04 zł2393,04 zł x 9 proc. = 215,37 zł2393,04 zł x 7,75 proc. = 185,46 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	179 zł	Przychód do opodatkowania – 2393,04 zł– podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 2282 zł[2393,04 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów)]– zaliczka do US – 179 zł[(2282 zł x 18 proc.) – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 364,43 zł (zaliczka na podatek) – 185,46 zł (składka zdrowotna) = 178,97 zł]
Wynagrodzenie chorobowe netto	1998,67 zł	2393,04 zł – 215,37 zł – 179 zł
Wynagrodzenie do wypłaty po potrąceniu	1459,48 zł	1998,67 zł – 540,19 zł

Przy zajęciu niealimentacyjnym potrąceniu podlega maksymalnie połowa wynagrodzenia netto pracownika, tj. 999,34 zł. Kwotą wolną od potrąceń jest minimalne wynagrodzenie w wysokości przysługującej pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, czyli w 2017 r. – 1459,48 zł. Po uwzględnieniu kwoty wolnej, która nie ulega zmniejszeniu, gdy wynagrodzenie chorobowe przysługuje za część miesiąca, pracodawca może dokonać ujęcia w wysokości 540,19 zł (1998,67 zł – 1459,48 zł). Do wypłaty pozostanie kwota wolna, przy czym nie zostanie też naruszona kwota graniczna (540,19 zł < 999,34 zł).

Z ZASIŁKU

Przystępując do potrącenia z zasiłku, należy ustalić kwotę graniczną oraz wolną, z uwzględnieniem zmiany wysokości najniższej emerytury od 1 marca 2017 r.

Maksymalna kwota potrącenia:

644,28 zł x 25 proc. = 161,07 zł

Proporcjonalna kwota wolna od potrąceń z zasiłku:

● luty: 441,28 zł (50 proc. najniższej emerytury obowiązującej do końca lutego) : 30 dni x 2 dni w lutym = 29,42 zł

● marzec: 500 zł (50 proc. najniższej emerytury obowiązującej od 1 marca 2017 r.) : 30 dni x 5 dni choroby w marcu = 83,33 zł

Łączna kwota wolna: 29,42 zł + 83,33 zł = 112,75 zł

Po odliczeniu kwoty wolnej od potrąceń:

528,28 zł – 112,75 zł = 415,53 zł > 161,07 zł.

Przy uwzględnieniu kwoty wolnej od potrąceń, a także granicznej, wolno potrącić maksymalną kwotę podlegającą potrąceniu na świadczenia niealimentacyjne, tj. 25 proc. kwoty zasiłku.

W marcu, po dokonaniu potrąceń, pracownik otrzyma więc:

● wynagrodzenie za czas choroby za luty w wysokości 1459,48 zł,

● zasiłek chorobowy za luty i marzec w wysokości 367,21 zł (528,28 zł – 161,07 zł).

Reasumując, pracownikowi wolno zatem potrącić z wynagrodzenia chorobowego maksymalnie 540,19 zł, a z zasiłku 167,01 zł, co stanowi 25 proc. kwoty tego zasiłku brutto.

Lista zasiłkowa za luty i marzec

Elementy	Kwota	Sposób wyliczenia
Przychód	644,28 zł	184,08 zł + 460,20 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	0 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne	0 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	116 zł	Przychód do opodatkowania – 644,28 zł– podstawa opodatkowania po zaokrągleniu– 644 zł– zaliczka do US – 116 zł644 zł x 18 proc. = 115,92 zł
Zasiłek chorobowy netto	528,28 zł	644,28 zł – 116 zł
Zasiłek chorobowy do wypłaty po potrąceniu	367,21 zł	528,28 zł – 161,07 zł