Dwa tygodnie temu pisaliśmy, że fundusz socjalny można zlikwidować nawet w trakcie roku. Po tym tekście pojawiły się wątpliwości – co się dzieje po podjęciu decyzji w tej sprawie. O odpowiedzi i wyjaśnienia poprosiliśmy ekspertów. Przypomnijmy: od 1 stycznia 2017 r. obowiązek posiadania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50, a nie – jak wcześniej – 20 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty). Firmy, których załoga mieści się w tych widełkach, mogą zatem skasować fundusz, o ile zakładowa organizacja związkowa nie wnioskuje o jego utrzymanie (pozbawione takiego uprawnienia są jednak jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe). Takie prawo daje im art. 3 ust. 3a i 3b oraz art. 4 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm., dalej: ustawa o ZFŚS). ⒸⓅ
FUNDUSZ NIE ZNIKA Z DNIA NA DZIEŃ
WĄTPLIWOŚĆ 1. Wyobraźmy sobie, że na chwilę podjęcia decyzji o nietworzeniu ZFŚS w funduszu nadal są zgromadzone środki finansowe. Czy wówczas mamy do czynienia z jego prawdziwą likwidacją, czy jedynie z fikcją prawną?
– To nie tyle fikcja prawna, co raczej proces odroczony w czasie – odpowiada Piotr Wojciechowski, adwokat specjalizujący się w prawie pracy.
Jego zdaniem, decyzja pracodawcy o likwidacji funduszu socjalnego uzgodniona z działającymi u niego związkami zawodowymi lub – w przypadku ich braku – z przedstawicielem wyłonionym w trybie przyjętym u danego pracodawcy to dopiero początek, jeśli na koncie ZFŚS są wciąż pieniądze. Muszą być one wykorzystane na cele działalności socjalnej z uwzględnieniem kryteriów socjalnych takich jak: sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osób uprawnionych do korzystania z funduszu.
– Podjęcie przez pracodawcę decyzji o nietworzeniu ZFŚS nie powoduje zaprzestania jego działalności z dnia na dzień – wtóruje mu Łukasz Chruściel, radca prawny w kancelarii Raczkowski Paruch Ius Laboris Poland. Dodaje, że najczęściej jest ona podejmowana, gdy na rachunku bankowym funduszu wciąż znajdują się niewykorzystane środki.
– Wielu pracodawców sądzi, że w takiej sytuacji zakończenie procedury likwidacji ZFŚS pozwoli im przejąć środki na nim zgromadzone i wykorzystać je na cele bieżącej działalności. Jest to błędny pogląd – przestrzega mecenas. I uzasadnia to treścią art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Przepis ten stanowi, że środki funduszu mogą być wykorzystane aż do ich wyczerpania, tylko na działalność socjalną organizowaną na rzecz osób uprawnionych, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego.
AŻ DO OSTATNIEJ ZŁOTÓWKI
WĄTPLIWOŚĆ 2. Kiedy przypada rzeczywisty termin zamknięcia działalności funduszu?
– Termin faktycznego zaprzestania działalności funduszu może oczywiście nastąpić po formalnym podjęciu przez pracodawcę decyzji o jego nietworzeniu. Przypadnie on dopiero po wykorzystaniu wszystkich środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku ZFŚS zgodnie z ich przeznaczeniem – wskazuje mecenas Łukasz Chruściel.
Taką interpretację potwierdza Piotr Wojciechowski. Również według niego, rzeczywiste zamknięcie działalności ZFŚS następuje z chwilą wydania ostatniej złotówki na działalność socjalną. Przypomina, że w myśl art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS pod pojęciem tej działalności należy rozumieć usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:
●różnych form wypoczynku,
●działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej,
●opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
●udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej albo bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Mecenas przestrzega jednak przed korzystaniem ze wszystkich wymienionych sposobów rozdysponowania pieniędzy z funduszu po podjęciu decyzji o jego nietworzeniu. – Udzielanie wszelkiego rodzaju pożyczek zwrotnych jest raczej niewskazane w tym okresie. Wydłużą one bowiem czas oczekiwania na faktyczną likwidację ZFŚS – radzi adwokat.
WPŁATY W OKRESIE WYGASZANIA
WĄTPLIWOŚĆ 3. Jakie środki mogą być wpłacane na rachunek ZFŚS po podjęciu decyzji o nietworzeniu funduszu?
– Podjęcie i wejście w życie decyzji o nietworzeniu ZFŚS wywołuje skutek jedynie na przyszłość. Od tego czasu pracodawca zaprzestaje naliczania i odprowadzania odpisu podstawowego na ten fundusz oraz zwiększeń. Nie dotyczy to jednak zaległych wpłat, które był zobowiązany dokonać za poprzednie lata. Obowiązek ich uregulowania istnieje także po decyzji o likwidacji ZFŚS – wyjaśnia Michał Bogacz, radca prawny w kancelarii Raczkowski Paruch Ius Laboris Poland. Wskazuje też, że w tym okresie fundusz mogą nadal zasilać także odsetki od środków zgromadzonych na koncie ZFŚS oraz wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych z tego funduszu na cele mieszkaniowe, jeśli termin ich spłaty wypada później niż wejście w życie decyzji o nietworzeniu ZFŚS.
Podobną opinię wyraża Piotr Wojciechowski.
– Mimo że w okresie likwidacji ZFŚS jego środki powinny być raczej wydawane – aż do ich wyczerpania – niż przyjmowane, to jednak niektóre z przysporzeń socjalnych, np. zapomogi lub pożyczki, będą nadal spłacane przez pracowników – zaznacza.
KONSEKWENCJE NIEWŁAŚCIWYCH WYDATKÓW
WĄTPLIWOŚĆ 4. Co grozi pracodawcy, który nie ureguluje niedopłaty z tytułu odpisów lub będzie wydawał środki ZFŚS na cele inne niż wskazane w ustawie, np. na swoją działalność?
Michał Bogacz mówi krótko: – Konsekwencje naruszenia obowiązku wpłaty zaległych odpisów na fundusz są takie same, jak przy braku decyzji o jego nietworzeniu.
Tę myśl rozwija Piotr Wojciechowski, ostrzegając zarówno przed brakiem uregulowania niedopłat, jak i przed niewłaściwym wykorzystywaniem środków ZFŚS. Wiąże się to bowiem z obowiązkiem zwrotu nieprawidłowo wydanych pieniędzy oraz karą grzywny. – Pracodawcy powinni pamiętać o art. 8 ust. 3 i art. 12a ustawy o ZFŚS. Ten pierwszy daje związkom zawodowym prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot środków ZFŚS wydatkowanych niezgodnie z ustawą. Ten drugi przewiduje natomiast grzywnę za niewykonywanie przepisów ustawy albo podejmowanie działań wbrew jej regulacjom. A wynosi ona od 20 zł do 5 tys. zł, zgodnie z art. 24 par. 1 kodeksu wykroczeń – przypomina adwokat.
WEWNĘTRZNA PROCEDURA
WĄTPLIWOŚĆ 5. Jak formalnie przebiega podjęcie decyzji o nietworzeniu funduszu w spółkach? Do kogo (którego organu) ona należy i jaką musi mieć formę?
– Jeżeli statut lub umowa spółki przewiduje szczególny tryb podejmowania decyzji w określonych sprawach, to należy się do nich zastosować. Kodeks spółek handlowych nie zawiera w tym względzie szczegółowych regulacji. Zatem podstawą takich działań będą regulacje wewnętrzne, tj. właśnie postanowienia statutu lub umowy spółki – mówi Grzegorz Orłowski, radca prawny w kancelarii Orłowski–Patulski–Walczak, sp. z o.o.
Więcej szczegółów podaje Michał Bogacz. Jak wyjaśnia, w przypadku spółki osobowej decyzję podejmują wspólnicy uprawnieni do prowadzenia jej spraw. W spółkach kapitałowych decyzja należy natomiast do zarządu (podejmowana ewentualnie za zgodą rady nadzorczej, jeśli wymóg taki przewiduje umowa spółki lub jej statut).
– Właściwą formą jest uchwała wspólników spółki osobowej lub zarządu – oraz ewentualnie rady nadzorczej – spółki kapitałowej, gdyż będzie to zazwyczaj czynność przekraczająca zakres zwykłego zarządu. Taka uchwała stanowi podstawę do przystąpienia do rozmów z zakładową organizacją związkową lub pracownikiem uprawnionym do reprezentowania załogi w przedmiocie uzgodnienia zmiany treści układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania poprzez dodanie w tych aktach postanowienia o nietworzeniu funduszu – tłumaczy mecenas. I podkreśla, że zmiana układu zbiorowego pracy wymaga rejestracji, a zmieniony regulamin wynagradzania – ogłoszenia w zakładzie pracy. Zaniedbanie tych obowiązków, podobnie jak brak uzgodnienia nietworzenia funduszu z zakładową organizacją związkową, spowoduje, że decyzja pracodawcy o rezygnacji z funduszu nie odniesie żadnego skutku.
