Zaczynamy – jako spółka – wysyłać pracowników do Niemiec. Wiemy, że musimy im zagwarantować tamtejszą płacę minimalną. Zastanawiamy się jednak, jak kontrole tamtejszych służb wyglądają w praktyce. Czego się spodziewać i na co zwrócić uwagę?
W Niemczech instytucją odpowiedzialną za kontrolę spełniania przez zagranicznych pracodawców obowiązujących w tym kraju regulacji prawnych dotyczących zatrudniania pracowników jest Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung (FKS). FKS w szczególności kontroluje pracodawców (w tym polskie firmy) pod kątem spełniania wymogów dotyczących płacy minimalnej. Począwszy od 1997 r., FKS kontroluje przedsiębiorców na podstawie ustawy o delegowaniu pracowników (AEntG) w branżach objętych zakresem obowiązywania tej ustawy (jak np. budowlana, opiekuńcza, mięsna, rolna, tekstylna), a od 2012 r. – również na podstawie ustawy o pracownikach tymczasowych (AÜG) oraz od 2015 r. – ustawy o płacy minimalnej (MiLoG).
Przypomnijmy: ta ostatnia 1 stycznia ubiegłego roku wprowadziła w Niemczech płacę minimalną w wysokości 8,50 euro brutto za godzinę pracy dla wszystkich pracowników, z wyjątkiem tych objętych szczególnymi (wspomnianymi powyżej) regulacjami branżowymi. Począwszy od 1 stycznia 2017 r., płaca minimalna w Niemczech będzie wynosić 8,84 euro za godzinę.
MiLoG
Niemiecka ustawa o płacy minimalnej była postrzegana jako element zaostrzający warunki delegowania do tego kraju. Dziś już wiemy, że pierwotne zapowiedzi niemieckiego rządu co do zwiększonych i zintensyfikowanych kontroli pracodawców delegujących pracowników do Niemiec nie sprawdziły się. Już w przyszłym roku sytuacja może jednak ulec zmianie i kontroli może być więcej. Na lata 2017–2022 zaplanowano bowiem wydatki na dodatkowe 1600 miejsc pracy dla kontrolerów FKS. [ramka 1]
MiLoG, oprócz minimalnej stawki godzinowej, wprowadziła w Niemczech także szereg dodatkowych obowiązków dla zagranicznych pracodawców działających w tym kraju (par. 16 i 17 ustawy). Specyficzne obowiązki zgłoszeniowe i dokumentacyjne nałożono na branże określone w par. 2a ustawy o przeciwdziałaniu pracy na czarno (Schwarz ArbG).
Dotyczą one przedsiębiorców świadczących usługi m.in. w zakresie:
- budownictwa,
- transportu, w tym również osób,
- spedycji,
- gospodarki leśnej,
- urządzania wystaw,
- sprzątania budynków,
- przetwórstwa mięsnego.
Obowiązki zgłoszeniowe dla pracodawców działających w tych branżach polegają na konieczności zgłaszania pracowników świadczących pracę na terytorium Niemiec za pomocą specjalnych formularzy. Od 1 stycznia 2017 r. zgłoszenia te mają być wykonywane drogą elektroniczną za pomocą specjalnej platformy internetowej: www.meldeportal-mindestlohn.de.
Obowiązki dokumentacyjne związane są zaś z nakazem ewidencjonowania i dokumentowania czasu pracy pracowników wykonujących pracę na terytorium Niemiec, a także przechowywania dokumentacji pracowniczej w wymaganej formie i przez okres wykonywania zlecenia, ale nie dłużej niż przez 2 lata. Delegując pracowników do Niemiec, należy pamiętać, że – niezależnie od MiLoG – na mocy AEntG polscy pracodawcy działający w określonych branżach (np. budowlanej) zobowiązani są stosować powszechnie obowiązujące w Niemczech układy zbiorowe pracy.
Kwestie problemowe
Ciekawe i przydatne informacje dla firm delegujących pracowników do pracy w Niemczech wypływają ze sprawozdania rządu tego kraju przedstawionego w lutym br. na forum tamtejszego parlamentu (Deutscher Bundestag, Drucksache 18/7525). Raport ten pokazuje problemy niemieckiej inspekcji kontrolującej pracodawcę, ale tym samym zwraca uwagę na słabe punkty i możliwe wątpliwości przy kontroli ze strony tamtejszych służb. Wynika z niego, że w pierwszym roku obowiązywania MiLoG najwięcej trudności sprawiło urzędnikom określenie zakresu zastosowania tej ustawy zwłaszcza z uwagi na trudności w rozróżnieniu stosunku pracy od stosunków prawnych do niego zbliżonych, które nie są już objęte regulacją ustawy o płacy minimalnej. Taki problem mógł przykładowo dotyczyć kontrolowania polskiego przedsiębiorcy, u którego zatrudnieni byli zleceniobiorcy.
Podobnie problematyczne okazało się określenie, w których przypadkach faktycznie istniały wspomniane już obowiązki zgłoszeniowe i dokumentacyjne, co było związane z trudnościami w zaklasyfikowaniu danej działalności do jednej z branż wymienionych w par. 2a Schwarz ArbG.
Trudne dla niemieckich kontrolerów zagadnienie stanowiła także kwestia zaliczania określonych składników wynagrodzenia na poczet płacy minimalnej. Może być to problematyczne w sytuacji, gdy polska firma wypłaca pracownikom diety, zapewniając im jednocześnie nocleg i pełne wyżywienie na miejscu.
W tym zakresie niemieckie urzędy kontroli dysponują wewnętrznymi wytycznymi uzgodnionymi pomiędzy Federalnym Ministerstwem Pracy (BMAS) oraz Ministerstwem Finansów. Urzędy kontroli zza Odry sprawdzają pracodawców m.in. pod kątem działań mających na celu obejście regulacji dotyczących płacy minimalnej. Ze wspomnianej powyżej informacji rządu niemieckiego wynika, że najczęstszymi błędami pracodawców wpływającymi na prawidłową realizację obowiązku świadczenia na rzecz pracowników płacy minimalnej są:
- nieprawidłowości w wykazywaniu czasu pracy,
- nieprawidłowe prowadzenie kont czasu pracy,
- wykazywanie czasu pracy jako przerw,
- nieuzasadnione zaliczanie kosztów noclegu i transportu na poczet płacy minimalnej,
- stosowanie wynagrodzenia ryczałtowego nieuwzględniającego płacy minimalnej i czasu pracy pracownika.
Poważnym problem są także pracownicy fałszywie deklarowani przez pracodawców jako osoby samozatrudnione (tzw. Scheinselbtsständigkeit). [ramka 2]
Nowa inicjatywa
Jak już wspomniano, nie należy oczekiwać, że zmniejszenie liczby kontroli będzie trwałe ani że będą one łagodniejsze. Tym bardziej że 18 czerwca br. minął termin wdrożenia nowych unijnych przepisów dotyczących delegowania, które przewidują m.in.:
- wprowadzenie mechanizmów umożliwiających transgraniczne egzekwowanie administracyjnych kar pieniężnych i grzywien administracyjnych za nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących delegowania pracowników,
- wzmocnienie i polepszenie współpracy administracyjnej pomiędzy właściwymi organami państw członkowskich. [ramka 3]
Jednocześnie w kwestii zasad i sposobów kontroli pracodawców prowadzonych bezpośrednio na terytorium Niemiec nie należy się spodziewać rewolucji. W związku z koniecznością implementacji dyrektywy wdrożeniowej nie wprowadzono bowiem zmian. Wynika to stąd, że regulacje dyrektywy dotyczące kontroli zasadniczo pokrywają się z tymi, które obowiązywały w Niemczech przed 18 czerwca 2016 r., wobec czego zmiana prawa nie była konieczna. Względem firm delegujących nadal będą więc obowiązywać dotychczasowe zasady, określone przede wszystkim w Schwarz ArbG.
Mniejsza intensywność, ale nie na długo
Jak wynika ze sprawozdania niemieckiego rządu dla tamtejszego parlamentu (Deutscher Bundestag, Drucksache 18/7525), w 2015 r. niemieckie urzędy finansowe skontrolowały o około 30 proc. mniej pracodawców pod kątem przeciwdziałania pracy na czarno niż w roku poprzednim. W ubiegłym roku kontrole objęły prawie 44 tys. zakładów, podczas gdy rok wcześniej – 63 tys. Niemal połowa, bo aż 17 tys. zakładów skontrolowanych w 2015 r., należała do branży budowlanej (przy czym rok wcześniej skontrolowano ich dwa razy więcej). Dla porównania w branży transportowej w 2015 r. przeprowadzono 3400 kontroli.
Natomiast obecnie nie są prowadzone statystki wskazujące, ile spośród kontrolowanych przedsiębiorców zostało sprawdzonych pod kątem spełniania wymogów z ustawy o płacy minimalnej lub też szczególnych regulacji branżowych.
RAMKA 2
Pozorna samodzielność pod lupą
Aby przygotować się do ewentualnej kontroli w Niemczech, polscy pracodawcy delegujący swoich pracowników do pracy w tym kraju powinni w szczególności zwrócić uwagę, że w Niemczech bardzo rygorystycznie sprawdzane jest to, czy w przypadku pracowników delegowanych nie występuje „pozorna samodzielność” zatrudnionych. Otóż, w niemieckim systemie ubezpieczeniowym jest tak, że obcokrajowiec wykonujący działalność zarobkową w tym kraju może być albo pracownikiem, albo osobą działającą na własny rachunek. W tym drugim przypadku nie mają do niego zastosowania niemieckie regulacje o płacy minimalnej. Jeśli u kontrolowanego pracodawcy zatrudniona jest osoba zadeklarowana jako samozatrudniona, przedsiębiorca może liczyć się z bardziej szczegółową kontrolą ze strony FKS. W takich przypadkach, dokonując oceny, czy taka osoba faktycznie działa samodzielnie, czy też jej samodzielność jest pozorna, FKS sprawdza m.in., czy działalność tej osoby odzwierciedla typowe cechy działania przedsiębiorcy, np.:
● czy osoba ta ponosi ryzyko gospodarcze w związku z realizacją kontraktu,
● czy zapewnia własne urządzenia i maszyny do realizacji projektu,
● czy dysponuje ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnoprawnej.
W Niemczech regularnie pojawiają się doniesienia prasowe o przypadkach kontroli celnej, w ramach której FKS kwestionuje tzw. pozorne zatrudnienie.
RAMKA 3
Nowe prawo unijne
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zwana również wdrożeniową, nałożyła na państwa członkowskie Unii Europejskiej obowiązek wprowadzenia do 18 czerwca 2016 r. odpowiednich rozwiązań w celu realizacji określonych w niej celów.
Przede wszystkim doprecyzowała obowiązujące już regulacje poprzez wprowadzenie definicji:
● pracownika delegowanego,
● pracodawcy delegującego,
● kryteriów ułatwiających ocenę, czy w danym przypadku można w ogóle mówić o delegowaniu.
Dyrektywa wdrożeniowa nie wprowadza zatem nowych mechanizmów delegowania pracowników, lecz definiuje pewne elementy faktyczne i kryteria do oceny, czy dana osoba może zostać uznana za pracownika delegowanego w rozumieniu prawa państwa oddelegowania. W konsekwencji w połączeniu z nowymi wymogami administracyjnymi dla pracodawców powinno to skutecznie zapobiegać nadużyciom i obchodzeniu przepisów w delegowaniu.
Wspomniane wymogi administracyjne według dyrektywy 2014/67/UE, to m.in. wymagania:
1) złożenia oświadczenia – w języku urzędowym państwa przyjmującego (lub innym akceptowanym), najpóźniej w momencie rozpoczęcia świadczenia usług – zawierającego informacje niezbędne do przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy, w tym:
● dane identyfikacyjne usługodawcy,
● przewidywaną liczbę pracowników delegowanych i ich dane,
● wskazanie osoby do kontaktów z organami państwa przyjmującego oraz przedstawiciela do kontaktów z partnerami społecznymi,
● przewidywany czas trwania delegowania, w tym daty jego rozpoczęcia i zakończenia,
● adres lub adresy miejsca pracy, oraz
● charakter usług uzasadniający delegowanie,
2) przechowywania i udostępniania w okresie delegowania – w dostępnym i jasno określonym miejscu na terytorium państwa przyjmującego – papierowych lub elektronicznych kopii:
● umowy o pracę lub dokumentów równoważnych,
● kart płac,
● rozliczeń czasu pracy (wskazujących rozpoczęcie, zakończenie i długość dnia pracy) oraz
● dowodów wypłaty wynagrodzeń lub kopii dokumentów im równoważnych,
3) dostarczenia dokumentów, o których mowa w punkcie 2 w rozsądnym terminie już po zakończeniu okresu delegowania, na wniosek organów państwa przyjmującego;
4) przedłożenia tłumaczenia dokumentów, o których mowa w punkcie 2, na język urzędowy państwa przyjmującego (lub inny w nim akceptowany).
Warto zwrócić uwagę, że niektóre rozwiązania dyrektywy wdrożeniowej były stosowane przez państwa Unii Europejskiej już od wielu lat i nie są żadną nowością dla pracodawców delegujących. Przykładowo, motyw 23 dyrektywy zakłada, że warunkiem prawidłowego stosowania przepisów materialnych dotyczących warunków zatrudnienia, które muszą być spełnione w odniesieniu do pracowników delegowanych, jest stosowanie przez państwa UE wyłącznie określonych wymogów administracyjnych i środków kontrolnych. Tymczasem w niemieckim prawie od lat istniały obowiązki zgłoszeniowe i dokumentacyjne dla zagranicznych pracodawców z Unii zatrudniających pracowników w niektórych branżach (np. budowlanej).
