Od 1 czerwca 2018 r. ma zostać skrócony z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie pracodawca będzie sam decydować, w jakiej formie chce prowadzić swoje archiwum – poza formą papierową dozwolona będzie elektroniczna. Tak wynika z projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Niestety, na razie wszystko wskazuje na to, że pracodawcy będą woleli zostać przy papierze. Powód? Projekt – co zresztą podkreśla w swojej opinii główny inspektor pracy Roman Giedrojć – nie zawiera unormowań, które pozwoliłyby na ocenę, czy e-dokumenty będą chronione przed bezpowrotnym zniszczeniem oraz osobami niepowołanymi. Niepokoi go też, że projektowane przepisy nie określają liczby kopii zapasowych e-dokumentacji oraz tego, w jaki sposób mają być ewidencjonowane. Przedsiębiorcy i eksperci w pełni podzielają niepokój GIP.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Trudna ochrona

Eksperci od bezpieczeństwa nie mają wątpliwości, że zabezpieczenie pracowniczej dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej nie jest prostym zadaniem. A to dlatego, że dane zapisane elektronicznie mogą ulec uszkodzeniu, nawet gdy są przechowywane w kilku kopiach.

– Jednak największym wyzwaniem dla informatyki jest uzyskanie pewności, że dane, które zarchiwizowaliśmy, są faktycznie aktualne – tłumaczy dr inż. Sergiusz Pawłowicz, niezależny ekspert rynku informatycznego. – W ostatnich latach coraz większej dynamiki nabierają prace nad stworzeniem wiarygodnej kopii bezpieczeństwa. Jednym z systemów stosowanych na dużą skalę jest Blockchain, który wykorzystuje kryptografię. Jest on stosowany do obsługi waluty internetowej bitcoin. W dużym uproszczeniu polega on na tym, że kolejne transakcje walutowe są zapisywane nad poprzednimi. To tak, jakby kolejne zapisane kartki były układane na sobie. Tworząc stos, istnieje pewność, że nikt nie jest w stanie wyciągnąć kartki ze środka – dodaje. Problem jednak polega na tym, że ten system nie nadaje się do archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Ma bowiem ograniczoną ilość miejsca w łańcuchu, która ledwo wystarcza na zapis transferów pieniędzy.

Eksperci rozważają przechowywanie dokumentów w chmurach obliczeniowych. Niektóre firmy już teraz oferują miejsca na dyskach, które umożliwiają magazynowanie danych lub tworzenie kopii zapasowych. Takie jednak rozwiązanie nie podoba się przedsiębiorcom.

– Przechowywanie dokumentacji pracowniczej musi się opierać na zaufaniu do dostawcy takiej usługi. A przecież wciąż są ujawniane przypadki wycieku takich danych. Dlatego rząd musi koniecznie określić standardy bezpieczeństwa e-dokumentacji – zauważa Łukasz Kozłowski, ekspert Pracodawców RP.

Cena za kopię

Zaniepokojeni są także archiwiści. – Ustawodawca nie dołączył do projektu ustawy rozporządzeń wykonawczych, które w sposób jednoznaczny wyjaśnią wszystkie wątpliwości pracodawców oraz firm komercyjnie zajmujących się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Konieczne jest określenie standardu ochrony nośników informatycznych oraz sposobu ich przechowywania – mówi Paweł Topolewski z zarządu głównego Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. – Zabezpieczenie e-dekumentacji nie jest prostą sprawą. Z moich informacji wynika, że w Polsce działa tylko jedna firma komercyjna korzystająca w swojej działalności z czwartego, najwyższego stopnia ochrony danych. A to dlatego, że takie rozwiązanie jest na tyle drogie, że stać na nie wyłącznie instytucje finansowe – dodaje Paweł Topolewski.

Wątpliwości dotyczące braku określenia liczby kopii bezpieczeństwa oraz ich ochrony przed dostępem osób niepowołanych mają także organizacje skupiające małe i średnie firmy.

– Żeby kopie były faktycznie bezpieczne, powinny być przechowywane w innym miejscu niż podstawowa baza danych. To jednak wiąże się z kosztami. Jeśli firmy będą mieć obowiązek przekazywania nośników z kopiami do wyspecjalizowanych firm, to pojawią się koszty. I zamiast e-dokumentacji w małych firmach nadal będzie królować papier – zauważa Bogusława Nowak-Turowiecka, ekspert ubezpieczeniowy w Związku Rzemiosła Polskiego.

Jednocześnie przedsiębiorcy zwracają uwagę, że o ile papier może przetrwać 10 lat bez żadnego uszczerbku, o tyle w przypadku nośników elektronicznych może być z tym problem. – Postęp techniczny powoduje, że jeszcze jakiś czas temu w użyciu były dyskietki, które zostały wyparte przez płyty CD. Za kilka lat komputery mogą nie mieć czytników umożliwiających ich odtworzenie. I właśnie z tego powodu mogą się pojawić problemy, bo przedsiębiorcy będą zmuszeni do przegrywania dokumentów pracowniczych z jednego nośnika na drugi – dodaje Bogusława Nowak-Turowiecka.

– Propozycja, żeby firma miała możliwość wyboru między prowadzeniem dokumentacji papierowej i elektronicznej, jest kusząca i z zasady słuszna. Tylko bez przedstawienia wszystkich zagrożeń z tym związanych nikt z nas nie podejmie decyzji o rezygnacji z papieru. Na końcu to przedsiębiorca, a nie rząd, będzie karany, jeśli zniknie dokumentacja pracownicza – podsumowuje Dorota Wolicka, wiceprezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

Etap legislacyjny

Projekt ustawy po konsultacjach międzyresortowych