Pracodawca, który 1 stycznia 2017 r. zatrudniał mniej niż 50 pracowników, może zlikwidować ZFŚS . Nawet jeśli nie zdążył tego zrobić do końca stycznia.
Pracodawcy mający mniej niż 50 pracowników co do zasady nie muszą obecnie już tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Zmiana ta mogła zachęcić do likwidacji ZFŚS takie firmy, które dotychczas były zobowiązane do jego tworzenia (do końca grudnia 2016 r. zasadniczo zwolnieni od tego byli tylko ci przedsiębiorcy, którzy posiadali poniżej 20 zatrudnionych). [ramki 1 i 2]
Przepisy nakazują jednak poinformować pracowników o nietworzeniu funduszu do końca stycznia danego roku kalendarzowego. Ci, którzy się z tym spóźnili, a nadal chcieliby się z niego wycofać, nie są jednak na zupełnie straconej pozycji. Nadal mogą to zrobić, ale muszą się liczyć z ewentualną sankcją ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
Tymczasem, zdaniem niektórych ekspertów, przedsiębiorcy wcale nie muszą podejmować oficjalnej decyzji o rezygnacji z funduszu socjalnego. Wystarczy że po prostu nie utworzą go w nowym roku, i o tym jedynie mają obowiązek powiadomić pracowników.
Wystarczy informacja
Generalną zasadą jest to, że każdy pracodawca – z wyjątkiem tych ze sfery budżetowej – może zamknąć działalność ZFŚS. Przy czym możliwość jego zlikwidowania istniała zarówno na gruncie starych przepisów, jak i zmienionych 1 stycznia 2017 r.
Sposób likwidowania ZFŚS zależał i nadal zależy od liczby pracowników. Inaczej przeprowadza się to u pracodawców, którzy muszą tworzyć fundusz, bo zatrudniają minimum 50 pracowników. [ramka 3] Inaczej zaś, gdy ich załoga liczy mniej osób pozostających w stosunkach pracy.
W przypadku takich firm procedura jest niezwykle prosta. Wystarczy, że pracodawca poinformuje zatrudnionych, że nie zamierza tworzyć ZFŚS, ani wypłacać świadczenia urlopowego. Informację przekazuje w sposób u niego przyjęty, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie do wszystkich pracowników drogą e-mailową, wstawienie ogłoszenia w intranecie, przekazanie tekstu na piśmie wszystkim pracownikom.
Powstaje jednak pytanie, czy tak samo ma postąpić pracodawca, którego do końca grudnia 2016 r. obejmował obowiązek tworzenia funduszu, tj. taki, u którego personel w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia 2017 r. liczył co najmniej 20, ale mniej niż 50 osób, a zakładowa organizacja związkowa nie zawnioskowała o utrzymanie funduszu do końca 2016 r.
Z literalnego brzmienia art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS wynika, że tak. Nieco dalej z interpretacją idzie Grzegorz Orłowski, radca prawny w kancelarii Orłowski-Patulski-Walczak Sp. z o.o. Uważa, że pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia 2017 r. poniżej 50 pracowników nie musi decydować o nietworzeniu funduszu, skoro ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) nie obliguje do jego posiadania.
– Przeciwnie, gdy pracodawca chce go tworzyć, podejmuje w tym przedmiocie decyzję pozytywną – wskazuje mecenas. I dodaje: – Przepisy nie przewidują skutku w postaci obowiązku tworzenia funduszu na wypadek gdyby pracodawca nie poinformował pracowników o podjęciu decyzji o nieutworzeniu funduszu.
Nie tylko w styczniu
Informacja o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinna trafić do pracowników w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Tak stanowi art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS. Oznacza to, że – jak już wcześniej wspomniano – pracodawcy, którzy chcieli zamknąć działalność funduszu socjalnego w tym roku, powinni byli to zrobić do końca stycznia 2017 r. W tym również ci, którzy zamierzali skorzystać z uprawnienia do nietworzenia obowiązkowo ZFŚS wskutek podwyższenia progu liczebności pracowników do co najmniej 50 (na mocy art. 4 ust. 1 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców).
Pojawia się zatem pytanie, czy pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników mogą podjąć decyzję w trakcie roku?
– Pracodawca, o którym mowa w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS, może zrezygnować z tworzenia funduszu także po 31 stycznia danego roku – uważa mecenas Łukasz Chruściel z kancelarii Raczkowski Paruch Ius Laboris Poland. Jego zdaniem naruszenie tego terminu może co najwyżej powodować odpowiedzialność wykroczeniową, nie wyłącza natomiast prawa późniejszej rezygnacji. Gdyby wyłączało, wówczas tacy pracodawcy byliby w sytuacji gorszej niż ci posiadający regulamin wynagradzania [co do zasady obowiązek jego posiadania mają obecnie firmy zatrudniające 50 lub więcej pracowników – red.], którym ustawa o ZFŚS nie narzuca terminu rezygnacji.
Co najwyżej grzywna
Odpowiedzialność wykroczeniowa, którą wspomina mecenas Chruściel, to odpowiedzialność określona w art. 12a ustawy o ZFŚS. Jest ona przewidziana za niewykonywanie przepisów tego aktu prawnego oraz podejmowanie działań niezgodnych z jego regulacjami. Za takie wykroczenie grozi grzywna w wysokości od 20 zł do 5 tys. zł (art. 24 par. 1 kodeksu wykroczeń).
Tyle będzie musiał ewentualnie zapłacić pracodawca, który nie wykona obowiązku informacyjnego w ogóle lub po terminie wskazanym w art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS. Potwierdza to Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie, którego zdaniem tego typu działanie jest wykroczeniem sankcjonowanym w art. 12a ust. 1 ustawy o ZFŚS (wyrok z 1 marca 2007 r., sygn. akt I OSK 814/06). W żadnym jednak razie nie uruchamia konieczności wypłaty świadczenia urlopowego czy tworzenia funduszu.
Jeśli po likwidacji ZFŚS zostaną środki na koncie, muszą być wykorzystane na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o ZFŚS, czyli na wsparcie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, a także na udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej oraz zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
WAŻNE
Naczelny Sąd Administracyjny potwierdza, że brak informacji o nietworzeniu ZFŚS lub przekazanie jej po terminie stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 20 zł do 5 tys. zł
RAMKA 1
Zakres zmian
1 stycznia 2017 r. wszedł w życie art. 4 ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców, będącej częścią Pakietu Morawieckiego. Przyniósł on podwyższenie liczby pracowników, od której zależy obowiązek tworzenia ZFŚS – z co najmniej 20 do 50. Przepis ten nadał nową treść art. 3 ust. 1–3b oraz art. 6a ust. 1a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zmodyfikował też art. 4 ustawy ZFŚS dotyczący możliwości nietworzenia funduszu, ale w bardzo niewielkim zakresie w stosunku do poprzednich regulacji, wpisując jedynie obecną, zamiast poprzedniej, grupę adresatów tego aktu prawnego.
RAMKA 2
Co się zmieniło
Obowiązkowo fundusz socjalny muszą utworzyć pracodawcy:
1) zatrudniający co najmniej 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego (w przeliczeniu na pełne etaty),
2) zatrudniający co najmniej 20 i poniżej 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego (w przeliczeniu na pełne etaty), jeśli z wnioskiem w tej sprawie wystąpi zakładowa organizacja związkowa,
3) prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników,
4) wymienieni w poprzednich punktach, którzy rozpoczęli działalność w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników.
Fakultatywnie ZFŚS uruchamiają pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego (w przeliczeniu na pełne etaty). Jeśli się na niego nie zdecydują, mogą wypłacać świadczenia urlopowe.
RAMKA 3
Jak zlikwidować ZFŚS, gdy zatrudnia się powyżej 50 pracowników
Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy, to w nim musi umieścić postanowienia o nietworzeniu (uchylaniu) ZFŚS. Gdy nie jest objęty takim układem, lecz obowiązuje u niego regulamin wynagradzania – tu wprowadza odpowiednie rozwiązania. Oto procedura postępowania w obu przypadkach:
KROK 1. Uzgodnienie z organizacją związkową
Bez względu na to, czy u pracodawcy działa jeden czy kilka związków zawodowych, zatrudniający z nimi musi uzgodnić zamknięcie działalności ZFŚS. Wymaga to zmiany regulaminu wynagradzania i układu zbiorowego pracy (por. art. 772 par. 4 k.p. oraz art. 2419 par. 1 k.p.). Przy czym w przypadku układów zbiorowych wynik ustaleń musi mieć formę protokołu dodatkowego. Według Sądu Najwyższego pominięcie uzgodnień ze związkami spowoduje nieważność zmiany regulaminu wynagradzania (por. wyrok z 21 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 320/00).
Negocjacje rozpoczynają się od określenia terminu, do którego będą prowadzone. Może on być wyznaczony dowolnie, gdy pracodawca rozmawia tylko z jedną organizacją związkową, ponieważ przepisy go nie określają. Jeśli związków jest kilka, ich wspólne stanowisko pracodawca powinien poznać w ciągu 30 dni (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych).
KROK 2. Samodzielna decyzja pracodawcy
30-dniowy termin ma dla pracodawcy ogromne znaczenie. Jeśli bowiem organizacje związkowe nie wypowiedzą się w tym czasie, ma on prawo podjąć samodzielnie decyzję wycofania ZFŚS. Ale tylko wtedy, gdy odpowiednie zapisy będą umieszczane w regulaminie wynagradzania. Niestety, nie ma natomiast takiej możliwości, jeśli zmiana dotyczy układu zbiorowego pracy. Tu musi uzyskać porozumienie ze związkami.
KROK 3. Termin wejścia w życie
Data, od której przestanie funkcjonować ZFŚS w firmie, zależy od tego, czy decyzja o jego likwidacji (nietworzeniu) jest zawierana w regulaminie wynagradzania czy układzie zbiorowym pracy. W tym pierwszym przypadku zacznie obowiązywać po upływie 2 tygodni od przekazania jej do wiadomości pracowników (art. 772 par. 6 k.p.). Poinformowanie powinno nastąpić w sposób przyjęty u pracodawcy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie do wszystkich pracowników drogą e-mailową, wstawienie ogłoszenia w intranecie, przekazanie tekstu na piśmie wszystkim pracownikom).
W razie umieszczania postanowień o likwidacji (nietworzeniu) ZFŚS w układzie zbiorowym pracy protokół dodatkowy w tej sprawie musi zostać wpisany do rejestru układów. Zmiana wejdzie w życie w terminie ustalonym w protokole, ale nie wcześniej niż z dniem zarejestrowania (por. art. 24112 par. 1 k.p. oraz wyrok SN z 29 listopada 2000 r., sygn. akt I PKN 111/00). Obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie pracowników o zmianie.
Podstawa prawna
Art. 3 ust. 1-3b, art. 6a ust. 1a i art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).
Art. 4 ustawy z 16 grudnia 2016 r. o zmianie niektórych ustaw w celu poprawy otoczenia prawnego przedsiębiorców (Dz.U. poz. 2255).
Art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881).
