Płatnik musi je przekazać ubezpieczonemu do końca lutego, a ten ma trzy miesiące na zgłoszenie uwag. Nawet gdy tego nie zrobi, informacje zawarte w dokumencie może podważyć organ rentowy.
Tak jak co roku, tak i w tym na płatnikach spoczywają obowiązki wynikające z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Przepis ten zobowiązuje płatników do przekazania ubezpieczonemu do 28 lutego informacji o składkach odprowadzonych za niego w poprzednim roku w podziale na poszczególne miesiące. Powinna ona być dostarczona na piśmie, ale za zgodą ubezpieczonego (mimo że ustawa nie określa jej formy, to warto uzyskać ją na piśmie) – w formie dokumentu elektronicznego. Informacja przekazywana jest zazwyczaj na formularzu, którego wzór określa załącznik 16B do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów. Można powiedzieć, że jest to swoisty ustandaryzowany wzorzec, który może wykorzystać każdy płatnik składek, aby wypełnić ustawowy obowiązek.
Mimo że rozporządzenie określa w sposób szczegółowy zakres informacji, nie oznacza to, iż płatnik składek jest zobowiązany stosować tak właśnie wzór. Istotne jest przede wszystkim to, aby dokument zawierał dane wymienione w art. 41 ust. 1–6 tej ustawy (m.in. wysokość składek, podstawę ich wymiaru), a dodatkowo także datę jego sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
Można zgłosić reklamację
Ubezpieczony może jednak nie czekać na coroczną informację o składkach i złożyć do płatnika wniosek o przekazywanie tych danych co miesiąc za miesiąc poprzedni. Jeśli płatnik nie zastosuje się do żądania ubezpieczonego i nie będzie mu przekazywał tych dokumentów, może się to wiązać dla niego z przykrymi konsekwencjami prawnymi. Warto w tym miejscu odwołać się do art. 98 ustawy systemowej. Przepis ten statuuje po stronie płatnika (względnie osoby zobowiązanej do działania w imieniu płatnika) odpowiedzialność związaną m.in. z niewykonywaniem obowiązków związanych ze zgłaszaniem i udzielaniem stosownych danych. Za ich naruszenie grozi kara grzywny nawet do 5000 zł. Niezależnie od tego, w razie trudności w uzyskaniu informacji od płatnika składek, zainteresowany może sam zweryfikować dane, korzystając z Platformy Usług Elektronicznych ZUS lub zwracając się bezpośrednio do ZUS.
Gdy jednak otrzyma informację roczną, może, a nawet powinien poddać ją starannej weryfikacji i sprawdzić, czy dane tam zawarte są zgodne ze stanem faktycznym. Gdy jest zleceniobiorcą, powinien przede wszystkim sprawdzić, czy płatnik zgłosił go do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, jeśli ubezpieczony wyraził wcześniej taką chęć. Wszyscy ubezpieczeni powinni zaś sprawdzić, czy podstawy wymiaru składek wykazane w informacji pokrywają się z przychodem, jaki rzeczywiście uzyskali u płatnika. W razie znalezienia jakichkolwiek nieścisłości ubezpieczony może zgłosić do płatnika wniosek o sprostowanie danych wykazanych w raporcie, na co ma trzy miesiące od jego otrzymania. Składając taki wniosek, ubezpieczony powinien o tym zawiadomić ZUS. Sam jednak nie może zmusić płatnika do uwzględnienia wniosku o skorygowanie danych. Warto w tym miejscu przytoczyć stanowisko Sądu Apelacyjnego w Białymstoku zawarte w wyroku z 25 czerwca 2015 r., sygn. akt III AUa 1595/14, w którym stwierdził on, że ubezpieczony posiada jednak ograniczoną możliwość kwestionowania danych zawartych w imiennych deklaracjach. Obostrzenie to nie jest aktualne wobec płatnika, który może dokonywać korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym. W sytuacji gdy płatnik składek nie uwzględni reklamacji danych z informacji, na co ma jeden miesiąc od daty jej wpływu, to na wniosek ubezpieczonego ZUS, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, wyda decyzję. Ustawodawca zabezpieczył więc interes ubezpieczonego na wypadek bezczynności płatnika, bo ostatecznym gwarantem praw ubezpieczonego jest bowiem ZUS.
Druk nie przesądzi sprawy
Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje danych zawartych w informacji w ustawowym terminie, to uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że podważy je ZUS w wyniku przeprowadzonego postępowania, wydając stosowną decyzję.
Niezakwestionowanie informacji rocznej przez ubezpieczonego nie oznacza bowiem, że także i ZUS nie będzie miał możliwości sprawdzenia poprawności tych danych, np. istnienia tytułu ubezpieczeniowego, na podstawie którego płatnik składki opłacał. Warto odnotować tu stanowisko Sądu Okręgowego w Legnicy zawarte w wyroku z 9 lutego 2016 r., sygn. akt V U 2013/14, gdzie w odniesieniu do znaczenia mocy dowodowej informacji rocznej podkreślono m.in., że druki (np. ZUS P DRA) mogą jedynie stanowić dowód dokonania zgłoszeń do organu rentowego o treści z nich wynikających, ale w żaden sposób nie potwierdzają, iż zgłoszenie to wynika z rzeczywistego świadczenia pracy. Nie zawsze więc dane zawarte w raporcie rocznym będą odzwierciedlać faktyczne świadczenie pracy przez ubezpieczonego i przesądzać o świadczeniu pracy, mimo że nie zostały zakwestionowane przez ubezpieczonego. Zasada ta dotyczy także innych okoliczności (np. wysokości odprowadzonych składek), które wynikają z informacji rocznej. Ostatecznie o wszystkim i tak rozstrzyga ZUS, a ściślej rzecz ujmując – sąd, rozpatrując odwołania od ewentualnej decyzji organu rentowego.
Niezakwestionowane dane wynikające z rocznej informacji są wiążące tylko w stosunkach między ubezpieczonym a płatnikiem, a nie w relacjach z ZUS.
Podstawa prawna
Art. 41 ust. 1–6, ust. 8 i 8a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.).